Компенсация расходов работнику в рамках налоговой оптимизации бизнеса

Налоговая оптимизация, по своей сути, не является чем-то противозаконным и неправильным, так как ее главной целью является перестройка бизнес процессов таким образом, чтобы собственник предприятия мог наиболее эффективно сочетать специфику своей деятельности с возложенной на него обязанностью по уплате налогов и взносов. Необдуманные действия руководителей компаний нередко выражаются в принятии решений, которым при должном квалифицированном подходе следовало бы придать несколько иную форму.

Так, например, руководитель может создать в своей организации отдел бухгалтерии, когда ему было бы безопаснее и выгоднее выбрать путь аутсорсинга. Либо когда собственник организации решает платить приличные деньги и несет трудовую, налоговую, а также иную ответственность за нанятого в штат генерального директора, в то время, как мог бы заключить договор с индивидуальным предпринимателем на оказание услуг управления. Без квалифицированного эксперта в сфере налоговой оптимизации руководитель компании выбирает нести бремя управления коллективом штатных работников, когда мог бы привлечь их в форме производственного кооператива, сэкономив на этом более 50% своих расходов.

Одним из многочисленных решений в вопросе налоговой оптимизации бизнеса также является способ компенсации сотруднику расходов, связанных с его трудовой деятельностью. Перечень вариантов такой компенсации достаточно объёмен, но в каждом конкретном случае должен строиться исходя из специфики профессионального функционала сотрудника и его потребностей. В любом случае, такие условия необходимо в обязательном порядке заблаговременно прописывать в трудовом договоре иных правоустанавливающих документах, а также отражать данные действия в первичной бухгалтерии.

Метод компенсации, прежде всего направлен на обеспечение комфортной жизни персонала, позволяет снизить налоговую нагрузку, увеличивает мотивацию сотрудника и, в тоже время, снимает некоторые риски с руководителя предприятия. Внедрение данной стратегии дает возможность избавиться от потребности серых компаний вести исключительно обнальное существование, нивелирует риск нести ответственность в случае выявления таких схем уполномоченными органами. Руководитель организации, при этом, снижает фактическую сумму выплат заработной платы в размере суммы компенсации, что также снижает его издержки в случае больничных и иных обстоятельств.

Например, ваш сотрудник прописан в одном городе (районе, регионе), а снимает жилье ближе к работе. В таком случае, при правильном оформлении всех необходимых документов, Вы имеете полное право установить заработную плату за вычетом стоимости аренды, а арендную плату перечислять согласно графику напрямую арендодателю. Таким образом, сумма арендной стоимости не будет облагаться налогами, так как на плечи арендодателя (налогового агента) ляжет обязательство об уплате НДФЛ с суммы поступления. Работодателю в этом случае переплачивать не придется. Также будут сэкономлены деньги компании относительно того, если бы был выбран путь обналичивания денежных средств, так как стоимость такого вывода обычно составляет примерно 12% от общей суммы.

Аналогичную схему действий также можно использовать, покрывая стоимость обучения своих молодых сотрудников в учебных заведениях (СПО, ВУЗ); содержания и эксплуатации личного автомобиля не котором сотрудник выполняет свои трудовые обязанности (ТО, страховка, ремонтные работы, бензин и т.д.), оплата коммунальных услуг работника в месте проживания, оплата питания и продуктов ( что на сегодняшний день также составляет немалую сумму от общего заработка).

Подчеркну, что указанные компенсационные выплаты могут производиться в пользу своих работников в случае, если это предусмотрено в трудовом договоре и локальных нормативных актах.

Согласно ст. 165 ТК РФ основанием для предоставления работодателем компенсаций в т. ч. является переезд на работу в другую местность. При этом указано, что соответствующие выплаты производятся за счёт средств работодателя. Обязанность работодателя возместить работнику указанные расходы предусмотрена в статье 169 ТК РФ, в которой также отражено, что конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Так же компенсации могут выражаться в виде арендных платежей, оплаты жилищно-коммунальных услуг.

29 июля 2015 года Правительство внесло изменения в своё Постановление от 13 октября 2008 года № 749. Цитирую Положение этого Постановления пункт 24: «Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения».

Пункт 26 «…К авансовому отчёту прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: требуются подтверждающие документы, но только по командировкам. НЕ по найму, Не по вахте…

По суточным никаких подтверждающих документов не требуется. Вот, к примеру, Минфин в «сотый» раз признаёт наличие такого понятия как «суточные» и даже пишет следующее: «То есть в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса только суточные не требуют документального подтверждения их использования» - письмо Минфина от 07.10.13 № 03-03-06/1/41508.

НДФЛ: по пункту 3 статьи 217 НК от НДФЛ. В данном случае будет освобождаться от НДФЛ вся сумма только при предоставлении отчётных документов.

Неопределённость существует в отношении того, как учитывать данные расходы в целях налогообложения прибыли. По аналогии с командировочными расходами Минфин России рекомендует учитывать такие затраты в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией (подпункт 49 п.1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 14 июня 11 № 03-03-06/1/341).

К расходам, возникающим при служебных поездках, в соответствии со статьёй 168.1 Трудового кодекса можно отнести: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), иные расходы, произведённые работниками с разрешения или ведома работодателя.

Исходя из “статьи 164” ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Второй вид компенсационных выплат определён “статьёй 129” ТК РФ. На основании этой статьи заработная плата работников состоит из двух основных частей: непосредственно вознаграждения за труд и выплат компенсационного и стимулирующего характера. При этом компенсации в смысле “статьи 129” ТК РФ являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей.

Проще говоря, практически все статьи расходов сотрудников возможно, при определенных условиях и должном документальном обосновании вынести в категорию компенсаций. Сотрудники организаций, особенно г. Москвы и Московской области, как правило проживают в иных, соседних городах, что позволяет легально оплачивать им широкий перечень расходов. Забегая вперед, скажу, что и ипотеку возможно компенсировать своему работнику, но только в соответствии с графиком ежемесячных платежей.

Пример: Ваш сотрудник официально получает 75 000 р. в месяц, но прописан в г. Владимире. Офис расположен в г. Балашиха, в котором сотруднику приходится снимать квартиру по цене 30 000 р. А так же у вас есть еще ряд сотрудников с похожей ситуацией.

Составляете обосновывающие приказы и документы (наши документы уже проверены положительной практикой), подписываете с работником дополнительное соглашение в рамках трудового договора, после чего смело выносите сумму компенсации работнику из общей суммы заработной платы.

Итого: 75 000 р. – 30 000 р. (аренда квартиры) – 10 000 р. (компенсация комплексных обедов) – 10 000 р. (ежемесячная компенсация топлива на личное авто за разъездной характер работы) = 25 000 р. (официальная выплата сотруднику за исполнение трудовых обязанностей).

К указанной сумме также возможно добавить равномерно распределенные на протяжении года компенсации за систематический ремонт авто, техосмотр, амортизацию личного автомобиля в рабочих целях и т.д.

То есть, все то, на что сотрудник в любом случае понес бы расходы, которые мы просто определяем как дополнительную компенсацию, снижает нам тем самым изначальную окладную часть работника.