Что такое SWOT-анализ и чем он полезен в проектах
Многие наверняка слышали про такой инструмент, как SWOT-анализ, но мало, кто представляет, что это такое. А ещё меньше людей этим действительно пользовались. Давайте разберемся и поймем, чем этот инструмент может быть полезен в проектах.
1. Что такое SWOT-анализ
SWOT-анализ — метод стратегического планирования. Он представляет собой анализ четырёх групп факторов, которые влияют на компанию/проект. Аббревиатура SWOT образована от сокращения слов по заглавным буквам:
· S (strengths) — сильные стороны — преимущества, сильные стороны, уникальные характеристики.
· W (weaknesses) — слабые стороны — недостатки, слабые стороны, которые тормозят проект.
· O (opportunities) — возможности — то, что способно улучшить положение в проекте.
· T (threats) — угрозы — потенциальная опасность, из-за которой проект может пострадать.
SWOT-анализ состоит из двух этапов. На первом этапе заполняют таблицу, представленную на рисунке ниже.
Strengths и Weaknesses — внутренние факторы, на которые можно повлиять: состав команды проекта, распределение ролей, расстановка приоритетов. Opportunities и Threats — внешние факторы, никак от нас не зависящие: регуляторные факторы, предоставление информации и принятие решений Заказчиком.
На втором этапе, когда внешние и внутренние факторы для SWOT-анализа найдены, составляют матрицу решений. В ней прописывают, что нужно сделать, чтобы избежать потенциальных угроз или вывести проект из кризиса.
2. Кому и для чего нужен SWOT-анализ
Вот для чего в проектах можно использовать SWOT-анализ:
· осмыслить свои сильные стороны и сформировать свою уникальность для Заказчика;
· найти слабые места и понять, как от них избавиться — например, как улучшить процессы и избежать потенциальных проблем;
· оценить возможные угрозы и разработать план их предотвращения или минимизации;
· определить цели проекта на краткий или долгий срок;
· обнаружить направления, в которых в проекте есть потенциал для развития, и найти способы их освоить (доп.продажи Заказчику);
· выяснить, какие ресурсы понадобятся для успешной реализации проекта.
Что ещё можно анализировать с помощью SWOT?
Существует SWOT-анализ личности. Его проводят, чтобы выявить истинные ценности человека и составить для него план развития, найти недостатки, которые мешают развиваться, и избавиться от них.
Ещё есть SWOT-анализ профессии — его проводят, когда выбирают специальность или задумываются о карьерном росте. Благодаря методу можно понять, какая профессия вам подойдёт. Например, сможете ли вы в дальнейшем стать руководителем.
Да можно даже использовать инструмент для покупки квартиры или выбора фильма для совместного просмотра.
3. Виды SWOT-анализа компании
Различают два вида SWOT-анализа: экспресс и комплексный. Выбор между ними зависит от целей анализа, а также от времени, которое на него готовы выделить.
Комплексный анализ — глубокое исследование всех сторон бизнеса/проекта. Каждому найденному фактору анализа и решению присваивают баллы — в зависимости от их важности и влияния.
Экспресс-анализ — быстрый обзор основных характеристик. Баллы при этом способе анализа не присваивают. Он подходит, когда нужно быстро оценить ситуацию и принять решение, как действовать дальше.
4. Как провести SWOT-анализ
Пошагово разберём, как сделать экспресс-анализ.
Шаг 1. Strengths — поиск сильных сторон
Strengths — свойства продукта, команды, проекта, которые дают вам преимущества. Это может быть самый большой опыт на рынке, низкая стоимость, уникальные технологии, высокий SLA и тд.
Чтобы найти сильные стороны для SWOT-анализа, можно ответить на вопросы:
· Чем вы отличаетесь от других команд или конкурентов в лучшую сторону?
· Почему Заказчик выбрал именно вас (ваш продукт)?
· Какую обратную связь вы получаете от других Заказчиков?
· Какие компетенции и опыт есть у вашей команды?
· Какие особые технологии вы используете? Насколько хорошо у вас выстроены процессы?
· Благодаря чему вы можете расширять своё влияние в Заказчике?
Шаг 2. Weaknesses — поиск слабых сторон
Weaknesses — всё, что мешает успешному продвижению вашего проекта. Например, плохо организованные процессы тестирования, отсутствие работы с ожиданиями Заказчика, плохая проработка потенциальных рисков.
Чтобы найти слабые стороны для SWOT-анализа, можно ответить на вопросы:
· Какую негативную обратную связь вы получаете от Заказчиков?
· В чём ваша команда хуже, чем другие (у вас в компании или по сравнению с конкурентами)?
· Какие ошибки постоянно возникают в бизнес-процессах?
· Что мешает выполнять поставленные задачи?
Шаг 3. Opportunities — поиск возможностей
Это факторы, из которых можно извлечь выгоду, если принять правильные решения. Это могут быть политические, социальные, технологические факторы.
Например, уход зарубежных вендоров, обнаружение проблем у Заказчика, которые вы знаете как решать.
Шаг 4. Threats — поиск угроз
Threats — изменения среды, которые могут негативно повлиять на проект: появление новых членов команды со стороны Заказчика, выставление новых требований, новые регуляторные факторы.
Поиск угроз в SWOT-анализе устроен так же, как поиск возможностей: подумайте, что извне может негативно сказаться на проекте.
Шаг 5. Подготовка матрицы решений
Матрица решений в SWOT-анализе содержит действия, которые нужно предпринять для развития проекта. Чтобы заполнить матрицу, нужно сопоставить разные группы факторов. Получится четыре варианта комбинаций.
S + O — какие сильные стороны помогут реализовать возможности.
W + O — как слабые стороны могут помешать воспользоваться возможностями. На этом пересечении нужно найти решения, которые исправят недостатки и позволят реализовать возможности.
S + T — как сильные стороны помогут защититься от угроз.
W + T — какие слабые стороны повышают вероятность, что угрозы навредят проекту.
После соотнесения всех сильных и слабых сторон, возможностей и угроз формируют список конкретных решений: что можно сделать, чтобы успешно реализовать проект или не допустить провала в будущем. Решениям, найденным в результате анализа, присваивают приоритеты — и последовательно внедряют их.
5. SWOT-анализ — сильные и слабые стороны
В своём канале о саморазвитии пишу о проектном управлении, о том, как работает наш мозг, о психологии, о том, как бороться с прокрастинацией, как работать с информацией и повышать свою продуктивность.