Как управлять портфелем проектов: приоритеты, ресурсы и риски
Как правильно распределять ресурсы, менеджерить риски и проводить приоритезацию. Делюсь моими знаниями о том, как держать портфель проектов в ��орядке.
Привет, меня зовут Алексей Лихацкий, я – CEO IT-компании AppEvent. Более 10 лет участвую в digital-проектах, прошел путь от штатного разработчика до владельца собственной компании. Фанат автоматизации и простого пользования услугами.
Не путаем проект и продукт. Обычно разные команды занимаются разными проектами. Зачастую проекты ведутся по отдельным юрлицам, имеют разные домены.
Расставим приоритеты
Все начинается с приоритетов. Они лежат на верхнем уровне и именно от них можно просчитать ресурсы и риски проекта. Они – его вектор.
Не будем углубляться с SWOT и SMART анализы. Поделюсь нашим способом приоритезации. В компании мы упростили процесс, сведя его к трем пунктам:
- Оценка наличия необходимых ресурсов;
- Сложность выполнения. При подсчете она вводится с отрицательным значением;
- Результат, который принесет выполнение задачи.
Все показатели рассчитываются в диапазоне от 1 до 10, после складываются. Такой метод приоритезации задач и целей ускоряет работу наших отделов. Его можно использовать и при расстановке задач в работе над проектом.
При приоритезации часто допускают однотипные ошибки:
- Время. Упустим ряд возможностей, если возьмем задачу с долгими временными рамками приоритетнее небольшой задачи с быстрым «выхлопом». Нужна работа с дедлайнами. Если их не прогнозировать при приоритезации, можно упустить часть возможностей. Поставили большую задачу первой и долго ее делаем. По итогу результат может быть неактуальным из-за большого промежутка выполнения;
- Результат. Связано с предыдущим пунктом. Поставили в первый приоритет много мелких задач с небольшой выгодой. По итогу отсрочили получение основного «выхлопа» от крупных заданий. Особенно важно учитывать этот фактор при IT- разработке. Можно выполнять небольшие задачи, о которых просят действующие клиенты. Однако для бизнеса они не будут иметь большого значения;
Чтобы избегать подобных ошибок в приоритезации сейчас в AppEvent внедряем метрику WSJF (бизнес-ценность, временная критичность, фактор риск-возможность).
- Порядок. Приоритезация, а следовательно и планирование, могут быть выстроены без учета логических связей между задачами. Мы не можем приступить к задаче А, пока не сделана задача В. При этом А попала в первый приоритет, а В в низкий. Хотим выкладывать кирпичи, а фундамента дома еще нет;
- Неэффективный расход ресурсов. В приоритезации не учли фактор сезонности/несезонности. Все ресурсы потратили в сезон, а на «голодное» время ничего не оставили. Или наоборот: сезон в разгаре, а у нас не осталось ресурсов, чтобы этим воспользоваться.
Распределим ресурсы
Ресурсы – почти всегда ограниченная мера для реализации проекта. Главный принцип, который я выбрал для себя «80% на 20%». На задачу не жалко ресурсов, если для ее выполнения нужно приложить 20% усилий, а профита от нее будет 80%.
Чтобы распределить ресурсы проекта правильно, нужно понять, сколько их у нас, провести аудит. Помимо этого нужно соотнести задачи и необходимые для их выполнения ресурсы.
Эффективность распределения ресурсов можно оценить разными инструментами.
- Показатель ROI (рентабельность инвестиций). Помогает оценить финансовую отдачу от вложенных ресурсов. Чем выше ROI, тем лучше;
- Затраты и бюджетирование. Постоянное сравнение затрат бизнеса и запланированного бюджета дает выявить отклонения в планах и излишнюю трату ресурсов;
- Метрика KPI (ключевые показатели эффективности). Если определить измеримый KPI для каждого проекта, отслеживать прогресс и эффективность ресурсов будет легче;
- Сроки выполнения. Оценка соблюдения дедлайнов в реализации показывает, насколько эффективно распределены временные ресурсы и как это влияет на общий успех портфеля проектов;
- Загрузка ресурсов. Анализ занятости основных ресурсов (человеческих, материальных и финансовых) помогает определить, не перегружены ли они, обеспечивается ли их оптимальное использование.
Пример плохого распределения ресурсов. Два человека работают над одной и той же задачей – сидят на звонках одного списка клиентов. Компания платит два оклада за одно и то же.
Учтем риски
Риски – это возможная преграда. Вы можете предвидеть их сразу, или они появятся неожиданно в процессе реализации. Изначально высокие риски влияют на бизнес-стратегию в целом.
Для управление рисками в проектах важен систематический подход. Ниже собрал ключевые инструменты.
- Мозговой штурм для выявления риска. Собрать команду для обсуждения и выявления всех возможных рисков еще на старте проекта. Привлекать анализ прошлых подобных проектов. Самый большой список рисков мы в компании накидывали с помощью методики от обратного. Допустите все ужасное, что может произойти: от горящего офиса до эпидемии чумы среди отдела разработки;
- Качественный анализ. Оценка рисков на основе их вероятности и воздействия. Риски ранжируются, среди них определяются приоритетные для дальнейшего анализа;
- Количественный анализ. Использование численных методов (например, анализ Монте-Карло) для оценки вероятности воздействия каждого риска на проект;
- Передача риска. Перекладывание рисков на третьи стороны. Тут поможет страхование и аутсорсинг с четко прописанным договором;
- Принятие риска и разработка детального плана действий на случай столкновения с ним. Определяем конкретные задачи, ответственных, сроки и ресурсы для выполнения мер. Если риски высоки, интегрируем меры в общее планирование проекта изначально.
В своей деятельности я оценивал риски и инциденты пользователей по системе МЧС. Критерии риска – температура и цвет. Выставляются в зависимости от степени влияния инцидента на систему.
Сделаем выводы
На своем пути управленца портфеля проектов я допускал много ошибок. Ставил в приоритет развитие продуктов, которые не приносят результат. Действовал без анализа рынка, неправильно оценивал объем задач и не всегда видел все возможные риски.
Но на ошибках я учился. Допускайте свои, набивайте шишки и не бойтесь принимать решения.