Как придать смысл предстоящему дню. Составляем правильный список задач

Каждый день, я выделяю 15-25 минут, что бы оглянуться на прошедший день, увидеть всю картину произошедшего и составить план на предстоящий день, который будет лучше предыдущего.

Обзор предстоящего дня я начинаю со сбора во Входящую всего, что накопилось – визитки, заметки, новые задачи, идеи, документы и т.д.

Потом я фиксирую все то, что меня беспокоит, свои мысли, что бы освободить свою голову и быть более объективным в принятии решений.

Следом, я разбираю (опустошаю) свои Входящие корзины.

Это необходимый процесс, т.к. все, что я собрал в течение дня, может пригодиться в предстоящем день. И если я не разберу свои Входящие, то большая вероятность наступления неприятности или deadline, а этого надо избегать всеми возможными способами.

Потом я просматриваю свой календарь (ежедневник) за прошедший день, чтобы подвести итоги, сделать выводы и если остались не выполненные задачи, то пересмотреть их и возможно удалить, т.к. часто они оказывались не такими и важными, или перенести на предстоящий день и сделать их первоочередными.

Далее я составляю детальный список задач на предстоящий день, подвожу под списком черту красным маркером. Это закрытый список задач на день.

Суть в том, что все задачи до черты – это главные задачи на день, все задачи, которые в течении дня записываются под чертой – эти задачи выполняются если остается время. Если под чертой оказалась задача, которая требует немедленного решения, то ее я выполняю, а потом переключаюсь обратно на список задач над чертой.

Я придерживаюсь принципа – я не пожарник, что бы срочно решать новую поступившую задачу, которая бывает не так уж и важной, если ее внимательно обдумать.

Потом я детально обдумываю каждую задачу из закрытого списка:

- задача должна быть простой в один шаг;

- если есть необходимость, то задачу разбиваю на подзадачи;

- глагол-действие должен быть поставлен правильно, а не глагол-абстракция.

Данный этап осмысления задач очень важен, т.к. если задача поставлена не правильно, то она не будет выполнена.

Правильно поставленная задача начинается с конкретного простого глагола-действия – записать, позвонить, напомнить, отправить, прочитать и т.д. А вот глаголы-абстракции использовать не надо – внедрить, завершить, исследовать, организовать и т.д.

Далее я записываю главную цель предстоящего дня. Т.е. цель, которая придаст мне прилив энергии, силы и настроение в конце дня по ее достижении.

Когда мне ясна цель дня, так сказать смысл предстоящего дня, я просматриваю закрытый список задач и выделяю самую главную задачу, с которой я начну свой день.

Потом я добавляю еще 3-5 главных задач, которые продолжат мой день для достижения главной цели.

Если есть задачи из моего списка, которые кто-то сможет выполнить лучше и быстрее чем я, тогда я их делегирую.

Так же, в своем списке я проставляю время на исполнения каждой задачи (обычно это 5 или 25 минут), т.е. то время, которое я хочу (могу) выделить или время, которое необходимо выделить.

Потом я просматриваю свой календарь (ежедневник) на предстоящий день, где оцениваю значимость назначенных встреч, что-то уточняю.

Оцениваю достаточно ли времени на выполнение задач и если задач больше, чем у меня времени, то переношу их на другой день. Это важно, что бы в конце дня не было лишнего груза разочарования за прошедший день.

Если я вижу задачи из закрытого списка, которые необходимо выполнить к определенному часу, то переношу их в календарь (ежедневник).

Данный алгоритм составления правильного плана задач, который придаст смысл вашему дню, представлен в бот-ассистенте Stream ссылка: https://tele.gg/thestreambot

Помогу настроить личную систему планирования - пишите мне личным сообщением.

Попробуйте, протестируйте, буду рад любому отзыву и комментарию по работе ассистента Stream.

Романенко Кирилл #продуктивность

Мой Телеграм-канал: https://tele.gg/streamflow