Как одновременно работать с классическими и гибкими методологиями управления проектами
Сегодня есть множество подходов к управлению проектами. Все они делятся на классические и гибкие. Для первой группы свойственно строгое планирование и четко выраженный конечный результат, а для второй — наибольшая свобода в действиях рабочей группы и размытое представление о конечном продукте или услуге. В чем заключается преимущество применения методологий в комплексе? Какими качествами и инструментами должна обладать информационная система управления проектами для успешного внедрения гибридного подхода? Давайте разбираться.
Почему гибридный подход, а не Waterfall или Agile по-отдельности?
Менеджеры проектов сталкиваются с постоянными изменениями в требованиях и условиях рынка. Поэтому сегодня есть спрос на инновационные решения, которые ставят под сомнение эффективность применения отдельно взятых методологий, таких как Waterfall или Agile.
Наибольшую популярность в проектной деятельности имеет классический каскадный метод управления, или Waterfall. Он применяется в строительстве, машиностроении, на разных производствах и промышленностях. Такой подход предполагает строгое планирование, ограниченное по срокам, ресурсам, бюджетам и конечному описанию продукта или услуги. В совокупности это дает компании рабочий инструмент, создающий ощущение полного контроля и управляемости проекта.
Минус каскадной модели управления — отсутствие гибкости, поэтому невозможно заранее предусмотреть все проблемы в проекте. Из-за жёсткой последовательности этапов недочёты видны только в конце проекта, поэтому приходится делать дополнительные итерации и начинать работу заново.
Второй не менее важный недостаток — минимизируется присутствие заказчика после запуска проекта, так как всё обговаривается и документируется на этапе планирования. Клиент не допускается до разработки и тестирования. Он не может комментировать макеты или прототипы и видит результат только в конце проекта. Если изменились требования или условия, это невозможно учесть заранее.
С увеличением количества IT-проектов, которые направлены на развитие информационных систем и разработку новых продуктов, популярность набирает Agile. Эта методология включает в себя несколько подходов, самые распространенные из которых — Kanban и Scrum. Гибкие подходы изначально создавались именно для IT, но стали применяться и в других сферах, где есть высокий уровень неопределённости конечного результата.
Одна из причин проблемного внедрения Agile в проектную деятельность — это неумение делегировать ответственность за бизнес-результат. В этом случае контроль исполнения рассматривается не с точки зрения регулярного мониторинга и планирования задач, а получения конечного результата. Это подразумевает больше свободы у ответственных исполнителей.
В гибком подходе отсутствует ощущение контроля всего процесса со стороны руководства, а конечная цель чаще всего не определена либо не формализована до каждой мелочи и детали. То же самое касается бюджетов, ресурсов. Проект как процесс очень сложно оценить в моменте с точки зрения успешности выполнения задач и поручений из-за отсутствия регламентированных критериев оценки эффективности.
Гибридный подход к управлению проектами возник как попытка объединить лучшие стороны двух кардинально отличающихся направлений, сохраняя гибкость и строгую структуру одновременно.
В тех ситуациях, когда нужен контроль, и при этом есть неопределённость в понимании результата, имеет смысл объединить лучшее от этих подходов. Так появляется гибридный вариант.
Преимущества гибридного подхода
одновременное наличие гибкости и формализованной структуры позволяет адаптироваться к изменениям в проекте, сохраняя при этом выстроенные связи и контроль всех процессов;
прозрачность отчётности и выполнения работ, которая достигается тесным сотрудничеством и взаимодействием всех участников проекта;
- эффективное распределение ресурсов оптимизирует трудозатраты в компании, так как применяется более структурированный подход для критически важных элементов проекта и более гибкий для менее значимых;
снижение рисков при комбинировании методологий управления. Взяв лучшее от обоих подходов, проектный офис контролирует в строгом режиме наиболее важные вехи на проекте, но позволяет работать команде свободно и самостоятельно на различных задачах по нему.
Что важно учесть проектному офису при переходе на гибридный подход
Использование двух или более методов может усложнить управление проектом и требовать высокой квалификации команды и её руководителя. Как правило, переход осуществляется с классических и строгих подходов, в которых годами укреплялись и выстраивались регламенты и другие правила управления проектами. Поэтому внедрение гибридного метода требует более глубокого обучения и изменения корпоративной культуры, что может занять время и навредить срокам выполнения проектов.
Обратная сторона проектной деятельности заключается в том, что командам, работающим с гибким управлением, и самому заказчику необходимо уделять много внимания планированию задач и контролю конечного результата. Если проектная команда не достаточно самостоятельна в планировании, распределении своих ресурсов, то это может повлиять на конечный результат.
Риск потери фокуса и нарушения сроков может стать огромным недостатком при гибридном методе управления проектом, но одновременно может обернуться в преимущество и минимизацию потерь при правильном внедрении и результативном обучении всей команды проектного офиса.
Как выбрать платформу для гибридного подхода
В любой проектной деятельности для полноценной работы необходима автоматизированная система управления, которая к тому же будет учитывать всю нормативную базу компании. Рассмотрим, как можно перейти на гибридный подход на примере Directum Projects. Для успешной реализации одновременно классического и гибкого методов управления проектами необходимы определенные инструменты, поэтому следует учитывать ряд требований к платформе.
1. Классическое планирование проектов
Команда управления проектом должна иметь все необходимые инструменты для строгого планирования на стратегическом и отчасти тактическом уровнях, что подразумевает работу прежде всего с диаграммой Ганта, а также с рисками, контрольными точкам и конечными целями.
Для каскадной модели планирования проектов в системе Directum Projects используются шаблоны планов, что сразу ускоряет работу команды управления. План проекта представлен в виде таблицы с настроенным списком, состоящем из крупных разделов и входящих в них этапов и вех. Визуализировать помогает диаграмма Ганта, на которой виден критический путь, резерв времени на части работ и все настроенные связи между ними.
Проекты объединяются в программы и портфели для стратегического управления ими. При гибридном методе доступно планирование контрольных точек, которые могут существовать и означать ключевые события, дедлайны по нему как в периметре одного проекта, так и могут связывать сразу несколько проектов, тем самым выстраивать зависимости между ними. Подробно о том, как контрольные точки помогают в планировании и управлении проектами изложено в статье.
2. Управление ресурсами
Для управления проектом с применением гибридного подхода высокий приоритет имеют ресурсы, такие как сотрудники, оборудование и инструменты. Чтобы ими управлять, платформа должна включать возможность планирования, отслеживания доступной и текущей загрузки, так как смена ресурсов по работам или переброс с одного проекта на другой будут возникать регулярно.
В Directum Projects можно быстро запланировать всех исполнителей на конкретную задачу, предварительно получив подробную информацию об их занятости и доступности в заданный период времени.
А чтобы увидеть общую загрузку сразу по всем проектам, в системе предусмотрен сводный отчёт, представление и наполнение которого вы сами сможете настроить с помощью доступных фильтров и параметров.
3. Управление задачами
Когда мы говорим про систему управления проектами, то зачастую забываем про оперативный уровень управления, который подразумевает работу самих исполнителей над задачами. Проектная команда должна использовать все необходимые инструменты для работы с ними, включая возможность создания задач, назначения ответственных по ним, отслеживания прогресса и оценки выполнения.
В Directum Projects уже есть настроенный механизм постановки задач, в том числе на согласование документов, планов проекта, благодаря чему каждый руководитель будет видеть полную картину по выполнению работ, а главное — оперативно получать необходимую информацию.
4. Agile-доски
Для гибкого подхода нужны и гибкие инструменты. В данном случае понадобятся Аgile-доски, они подразумевают более тесную работу проектной команды, ответственность в которой ложится не только на плечи руководителей, но и самих исполнителей. Это могут быть самые разные интерпретации досок, но суть и акценты в них останутся одни и те же — изменчивый workflow и командная работа.
Для сочетания классического и гибкого подходов в системе Directum Projects используется модуль Agile-доски, в котором по колонкам распределены тикеты (задачи), исходя из их статуса и стадии выполнения. Работа в Agile-досках подразумевает вовлеченность всей команды и тесное взаимодействие каждого из участников. С помощью тикетов пользователи, работающие над проектом или повседневными операционными задачами, могут вести диалог между собой, подсвечивая промежуточные результаты или иные примечания.
Agile-доску можно перевести в табличный режим, при котором доступны групповые операции. Это удобно при работе с большим количеством задач. В каждом тикете можно добавить описание работ, используя инструменты встроенного редактора, а также определить его приоритет и связи с другими тикетами, тем самым создав целую цепочку из связанных между собой задач. Тикет можно ограничить по срокам выполнения и закрепить к нему одну или несколько меток, которые будут визуально отличать их на доске.
На доске есть инструменты для фильтрации и группировки задач по заполненным параметрам. Работая в Agile-досках, вы сразу увидите загрузку своих сотрудников и сможете быстро среагировать на различные негативные факторы, переназначив исполнителей или изменив перечень задач, которые необходимо сделать раньше.
5. Управление документами
Проект не может существовать отдельно от проектной документации, которая включает в себя договоры и приложения к ним, акты и финансовые сметы, инструкции, регламенты и, наконец, сам устав. Система должна иметь гибкую настройку, работу с версионностью, совместное редактирование и многие другие возможности.
В системе Directum Projects каждый пользователь может работать с документами, в том числе быстро загружать всю фактуру из готовых шаблонов с автозаполнением данных. Пользователям, которым не нужно работать с серьезными и сложными техническими документами, подойдёт использование встроенного редактора. С его помощью вы сможете сэкономить на покупке лицензий профессиональных редакторов и обеспечить сохранность корпоративной информации.
6. Гибкость системы
Внедрение гибридного подхода подразумевает множество изменений по части коробочных процессов и настроек выбранной платформы, поэтому она должна быть гибкой и настраиваемой под нужды конкретного проекта. Также в системе должна быть возможность настраивать процессы, добавлять новые функции и адаптироваться к изменяющимся требованиям. Для этого необходим удобный конструктор отчётов, процессов и регламентов.
Системный администратор может использовать low-code-среду разработки Directum для формирования отчётов, новых справочников, бизнес-процессов и модулей управления. Более того, в самой системе есть большой набор настроек без кода. Они помогут изменить визуальное представление и формы, активировать новые вычисляемые роли, которые будут задействованы в регламентах и других процессах. А для каждого пользователя можно настроить индивидуальное отображение модулей, их обложек и справочников.
7. Мобильность
Каждый сотрудник, пользователь системы, должен иметь возможность подключиться к ней в любой момент, в том числе из любой точки мира, так как гибридный подход обязывает своевременно реагировать на все изменения, появившиеся в проекте.
Чтобы сотрудники смогли выполнять задачи удаленно, в Directum Projects можно использовать мобильное приложение. С помощью него исполнитель своевременно получает уведомление о новом задании, может предоставить отчёт о выполненных работах, при необходимости приложив заполненный документ и все необходимые фотографии с объектов.
Как проектному офису успешно внедрить гибридный подход
Гибридный метод управления требует много внимания при внедрении в свою деятельность. Чтобы переход шел с наименьшими рисками, мы собрали рекомендации из практики:
Обучить и подготовить команду.
Обеспечьте необходимое обучение и поддержку для команды, чтобы улучшить понимание и навыки сотрудников в области управления проектами. Для этого могут потребоваться услуги внешних консультантов как по одной методологии, так и по другой.
Создать прозрачность коммуникации участников проекта.
Настройте открытое и прозрачное взаимодействие между членами команды — управляющими проектом и заинтересованными сторонами — чтобы избежать недопониманий. Речь не только про совместные чаты и другие способы переписки, но и про одну рабочую систему, наполненную всеми инструментами для реализации гибридного метода управления.
- Совершенствуйте гибридный метод итерационно.
Внедряйте поэтапно, используя обратную связь и итерационный подход для непрерывного улучшения, и отбрасывайте в сторону нерабочие инструменты.
Гибридный метод управления проектами дает компаниям мощный инструмент для достижения успеха в современной бизнес-среде. Эффективная реализация требует не только понимания его преимуществ и недостатков, но и грамотного внедрения с учетом особенностей конкретной организации. Следуя рекомендациям, проектные офисы смогут максимально эффективно внедрить гибридный метод, гарантируя успех проектов и устойчивость бизнеса.
Самое главное — не пытаться сочетать в одном проекте две методологии, сразу же потеряете контроль за стоимостью и сроками, при этом не получите никакой гибкости.
Гибридность подразумевает полноценное календарно-сетевое и ресурсное планирование всех формализуемых этапов с использованием сквозной контрольной точки (например, когда у нас уже сформированы все требования к нужному программному продукту, согласованы бюджеты, найден источник финансирования, сфорированая команда), которая достигается в рамках водопада. Опираясь на эту контрольную точку стартует другой проект, который ведется по гибкой методологии, ограниченый примерным бюджетом и желаемым скоупом работ, результатом которого является вторая сквозная контрольная точка, которая и продложит первый проект.
Первый проект — все строго, со сроками и суммами.
Второй с гибким составом работ, сроком и бюджетом (ищем, пробудем, ошибаемся и исправляемся до тех пока что-то более-менее жизнеспособное не сделаем).