Факсимиле: как упростить процесс подписания документов

Факсимиле — это штамп или цифровая копия подписи. Представьте: директору нужно подписать большое количество документов. Вместо того чтобы делать это вручную, секретарь ставит штамп с его подписью. Это и есть факсимиле. Обычно его изготавливают на эко-резине с помощью лазера, что обеспечивает долговечность — такой штамп может служить до 10 лет.

Законность использования факсимиле

Использование факсимиле имеет свои ограничения. Юристы объяснили, что закон не запрещает факсимиле, но и не разрешает его везде. Важно помнить два основных правила:

1. Можно использовать на документах, которые не связаны с финансовыми последствиями:

  • Грамоты, благодарности, приглашения.
  • Договоры — но только если обе стороны заранее согласовали это в письменной форме (ст. 160 ГК РФ).

2. Нельзя использовать там, где закон требует личной подписи:

  • Счета-фактуры и УПД (Минфин запрещает использование факсимиле на этих документах, письмо от 2019 года № 03-07-14/25364).
  • Доверенности, завещания, судебные документы.
  • Документы для банков.

Где использовать факсимиле (и где нельзя)

Факсимиле отлично подходит для:

  • Массового подписания документов, таких как сертификаты и письма.
  • Договоров — при наличии письменного согласия контрагента. Например, курьерская служба может использовать факсимиле на накладных, и это законно.

Категорически нельзя использовать факсимиле на:

  • Налоговых документах (счета-фактуры — табу).
  • Доверенностях на продажу недвижимости или регистрацию бизнеса.
  • Документах, требующих личной ответственности, таких как трудовые договоры и кредитные заявления.

Как внедрить факсимиле в компании

  1. Разработайте внутренний приказ: Укажите, какие документы можно подписывать факсимиле (благодарности, внутренние приказы), а какие — нельзя (договоры, счета). Привлеките юриста, чтобы избежать ошибок.
  2. Назначьте ответственного: Ответственным за хранение и использование факсимиле может стать секретарь. В её должностной инструкции прописаны обязанности:
  • Хранить штамп в сейфе.
  • Вести журнал использования.

3. Проведите обучение сотрудников: объясните коллективу, где можно ставить штамп, а где лучше обратиться к директору.

Как заказать факсимиле

  1. Сфотографируйте подпись директора на белом фоне (без бликов).
  2. Выберите эко-резину — долговечный материал.
  3. Заказывайте в проверенной компании — изготовление занимает обычно один день.

Плюсы и минусы использования факсимиле

Плюсы:

  • Экономия времени: вместо часов на подписание документов уходит несколько минут.
  • Удобство для рутинных задач: Сертификаты, письма — всё быстрее с факсимиле.

Минусы:

  • Риски: если штамп попадет в руки недобросовестных сотрудников, могут возникнуть проблемы с подделкой документов. Поэтому его лучше хранить в сейфе.
  • Споры с налоговыми органами: для счетов-фактур используется только оригинальная подпись.

Заключение

Факсимиле — удобный инструмент, но с ним нужно быть осторожным. Используйте его только для безопасных документов и не забывайте про внутренние правила. Если есть сомнения — лучше пусть руководитель поставит настоящую подпись.

Автор

Анастасия Вагина

Эксперт в сфере электронных архивов

– Высшее образование в области финансов и банковского дела

– Профессиональный опыт более 8 лет

– Ведет проекты, имеет глубокие знания в области управления финансовыми ресурсами и информацией.

Начать дискуссию