Как посмотреть на договоры компании так, чтобы увидеть, где мы «на ровном месте» теряем деньги?

По тому, как ведется работа с договорами, можно сразу понять, где в компании есть проблемы. А значит, можно просчитать, чем они грозят и сколько стоит их устранение. За 10+ лет своей практики я выстроила пошаговый план проверки договорной работы компании, который работает безошибочно. Им можно пользоваться, когда есть задача “проверить работу организации и выявить/устранить риски”. Если Вы собственник/CEO, то не пролистывайте статью - этот инструмент Вам тоже будет полезен и понятен (дальше, покажу как).

Сразу оговорюсь, я не хочу поставить договоры на некую вершину Пирамиды Маслоу или сказать, что идеально разработанный договор решит все Ваши проблемы. Нет, это не так.

Но договор - это тот инструмент, грамотное использование и работа с которым убережет Вас от многих проблем или хотя бы к ним подготовит.

“Каркас” Вашего бизнеса вместе с “проводкой”, по которой идут Ваши деньги, готов!

1. Отрисовываем все процессы в компании (или интересующую часть)

По старинке на бумаге (если у вас таких процессов буквально несколько или просто так привычнее) или с помощью mind maps (если Вы большая компания или просто любите, чтобы все было в электронном формате). Это можно поручить своему ассистенту/руководителям отделов, т.е. тем людям, кто отвечают за эти процессы. Главное, потом это все свести в единую исчерпывающую схему всех бизнес-процессов в компании.

2. Фиксируем каким договором/документами оформляется каждый из этих процессов и “подвязываем” формы соответствующих документов к каждому из процессов на схеме.

3. Начинаем пока “по диагонали” анализировать получившуюся картинку.

Если на этом этапе (1) не понятно, кто за что отвечает, (2) не ясно, если ли вообще процесс или (3) выявился документально неоформленный процесс, то здесь Вы прямо сейчас теряете деньги. Этот “пробел” нужно оперативно закрыть.

И внимание: если Вы видите, что где-то процесс не урегулирован, то не нужно поручать это “в любой момент готовому прийти на помощь бухгалтеру, менеджеру или пиарщику, который знает, что здесь нужно написать, или может быстренько переделать старый договор, разработанный и проверенный юристом” и тем более не стоит допускать такого самоуправства со стороны инициативных сотрудников.

У меня был в практике случай, когда компания так сделала и 29 декабря получила заблокированный счет с деньгами, которыми составили 5 годовых зарплатных фонда. Потом эта компания стала моим клиентом, и новогодние праздники у нас прошли весело и задорно!) Счет, кстати, разблокировали во второй рабочий день нового года.

По этой схеме, кстати, отлично видно, дробите Вы бизнес или нет. И да, налоговая это тоже видит, если захочет!)

4. Продолжаем анализировать получившуюся картинку, но уже прицельно (конкретный сегмент или бизнес целиком).

4.1. Начинаем с документов, которые оформляют ключевые процессы: с основными покупателями/заказчиками, главными поставщиками; здесь же проверяем трудовые договоры (особенно с дистанционными сотрудниками) и кадровую документацию.

4.2. На этом этапе важно увидеть, какие есть “подводные камни” в документах и какие из них нужно “держать в уме”, а какие лучше оперативно убрать.

4.3. Но самое главное здесь - это синхронизировать договоры с другом с другом. Иначе может оказаться, что Вы должны сдать работу своему клиенту раньше, чем отчитается Ваш сотрудник, который и делает эту работу. Так, кстати, часто бывает на практике, хотя, казалось бы, проблема всем известная и понятно, как ее решить, но это все равно часто упускается из внимания.

5. Выводы и планирование работы

Когда проведен анализ процессов и документов, можно запланировать, когда и в какой последовательности мы будем закрывать выявленные “дыры” и сколько это будет стоить.

Если так делать, то каждая “неожиданность” в Вашем бизнесе будет спрогнозирована и оцифрована. Пожары тушить не нужно! Вместе этого можно заняться созданием новых продуктов и масштабированием своего бизнеса!

_________________

Чуть больше о том, как сегодня вести бизнес в онлайн-пространстве и о том, что право – это математика и как здравый смысл помогает неюристам мыслить немного как юристы, я рассказываю в своем Телеграм-канале «Правовой онлайн-бизнес». Буду искренне рада, если мой опыт будет полезным для Вас!