Как сделать закупку постельного белья в отель

На этот раз вас ждёт немного информации о том, как сделать закупку постельного белья в небольшой отель таким образом, чтобы не сойти с ума и не потратить лишние деньги. Иными словами, как посчитать остатки белья, сделать дозакупку, как свести в документ, какой коэффициент на оборот белья заложить.

Я не экономист, поэтому не ждите умных терминов или серьезных формул. Здесь будет сказано о том, как оформить заказ быстро и корректно таким образом, чтобы не слить бюджет, а также о том, какие документы и цифры могут помочь.

Постельное белье - это затраты на комплектацию номерного фонда. В зависимости от комплектации могут быть разные запросы. К примеру, где-то это наличие пляжных полотенец, халатов, детского постельного белья, полотенец для ног и пр. А где-то это все не требуется, и расчет идет только полотенец и прямого белья (простыни, наволочки, пододеяльники).

Для того чтобы знать потребности номерного фонда, я лично делала полную раскладку номеров, где подробно было расписано количество койко-мест и типов кроватей. Рекомендую всем делать подобную раскладку, которой может пользоваться не только Служба обслуживания номерного фонда, но и Служба приема и размещения.

Что мы получаем из этой таблицы:

1. Описание каждой комнаты, которым может пользоваться администратор СПиР, не заходя в номер;

2. Количество койко-мест при двуспальном и односпальном размещении;

3. Количество и тип дополнительного места, если есть возможность его поставить;

4. Возможность сделать сводную таблицу, из которой получим количество номеров по каждой категории.

Эту таблицу можно использовать для разных целей: от расселения гостей, желающих жить в номере с определенным видом, до закупок.

При желании можно добавить более точное описание, но я считаю, что этого достаточно, тк пользоваться ей нужно быстро, а для этого не нужно перегружать.

Как уже было написано ранее, на основании этой раскладки делается сводная таблица, вот ее пример:

Итак, здесь мы видим, что в нашей гостинице итого 90 номеров, 31 из которых - это двухместные стандарты, 3 номера из которых с кроватью типа twin (отдельные кровати), а 28 номеров с кроватью типа dbl (одна большая). В этом конкретном отеле кровати не трансформеры. Получаем итоговое количество мест по каждой категории и все это складываем.

И получаем, что в отеле 247 основных места, а значит, должно находиться 247 подушек и наволочек при единовременном застиле, а также 168 двуспальных простыней и 79 односпальных простыней и пододеяльников.

Что чаще всего считают: полотенце банное, полотенце для лица, полотенце для ног, простыни (отдельно по матрасам 1,5-2 спальные), пододеяльник, наволочка, топер, наперник, халат, пляжное полотенце, детское постельное белье для кроваток, детская подушка, детское одеяло.

Для того чтобы в отеле не возникало ситуации, когда при ежедневной уборке не хватает полотенец или наволочек, чтобы подготовить номер к заселению, или когда гости живут, а полотенца доносят в течение дня по мере их готовности, потому что после уборке в наличие не оказалось, и пришлось ждать, пока белье постирают и высушат в прачечной, важно делать инвентаризацию и следить за состоянием постельного белья.

В целом рекомендуется иметь в наличие белье на два с половиной оборота, чтобы точно избежать ситуации, когда нет возможности подготовить номер. Иначе его выводят из продажи, а отельер при этом теряет деньги.

Перечень небольших рекомендаций, на которые имеет смысл обратить внимание, чтобы не совершить ошибки при закупке:

1. Обязательно обратите внимание на рисунок на белье. Отельное белье сейчас чаще всего используют белое, с полоской или без. Полоска бывает горизонтальная, вертикальная, на 3 см или на 1 см. Кровать, где простынь без рисунка, наволочки в широкую полоску, пододеяльники - в узкую, а их направление не совпадает, - это, как минимум некрасиво. И не стоит в этом случае надеяться на невнимательность гостей или плохое освещение - внешний вид будет испорчен.

2. Обязательно необходимо перепроверять состояние изношенного белья. Часто бывают случаи, когда дыры по шву можно заштопать.

3. Используйте хорошую химию, насколько позволяет бюджет, чтобы заниматься пятновыводкой. Это позволит снизить процент порчи. Можно также сдать в химчистку, чтобы вывести тяжелые пятна.

4. Не покупайте очень дешевую ткань, лишь бы закрыть потребность. Ее качество может быть низким, что в скором времени приведет к тому, что закупку придется делать вновь.

Таким образом, мы рассмотрели, как быстро посчитать количество необходимых единиц белья с учетом смены. А далее можем формировать запрос, подогнать под бюджет, получить счет, оплатить и получить заказ. Задача закрыта, мы молодцы.

Принимаю заявки на проведение аудита и увеличение продаж в отеле.

Ставьте лайк, если статья была интересна.

Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые публикации о работе в отелях.

⚫ Мой тг канал с интересными кейсами о работе в отелях, менеджменте и туризме https://t.me/bychkova_o

⚫ Пишите в тг, если у вас есть вопросы по построению системы продаж в отеле @bychkova_ol

⚫ Мой канал vc.ru https://vc.ru/u/2444632-oteler-olga-bychkova