Соблюдение порядка и сроков хранения документов акционерных обществ как один из критериев качества работы единоличного исполнительного органа
В песне «Лучше не будем» Сергей Шнуров по одной из проблем семейного благополучия выразил мысль, что «оценить в подлунном мире можно что снаружи». Данное утверждение по затронутой им теме допустимо считать верным только на бытовом уровне, всерьёз же с ним можно (и даже хотелось бы) подискутировать. А вот к чему это утверждение может быть применено с высокой степенью достоверности результата, так это к оценке качества работы единоличного исполнительного органа акционерного общества, когда одним из критериев оценки берётся соблюдение нормативных порядка и сроков хранения документов АО. Методологически верно применить такой же подход, при необходимости, и к обществам с ограниченной ответственностью, причем и как в плане названной оценки, так и организации хранения документов.
Опыт работы как в АО в «частном» холдинге, так и в ООО в холдинге, входящим в структуру очень крупного ПАО с государственным участием, а также опыт консультирования и дьюдила показывает, что в лучшем случае (он же и редчайший) хранение документов организовано неудовлетворительно. Зачастую хранение документов как управленческий процесс попросту отсутствует. На практике, при наличии иных обстоятельств, это должно означать деклассирование руководства юридической службы если не головной организации холдинга (к чему склоняться считаю правильным), то самой организации, и/или (по обстоятельствам) нарушения в работе со стороны руководства организации.
Нарушение порядка и сроков хранения документов приводит к тому, что затрудняется или становится неполной передача дел и документов, их утрата при смене ЕИО, при передаче полномочий ЕИО управляющей организации, становится бесконтрольным движение документов между структурными подразделениями внутри организации, между отдельными сотрудниками внутри одного структурного подразделения при трудоустройстве, увольнении и т.д., что подчас приводит к сбоям в работе организации.
Нарушение порядка и сроков хранения документов тесно связано и является предтечей того, что многие хозяйственные общества (за исключением ПАО) напрасно не имеют системы управления рисками – системы, ценность которой может отойти на задний план в «благия лета», но не в наше время. Как следствие, многие риски не идентифицируются, в динамике не актуализируются, их превенция отсутствует и т.д.; управление рисками не интегрировано со стратегической деятельностью, и сами стратегические решения терпят крах (организация не в состоянии освоить заявленные новые виды деятельности и т.д.), на рынке становится видна низкая эффективность стратегического управления. Негативный сценарий может закончиться тем, что в случае банкротства к ЕГО и иным контролирующим лицам могут возникать вопросы, т.к. качественно проработанная и внедрённая система управления рисками зачастую позволяет видеть те риски, за наступление которых ЕИО впоследствии нередко несут имущественную ответственность.
Соблюдение порядка и срока хранения документов прямо влияет и на обеспечение прав акционеров и участников хозяйственного общества, в т.ч. и на информацию о деятельности общества. При проработке долевого инвестирования в хозяйственное общество инвесторы положительно воспринимают и используют рекомендацию о том, чтобы в переговорном процессе вопрос хранения документов был предварительно урегулирован; также у них вызывает интерес управление рисками.
Внедрение и соблюдение порядка и сроков хранения документов в АО или даже в ООО, а тем более в группе лиц, может являться методическим подспорьем для налаживания практически всех аспектов корпоративно-правовой работы, обеспечения процессов корпоративного управления, соблюдения прав и исполнения обязанностей субъектов корпоративного права.