Пошаговая инструкция по удаленному исполнению контрактов в Госзаказе в 2024 году
Многие новички в сфере закупок стараются избегать удаленного исполнения контрактов, справедливо опасаясь необходимости поездок за сотни километров для решения вопросов с заказчиками.
На сегодняшний день этот вопрос решается намного проще и дешевле, чем это было еще несколько лет назад, благодаря курьерам и логистическим компаниям, которые могут доставить ваш товар из любой точки, а электронный документооборот позволяет быстро подписывать документы.
Новичкам в сфере госзаказа это может здорово помочь и облегчить жизнь, но важно внимательно относиться ко всем этапам логистики, чтобы избежать ошибок и неприятных последствий.
Итак, поехали по пунктам:
1. 🚚 Доставка товара до заказчика
1.1 🔍 Определите параметры доставки:
- Узнайте у продавца вес и габариты груза (ширина, длина, глубина, высота, объем).
- Если продавец не знает эти данные, посмотрите в паспорте товара.
1.2 💰 Рассчитайте стоимость доставки:
- Проверьте, предлагает ли продавец услугу доставки и устраивает ли вас цена. Если да, договоритесь о сроках доставки и оплатите товар.
- Если продавец не предоставляет услугу доставки или цена вас не устраивает, найдите альтернативные логистические компании.
- Сообщите логистической компании «Точку А» (место отправки товара), «Точку Б» (место назначения), вес и габариты груза и запросите стоимость доставки.
2. 📄 Оформление и отправка закрывающих документов
2.1 🏦 Формирование документов:
- Для поставки товаров вам понадобятся счет и УПД (универсальный передаточный акт).
- Сформируйте документы в банке, где у вас открыт расчетный счет.
- Распечатайте документы в двух экземплярах, подпишите и поставьте печати.
2.2 📮 Отправка документов:
- Вариант 1: Отправка оригиналов документов курьером. Отправляйте документы до того, как товар достигнет заказчика, чтобы избежать задержек в платежах.
- Вариант 2: Использование электронного документооборота (ЭДО), если это указано в контракте.
2.3 💻 Электронный документооборот (ЭДО):
- Сканируйте подписанные документы.
- Загрузите их на площадку, используя контакт/оферту.
- Подпишите документы с помощью электронной подписи и отправьте заказчику.
⚠ Важно: Неправильно оформленные документы могут привести к задержке в получении оплаты.
3. 🚛 Работа с курьерами и логистическими компаниями
3.1 🌟 Выбор партнера по доставке:
- Рассматривайте не только цену, но и другие факторы: сроки, отзывы, историю компании и долгосрочные отношения.
- Используйте проверенные сервисы и платформы для поиска курьеров и логистических компаний.
3.2 🔍 Проверка контрагента:
- Проверяйте опыт, отзывы и репутацию компании, чтобы избежать мошенничества.
- Проверяйте количество судебных процессов, в которых участвовала компания.
⚠ Важно: Навык проверки контрагентов чрезвычайно важен для избежания проблем в будущем.
4. 📦 Приемка товара
4.1 ✅ Соответствие товара:
- Убедитесь, что товар соответствует ожиданиям заказчика на 100%.
- Перед отправкой можно уточнить ожидания заказчика, отправить фото или видео товара, или один пробный экземпляр.
4.2 📜 Сопроводительная документация:
- Отправляйте все документы на товар, такие как паспорт или сертификат соответствия, либо вместе с товаром, либо раньше.
4.3 🖋 Доставка курьером или экспедитором:
- Убедитесь, что курьер или экспедитор получает и хранит расписки в получении товара от заказчика для документального подтверждения доставки.
⚠ Важно: Неправильная поставка или несоответствие товара могут привести к расторжению контракта и штрафам.
5. 🛠 Контроль всех этапов исполнения контракта
5.1 📅 Оповещение заказчика:
- Предупреждайте заказчика о дате прихода товара.
- Оформляйте пропуск на территорию заранее, если это необходимо.
5.2 📍 Мониторинг доставки:
- Постоянно следите за статусом доставки, где находится товар и когда он прибудет.
🔚 Заключение:
Удаленное исполнение контрактов по Госзаказу вполне осуществимо и даже здорово облегчает жизнь, но требует тщательной организации и управления логистикой.
Правильная работа с курьерами и логистическими компаниями, своевременная отправка документов, позволяют вовремя исполнить контракт и удовлетворить все ожидания заказчика. Ошибки же могут привести к потере денег и включению в реестр недобросовестных поставщиков, поэтому важно на всех этапах не допускать ошибок.
Будьте внимательны!
Если вы хотите быть в курсе последних тенденций и получать еще больше практических советов и полезных инструментов по работе с госзаказами, подписывайтесь на наш телеграмм-канал "ТЕНДЕРНЫЙ ДНЕВНИК".