Сервис автоматизации бизнеса экономит 50 000 ₽ и 18 часов времени собственников в месяц с финучетом в ПланФакте
Квант+ автоматизирует бизнес-процессы и помогает компаниям расти Годовой оборот компании составляет 60 млн рублей, в ней работает 16 человек. Финансовый учет Квант+ вели в гугл-таблицах — это отнимало время собственников. Также ручной учет не отражал реальное состояние бизнеса. Например, дивиденды распределялись интуитивно, а в маркетинге были неэффективные расходы.
Сооснователь Квант+ Михаил Белокоз рассказал, как автоматизировали финучет и сократили время на него в 10 раз.
Квант+ автоматизирует бизнес-процессы в других компаниях
Квант+ продает и внедряет программу для автоматизации бизнес-процессов Квант. С этой системой бизнес может управлять всеми задачами из одного окна и контролировать их исполнение. Каждый день Квантом пользуются 1300 + компаний и 14 000+ сотрудников.
Финучетом в компании занимаюсь я и мой партнер. До ПланФакта цифры считали в гугл-таблицах. Обходились без ошибок, но тратили много времени на созвоны и обсуждения. Это было необходимо, чтобы принимать совместные стратегические решения.
Отчет о прибылях и убытках не вели. Это не давало нам увидеть убыточные проекты, например, рекламу, которая не окупалась.
Мы нуждались в порядке в финансах, чтобы управлять бизнесом на основе твердых цифр, оптимизировать расходы и понимать, где на самом деле находятся деньги в бизнесе.
Тратили много времени на ведение гугл-таблиц
Со вторым собственником мы созванивались каждый день: вручную разносили платежи, распределяли доходы расходы по проектам, принимали решения. Каждая встреча отнимала 1 час в день, 5 часов в неделю и 20 часов в месяц. Уйти от собраний не получалось — каждый собственник хотел обладать финансовой информацией в полном объеме.
При обороте 5 млн в месяц очень сложно каждый день вручную распределять все входящие платежи и их контролировать. Я с ума сходил от этой таблицы. Не бросили все это только потому, что сами занимаемся систематизацией и знаем, как важен для бизнеса учет финансов.
Ручной учет финансов не отражал реальное состояние бизнеса
С гугл-таблицами сложно добиться прозрачности в финансах. Мы часто упускали моменты, когда бюджеты расходовались неэффективно. Например, команда маркетинга могл�� тратить деньги на рекламу, которая не приносила лидов.
Вот другой случай из практики. Мы заплатили специалистам по контекстной рекламе 500 000 рублей. Через 2 месяца хотели продлить сотрудничество — ребята внушали доверие, комфортно общались с нами. Но маркетолог проанализировал результаты, а их не было. Мы отказались от услуг специалистов. Оказалось, что мы неэффективно оплачиваем сторонние сервисы для работы: Getcourse, Roistat, AmoCRM. Мы тратили 100 000 рублей один раз в месяц. Если бы мы выбирали тарифы на полгода или год, то могли экономить до 50% бюджета по этой статье расхода.
Также мы не могли разобраться с дивидендами: они распределялись интуитивно. А это очень вредная практика — можно вывести больше денег, чем нужно, и попасть в кассовый разрыв.
Автоматизировали финучет и навели порядок в финансах
Обучение достаточно подробное и пошаговое. На каждом этапе обучения сопровождает финансовый эксперт сервиса. В итоге можно вести учет самостоятельно.
Стандартная проблема компаний при работе с гугл-таблицами — расхождение цифр с действительностью. У нас же ошибки отсутствовали. Финансовая информация на момент внедрения сервиса была адекватной.
Когда переносили данные, добивались полного соответствия. Получилось не с первого раза. Но в результате финансовый менеджер привел ПланФакт и гугл-таблицы к полному соответствию: все данные сошлись. Мы официально перешли на новую систему управленческого учета.
Теперь все платежи с расчетного счета автоматически загружаются в ПланФакт. Операции распределяются по фондам — такое правило мы задали во время внедрения. Каждый фонд закреплен за определнным отделом компании.
Мы завели платежный календарь. Теперь мы всегда знаем, когда и из какого фонда нужно оплачивать тот или иной платеж. Функционал помогает планировать финансы и не попадать в кассовые разрывы.
Раз в неделю — координационный день. На получасовом созвоне мы проверяем, сколько денег пришло, сколько денег есть в фондах и какие расходы нам предстоят.
Ускорили финучет в 10 раз и сократили расходы
Перед автоматизацией финучета стояло 2 задачи: организовать прозрачную систему контроля финансовых показателей и снизить время на финансовый учет. Вот чего достигли за год сотрудничества.
В 10 раз уменьшили количество созвонов: с 5 часов до 30 минут неделю. Сейчас экономим до 18 часов в месяц.
В 2 раза больше дивидендов получаем как собственники бизнеса. Мы завели отдельный фонд для дивидендов, чтобы деньги распределялись автоматически, а не интуитивно.
50 000 ₽ экономим в месяц на сторонних сервисах. Все необходимое — Getcourse, Roistat, AmoCRM — предоплачиваем на полгода или год вперед.
Автоматизация управленческого учета в ПланФакте помогает нам и руководителям отделов контролировать расходы и эффективность вложений. Работать стало комфортнее — больше не раздражают ежедневные созвоны и ручной подсчет операций. Всё перечисленное создаем положительный фон для роста компании.
В результате — стали партнерами компании ПланФакт
Мы довольны сотрудничеством и результатами автоматизации. Сейчас в планах — партнерство с ПланФакт и внедрение сервиса автоматизации финучета в работу своих клиентов.
Автоматизировать учет и навести порядок в финансах бизнеса не так сложно вместе с финансовыми экспертами. Грамотный подход к финучету поможет избежать кассовых разрывов, быстрее развивать бизнес, закрывать убыточные направления и инвестировать в прибыльные.
Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.