Как внедрить GPS-трекеры и Глонасс для контроля работы сотрудников?

Контроль за работой сотрудников – ключевая задача в сфере трудовых отношений. Логично желание руководителя знать, что делает подчиненный в рабочее время. Более того, такое право дает и Трудовой кодекс РФ. Но одно дело – офисные сотрудники, их присутствие легко проверить. А как быть с разъездными? Один из известных способов – GPS-трекеры, которые ставят на приборы, выдаваемые работникам (планшеты, смартфоны, авто), и отслеживают геолокацию. Законно ли их использовать и как это делать?

Прежде всего, согласно ст. 91 ТК РФ, организация обязана вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками. В то же время, на основании ст. 21 ТК РФ, работники должны добросовестно исполнять свои обязанности по договору, соблюдать внутренние правила, локальные акты, дисциплины. Это в том числе касается и соблюдения рабочего графика. Поэтому работодатель для контроля за дисциплиной вправе контролировать рабочее время сотрудника на основе фиксации его местоположения. Для стационарных рабочих мест обычно используют карточки/пропуска, а для разъездных/удаленных работников (полевых) применяют программы, в т.ч. GPS-трекеры. Но контроль возможен только в рабочее время – когда сотрудник по трудовому договору выполняет трудовые обязанности.

Законодательство никак не фиксирует порядок оформления такого контроля, не сказано где и как указывать gps-трекеры: в правилах трудового распорядка (ПВТР), трудовом договоре, должностной инструкции. При этом Инспекция труда (ГИТ) считает, что геолокацию надо закреплять в ПВТР, например, в ответе на сайте Онлайнинспекция.рф от 29.07.2019.

Хотя законом такой ответ не является. И в целом ПВТР регулирует общие вопросы трудовых отношений, которые применяются ко всем штатным сотрудникам компании. А кроме Правил распорядка компания вправе принимать другие локальные акты. Таким образом, если вводится новое правило, тем более, если касается лишь части сотрудников – необязательно исправлять ПВТР, можно оформить новый локальный акт по конкретному вопросу, или, скажем, дополнить положение о разъездном характере работы.

Главное, вводя GPS-трекинг, - обосновать характер и причину, скажем, трекер определяет географическую точку и помогает вести учет рабочего времени.

При этом из-за этого необязательно менять трудовой договор или должностную инструкцию. Геолокация никак не конкретизирует и не уточняет трудовую функцию сотрудника, которую указывают в документах. Условия труда тоже не меняются. А уведомление сотрудникам о новом правиле больше связано с трудовой дисциплиной, а не трудовой функцией. Это подчеркивает и судебная практика. Так, Третий кассационный суд общей юрисдикции от 21.12.2022 по делу № 88-21464/2022 отметил, что геолокация для учета рабочего времени не является обязательным условием трудового договора с учетом ст. 57 ТК РФ. Выдача работнику систем GPS/Глонасс не относится к существенным условиям и не меняет сам характер труда.

К тому же, если сотрудник откажется подписать допсоглашение, компании будет рискованно применять ст. 74 ТК РФ – изменение условий договора по инициативе работодателя. Именно компания обязана подтвердить необходимость изменений орг- или технологических условий труда, из-за чего и вносятся правки в договор. Найти такие аргументы удается далеко не всегда

С другой стороны, изменения могут обезопасить компанию и позволят выносить взыскания, если работник не использовал трекер в рабочее время.

Но следует помнить, что сбор данных о местонахождении работника предполагает обработку персданных, в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". К такой информации относится ФИО, год и место рождения, адрес, абонентский номер – все, что позволит идентифицировать конкретного человека. При этом перечень данных не является исчерпывающим. То есть в случае конфликта, суд может признать персональной информацией и другие данные. А поскольку геолокация предполагает координаты реального положения объекта, это логично можно отнести к персданным.

С учетом этого в документе, который регулирует тему (например, Положение о персональных данных), надо утвердить порядок обработки, хранения и использования информации: сведения о gps-трекерах, способы обработки информации, цели сбора и использования, сроки хранения. А вот подписывать ли с сотрудником согласие на обработку зависит от цели сбора информации. Если это нужно для личной безопасности работников, контроля качества и количества работы и сохранности имущества – согласие не будет обязательным, т.к. это делается в силу законодательства. Если же у вас другие цели, подготовьте и подпишите согласия.

Кстати, работодатель не вправе обязать сотрудников использовать в служебных целях их личное имущество. А если они это делают (с вашего согласования), им в соответствии со ст. 188 ТК РФ полагается компенсация. В то же время работник может использовать собственность компании только в рабочих целях согласно ст. 22 ТК РФ.