Тайм-менеджмент современного руководителя: сокращаем потери времени

В современном мире, где хаос, многозадачность и стресс стали обычными явлениями, управление вниманием становится не просто необходимым навыком, а серьезным условием успеха.

Представьте, что происходит, когда врач, делающий серьёзную операцию, увеличивает напряжение внимания всего лишь на пару минут. Цена такой ошибки может быть слишком высока — человеческая жизнь. Судья, ведущий критический процесс, должен уделять внимание каждому вопросу, иначе справедливость может быть нарушена. Пожарник, руководящий тушением жилого комплекса, должен принимать решения быстро и точно, не теряя внимания, чтобы спасти жизни и имущество. Военный, проводящий спецоперацию, обязан быть установленным, ведь на кону — безопасность людей и государства.

Однако проблема невнимания не ограничивается только человеческими профессиями. Если говорить о менеджерах, решающих управленческие задачи в условиях рассеянности, то можно сказать, что они берут драгоценное время, которое можно было бы использовать для центрального планирования, работают над необходимыми проектами и решают рабочие задачи, но вместо этого они проводят неэффективные условия, формулируют нечеткие поручения, корректируют планы, исправляют ошибки, разрешают конфликтные вопросы.

Но давайте разберемся, почему так происходит и какие основные факторы влияют на фокус внимания на действительно важных задачах.

Так, основные потери времени организации при рассеянной работе в основном происходят из-за следующих факторов:

Теперь давайте рассчитаем время

Общие потери времени:

Итого: 9,6 + 2,5 + 5 + 5 + 2,5 = 25,1 часа.

Вывод

Руководитель руководит примерно 25,1 часа в 40-часовую рабочую неделю из-за фрагментированной работы организации, что составляет более половины рабочего времени.

Но как удержать внимание на главном, когда окружающий мир требует постоянного переключения между задачами?

Мой ответ — визуальные коммуникации в MindManager. Этот инструмент позволяет структурировать информацию и управлять ею таким образом, чтобы не терять фокус на ключевых аспектах бизнеса. Интеллектуальные карты в MindManager помогают лучше понимать, анализировать и решать задачи, снижать риски и повышать производительность. При этом визуальные коммуникации обеспечивают более глубокое преобразование команды благодаря наглядному включению взаимосвязей и общей цели проекта. Каждый участник видит свой вклад в картину, заключающуюся в повышении мотивации и ответственности. Это позволит улучшить координацию, принятие решений и способствовать эффективной реализации бизнес-задачи.

При применении комплексного и комплексного вмешательства с использованием интеллектуальных карт руководитель может значительно сократить время потерь. Давайте попробуем найти подходящее улучшение для каждого из факторов:

Общие потери времени:

Итого: 0,83 + 0,5 + 1,25 + 2,5 + 1,25 = 6,33 часа.

Вывод

При применении целостного и комплексного подключения с использованием интеллектуальных карт руководитель прирост примерно 6,33 за 40-часовую рабочую неделю, что значительно меньше по сравнению с 25,1 часами при фрагментированной работе организации. Это позволяет повысить эффективность работы и сократить потери времени более чем в три раза.

Для примера представим ситуацию, при которой компания готовит к запуску новый продукт, в котором участвует несколько отделов: разработка, маркетинг, продажа и поддержка клиентов.

Фрагментированный подход с потерей фокуса

День 1:

Потери времени за день:

Целостный подход с использованием интеллект-карт в MindManager

День 1:

На встрече руководитель описывает цели, задачи и общие сроки.

После чего идут распределения по задачам, подзадачам по блокам «Разработка», «Маркетинг», «Продажа» и «Поддержка клиентов»

Затем достаем все задачи, ответственных и срочно с помощью панели управления MindManager.

В ходе координационного совещания, на основании:

а) обратная связь со стороны потенциальных пользователей, внесена новая проблема в разработке, требующая корректировки сроков и зависимостей, а также адаптация маркетинговых и коммерческих стратегий.

б) анализ конкурентных и внешних, обновленных задач маркетинга по продвижению новых каналов, с перераспределением ресурсов и изменениями в коммерческих предложениях.

c) технические разработки при поддержке экспертов, обновленные задачи по инициативе с переносом сроков, что вызвало необходимость оповещения всех отделов о возможных задержках и пересмотре запуска графика.

г) выявленных уязвимостей, в разработку добавлена подзадача по дополнительному тестированию, что привело к установлению сроков окончательной сборки и необходимости получения информации о маркетинге и продажах или переносе сроков.

e) в отчетах служб поддержки и обзоров пользователей возникла проблема по устранению серьезных ошибок, с приоритетами и обновлениями плана поддержки клиентов.

С помощью визуальной коммуникации в одной разведывательной карте по итогам координационных совещаний все запросы на изменения были оперативно отражены в общем проекте. Это позволит обеспечить быструю взаимосвязь, увидеть влияние изменений на время и ресурсы, а также согласовать обновленные задачи между отделами. Благодаря этому изменения были эффективно интегрированы в проект без участия задержек.

Потери времени за день:

Сравнение

Фрагментированный подход:

Целостный подход с использованием интеллект-карты:

Вывод

Использование целостного подключения с интеллектуальными картами позволяет сократить потери времени более чем в 4 раза (с 27,1 часа до 6,35 часа) за 40-часовую рабочую неделю. Это повышает эффективность работы, снижает вероятность ошибок и улучшает координацию между отделами, что приводит к более успешному запуску продукта и развитию бизнес-целей.

Хотите повысить эффективность своих проектов - переходите по ссылке тут

Если вы хотите научиться использовать эти инструменты и методы для решения ваших управленческих задач, я приглашаю вас на мой курс «Как решать управленческие задачи без помех и бюрократии». На курсе вы узнаете, как:

Этот курс — ваш шанс освоить навыки, которые помогут вам управлять вниманием, учитывать бюрократию и решать проблемы со значительными затратами времени и ресурсов. Запишитесь на курс уже сегодня https://clck.ru/3CEirn и начните использовать визуальные коммуникации в MindManager для достижения ваших целей!

Также я создал канал, в котором делюсь материалами по систематизации бизнеса, личными наработками и подробностями своей работы. Там уже есть ссылки на мои книги об интеллект-картах и несколько статей, буду рад видеть вас в подписчиках! Переходы по ссылке https://t.me/yerzhan_mindmanager