Когда ресурсов на все не хватает: 5 сигналов, что бизнесу пора внедрять аутсорсинг
Расскажем, как понять, что настало время привлекать специалистов со стороны, и поделимся примерами из практики.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, кадровому делопроизводству и бухгалтерскому учету. В статье расскажем, какие сигналы говорят о том, что пора передать дела специалистам провайдера, — на примере нашего кейса с крупной компанией, занимающейся импортом и дистрибуцией алкогольной продукции. Мы оказывали поддержку бухгалтерии и финансовой команде клиента во время перехода на «1С:ERP Управление предприятием».
Быстрый рост компании и внедрение новых систем
Аутсорсинг, полный или частичный, помогает подстраиваться под изменения и рационально использовать ресурсы.
- При масштабировании небольшой компании или стартапа вам может быть «много» целого специалиста на полный день. Собрать же высококлассную команду из 0,3 кадровика и 0,2 расчетчика сложно. А вот аутсорсинг хорошо решает такую задачу. Таким образом вы можете наращивать объем услуг аутсорсера одновременно с масштабированием бизнеса. В обратную сторону это тоже работает.
- Крупным и средним компаниям может пригодиться помощь провайдера при внедрении систем для учетных процессов — например, при переходе с SAP на 1С:ERP или при внедрении новой конфигурации.
Опыт UCMS Group
Наш клиент, крупная компания, занимающаяся импортом и дистрибуцией алкогольной продукции, столкнулся со сложностями при переходе с «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» на «1С:ERP Управление предприятием». При переносе данных возникла разница в бухгалтерской и налоговой отчетности. Это могло привести к значительным финансовым расхождениям и проблемам с проверяющими органами.
Чтобы не нагружать штатных сотрудников, клиент решил на три месяца привлечь аутсорсинговую компанию. Мы обсудили задачу и начали работать в кратчайшие сроки — за 2 недели.
Нестандартные задачи
Например, компания решила внедрить личный кабинет с КЭДО. При этом придется внести изменения в локальные нормативные акты (ЛНА). Это может вызвать затруднения, особенно если раньше вы с этим не сталкивались.
Поэтому можно обратиться к специалистам, которые уже решали подобные задачи, и делегировать им внесение изменений в ЛНА. Они смогут быстро помочь или исправить ошибки, которые появились при попытках самостоятельного решения этих задач.
Опыт UCMS Group
При смене системы ошибки неизбежны, потому что нет волшебной кнопки, которая просто перенесет всю базу данных. Например, в нашем случае некорректно перенеслись некоторые номера счетов-фактур — в 1С:ERP им автоматически были присвоены другие номера.
Одновременно с переходом на 1С:ERP компания меняла и некоторые методы учета. Например, раньше списание происходило по средней стоимости, а теперь клиент решил использовать метод FIFO — и отчетность перестала сходиться.
Мы помогли клиенту найти источники ошибок, провести сверку и вовремя исправить их.
Высокая загрузка персонала
Если персонал не справляется с процессами — например, нередок срыв дедлайнов или даже увольнения из-за переработок, — пора усилить штат аутсорсинг-специалистами. При этом не обязательно передавать все задачи: можно начать с небольшого блока — например, авансовых отчетов и казначейства. Это поможет частично разгрузить сотрудников и избежать срыва сроков.
Опыт UCMS Group
Исправлять ошибки, возникшие при переходе на 1С:ERP, нужно было как можно быстрее. Штатные сотрудники точно бы не справились — наступал конец квартала, работники были загружены, предстояла сдача полугодовой отчетности. Поэтому клиент решил обратиться в аутсорсинговую компанию и выбрал нас.
Сокращение костов
Допустим, компания больше не может позволить себе штатного бухгалтера из-за финансовых трудностей. Но выполнять его задачи кто-то должен. Аутсорсинг позволяет «нанять» специалиста на 0,5 или даже 0,3 FTE. Компания заключает с провайдером договор, в котором прописаны функции и условия работы и стоимость услуг.
Опыт UCMS Group
Изначально мы заключили договор с клиентом на три месяца — этого хватило бы для выявления и исправления ошибок. Но задач становилось больше, и контракт неоднократно продлевался. Сейчас над проектом работают два наших специалиста — по 0,5 FTE каждый. При этом если клиент поймет, что больше не нуждается в наших услугах, мы просто не будем продлевать контракт и передадим задачи штатным специалистам.
Неэффективность процессов
Бывает, что у сотрудников компании недостаточно опыта для выстраивания оптимальных бизнес-процессов — например, расчета заработной платы. Это приводит к недовольству работников и напряженной атмосфере в компании.
Когда процессы работают неэффективно, поможет провайдер. У UCMS Group расчет заработной платы на любом предприятии отточен до мелочей, и нам можно доверить самые сложные задачи — например, отчетность для госорганов или расчет зарплат для топ-менеджеров.
Что в итоге
Аутсорсинг подходит в первую очередь бизнесу, у которого грядут изменения. Пока компания к ним адаптируется, специалисты могут подхватить рутинные процессы и освободить время штатных сотрудников. Но в целом он будет полезен для любой компании, так как позволяет гибко управлять рутинными процессами.
Бизнес воспринимает аутсорсинг как необратимый процесс: если отдать учетные процессы на сторону, то больше никогда не получится забрать их обратно. Но на самом деле, аутсорсинг — это гибкое решение.
В комментариях напишите, был ли у вас опыт работы с аутсорсерами и как бы вы его оценили?
Не знаете, с чего начать? Приходите — оценим ваши процессы и расскажем, что можно отдать на сторону.