Как в 2025 году считать НДФЛ: памятка для бухгалтера и не только
С 2025 года налоговые агенты (то есть работодатели) обязаны делить доходы физлица-резидента на 5 групп. Каждая группа — со своей ставкой и своими правилами. Доходы между группами не суммируем. А вот внутри группы — да, учитываем всё. Налоговая, в свою очередь, будет пересчитывать всё сама по итогам года.
Разложу по полочкам. Памятка для бухгалтеров, но будет полезна любому человеку (знание –сила!). Читаем до конца — там расписаны действия налоговой (с примером) и чек-лист для бухгалтера.
Группы доходов — кратко и по пунктам.
Все доходы физлица-резидента делятся на 5 независимых групп. Их не суммируем между собой при расчёте ставки НДФЛ. Как бухгалтеру не накосячить?
Группа 1. Зарплата и ГПД (без РК и ПН)
- Это: зарплата, больничные, отпускные, доходы по договорам ГПХ, аренда, проценты по займам.
- Что важно: учитываем только то, что выплатили вы. Справки с прошлой работы не учитываются.
- Ставки: пятиступенчатая шкала НДФЛ:
- до 2,4 млн руб. — 13%
- 2,4–5 млн руб. — 15%
- 5–20 млн руб. — 18%
- 20–50 млн руб. — 20%
- более 50 млн руб. — 22%
Группа 2. Районные коэффициенты (РК) и процентные надбавки (ПН)
- Считаем отдельно от зарплаты, не плюсуем к ней.
- Ставки: двухступенчатая шкала:
- до 5 млн руб. — 13%
- более 5 млн руб. — 15%
Группа 3. Дивиденды
- Только дивиденды! Даже если платили их сами себе.
- Ставки: двухступенчатая шкала:
- до 2,4 млн руб. — 13%
- более 2,4 млн руб. — 15%
Группа 4. Подарки физлицам
- Например, бутылочка шампанского на Новый год.
- Включаем только те, что выше необлагаемого лимита (4 тыс. руб. в год на одного физика).
- Ставки: как у дивидендов — двухступенчатая шкала, до 2,4 млн — 13%, далее — 15%
Группа 5. Матвыгода по займам
- Облагается по фиксированной ставке 35% — тут без вариантов.
Как налоговая будет пересчитывать НДФЛ
В течение года налоговые агенты — работодатели и ИП — удерживают НДФЛ по ставкам, определённым исходя из сумм, выплаченных именно ими. Они не видят полной картины по всем доходам физлица, особенно если человек работает в нескольких организациях.
Но после окончания года налоговая инспекция эту картину видит целиком.
Этапы проверки и доначисления налога
1. Сбор справок о доходах
- Работодатели обязаны подать в ИФНС справки о доходах (теперь — по форме 6-НДФЛ с разделом 2) на каждого сотрудника до 25 февраля 2026 года.
- Если у физлица несколько источников дохода — ИФНС получит несколько справок.
2. Группировка доходов
- Налоговая разделит доходы по группам (как описано ранее: зарплата, надбавки, дивиденды, подарки, материальная выгода и др.).
- Внутри каждой группы доходы суммируются по всем источникам.
3. Применение шкалы ставок
- По каждой группе применяется своя шкала ставок.
Например: зарплата с двух мест работы складывается, и если в сумме больше 2,4 млн — будет рассчитана повышенная ставка (15%, 18%, и т.д.) на превышение.
Если работодатель удерживал только 13%, а итоговая ставка по расчетам инспекции — выше, будет доначисление налога.
4. Формирование уведомления
- Инспекция направит физлицу уведомление о доначислении НДФЛ — аналогично тому, как она делает это при продаже имущества или сдаче квартиры.
- Оплатить налог необходимо до 1 декабря 2026 года (за 2025), иначе пойдут пени.
5. Контроль и взыскание
- Если налог не будет уплачен добровольно — ИФНС вправе направить требование, а затем — суд и судебные ��риставы.
Пример пересчета
Исходные данные:
• Сотрудник Геракл работал в двух компаниях и за 2025 его доходы:
- В первой — зарплата 1,8 млн руб. (удержали 13%).
- Во второй — зарплата 1,2 млн руб. (тоже удержали 13%).
Итого: 3 млн руб. дохода по трудовым договорам, НДФЛ 390 000 руб.
👉 Что сделает налоговая:
• Сложит доходы: 1,8 + 1,2 = 3 млн руб.
• Определит, что ставка для суммы от 2,4 до 3 млн руб. должна быть 15%.
• Пересчитает налог:
- 2,4 млн — облагаются 13% = 312 000 руб.
- 600 тыс. (превышение) — облагаются 15% = 90 000 руб.
Итого налог по расчёту ИФНС: 312 000 + 90 000 = 402 000 руб.
Фактически удержали работодатели:
13% от 3 млн = 390 000 руб.
Разница (доначисление):
402 000 - 390 000 = 12 000 руб.
Эту сумму ИФНС укажет в уведомлении, и Геракл должен будет доплатить до 1 декабря 2026 года.
Чек-лист для бухгалтера
- Разделяйте доходы по группам при выплате.
- Не учитывайте справки с прошлых мест работы.
- Для каждой группы — своя шкала. Не мешайте их.
- Проверяйте лимиты по итогам года.
- Сообщите сотрудникам: если у них несколько источников дохода — налог может доначислить ИФНС.
Подписывайтесь на мой телеграм! Там можно скачать PDF-версию памятки!