Про defence fìle и зачем это нужно бизнесу

Defence file - это досье защиты, которое формируется в компании заранее, до наступления проблем. Своеобразный пакет безопасности сделок.

Содержание defence file может быть разным, в зависимости от специфики правовых рисков конкретного бизнеса и решаемых этим инструментом задач.

К примеру, поступает из налоговой в строительную компанию информационное письмо или требование по сомнительным контрагентам.

Часто в такой ситуации компании нужно доказать реальность финансово-хозяйственных взаимоотношений и проявление должной осмотрительности при выборе контрагента.

А для этого нужна папка контрагента, в которой содержатся все документы по финансово-хозяйственным взаимоотношениям с ним, протокол проверки контрагента через специальные сервисы ("прозрачный бизнес", "спарк", светофоры в банковских приложениях и т.д.), скриншоты сайтов и объявлений контрагента, лист с контактными данными (номера телефонов и электронные почты), визитки, переписки, фотоотчеты выполненных работ и много чего другого.

Папка эта формируется уполномоченным на это сотрудником компании по чек-листу заранее, с самого начала работы с контрагентом. Ничего сложного и особо трудозатратного в этом нет.

Но если такая папка в компании отсутствует, то обосновать свою позицию и подтвердить доводы о проявлении должной осмотрительности будет затруднительно.

Defence file также крайне полезный инструмент при профилактике уголовно-правовых рисков, особенно в компаниях, которые работают с госзаказами.

Мы в Intelligence настоятельно рекомендуем своим доверителям не игнорировать данный инструмент и встраивать формирование defence file в свои бизнес-процессы при работе с контрагентами.

Больше полезной информации по защите бизнеса можно узнать в нашем телеграм-канале "Защита бизнеса". Буду рад обратной связи. Президент Коллегии адвокатов Intelligence Андрей Стуколов.