​8 причин внедрить регламенты в бизнес сегодня

Мне 33. У меня четыре офлайн-бизнеса. Пятьдесят пять человек общий штат. И да, у меня в бизнесе полный порядок.

Эта статья родилась, потому что я вижу повсеместную недооценку важности регламентов в развитии малого бизнеса. Люди тратят сотни часов и денег на маркетинг, продажи, станки или внутренний менеджмент, но создать инструкцию, как правило, нет времени.

Сейчас, исходя из своего опыта, я сделал вывод: развитие бизнеса без сохранения опыта в инструкциях похоже на бег на месте с препятствиями. И не важно, это компания из двух человек или сетевой бизнес с сотнями сотрудников. Опыт и правила должны быть описаны, и вот почему:

Каждый день мне приходится повторять то, что уже было сказано ранее. Он или забыл, или не понял, или это новый сотрудник. Одни и те же вопросы систематически разбавляли мой график важных дел. Часть дня была похожа на окно справок: «Дать скидку или нет?», «Можно уйти пораньше?», «Клиент ругается, что делать?»

Еще одна важная проблема — никто не знал четко, кто за что отвечает. Как бы понимается примерно, что делает менеджер, что делает бухгалтер, но когда встает вопрос, где нужно пошевелить задницей, сразу слышно: «Это не моя работа», «Мне за это не платят», «Меня этому не учили», «У меня нет времени» и т. д.

Сколько времени мы тратим на то, чтобы каждому сотруднику показать компанию, познакомить с продуктами, показать процессы? Много. Это при том, что часть дня проведена в консультации и распределении задач. Обучая в голосовой форме, мы тратим человеческий ресурс, как правило, мой или руководителя. Делаем это голосом — страдает качество. При этом мы что-то забываем или делаем недостаточно глубоко. А если человек увольняется — знания, конечно, забирает с собой, и мы повторяем процедуру «жертвоприношения».

Каждый сотрудник, работая на должности, сталкивается с множеством ситуаций, задач. Самостоятельно находит решения. Где-то бывает хороший результат, где-то не очень. Любой опыт нужно описывать и передавать, чтобы не наступать на грабли повторно другим сотрудникам, и делиться лучшими решениями и инструментами.

Если вы в компании настроите письменные коммуникации — решится множество споров: кто что сказал, что имел ввиду, где отправлял и куда, что должно быть в заявке или сделке, кто обрабатывает ту или иную частицу. Любое сообщение или частица должны быть описаны, и для них выделен канал передачи. Например: общение в «Телеграм», задачи только в «Трелло», заявки только в CRM, замечания и предложения только в книге отзывов. Это важно, чтобы можно было к этому обратиться и проверить, что было и в каком виде

Сколько сотрудников знают ценности и принципы компании? А осведомлены ли об истории, конкурентах, сильных сторонах? Может, есть правила общения, внешнего вида, отношения к общим задачам или распорядку отмечания дня рождения в офисе? Создавая правила поведения в компании и ознакомляя сотрудников с брендом, вы вовлекаете их в культуру и делаете своими единомышленниками.

Когда необходимо отвечать на тысячи вопросов, обучать новичков, решать задачи сотрудников, которые не знают, к кому обратиться, — заняться задачами развития и стратегии просто нет времени. Создавая регламенты, вы частично или полностью сможете выйти из операционки и спокойно заняться развитием бизнеса

Сколько раз вы слышали возражения: «Меня этому не учили», «У нас так всегда было», «Я не знал, сделал как умел», «Вы попросили — я сделал»? Как наказать сотрудника, когда и вправду дело говорит? Внедряя регламенты и правила работы, вы не только учите технологиям и процессам, но и создаете среду, в которой существуют правила, защищающие компанию от безответственности: «Не умеешь — не делай», «Взялся — отвечаешь ты», «Не успеваешь — не обещай», «Есть сложности — сообщи сразу». Кажется, все просто и понятно, но когда это не прописано — ничего не работает, и компания постоянно оплачивает брак и издержки

На самом деле процесс создания регламентов, он постоянный. Всегда что-то меняется и происходит. Но хочу вам донести главную мысль: даже один внедренный документ в бизнес — уже большое дело. Он будет ежедневно добавлять минуты или часы к вашему свободному времени, которое вы сэкономите на обучении, объяснении, разбирательствах. А ваше время — это деньги. Выходит, каждый регламент — это актив компании.

Если вы, так же как и я в свое время, загорелись внедрением регламентов - хочу посоветовать практический онлайн-курс в "Школе регламентов" который сам прошёл. Их существует множество, но этот мне понравился именно этот по контенту, продолжительности (4 часа) и цене. В нем на примерах из реального бизнеса я узнал о типах и видах документов, с чего стоит начать написание, к чему двигаться, как хранить документы и внедрять в компанию; как контролировать выполнение и выйти из операционки.

Всем желаю процветания и порядка в бизнесе!