Как мы цифровизируем курьерскую службу

У нас в компании довольно долго отдел закупок работал по-старинке. Заявки для курьеров на бумажках, работа с поставщиками ведется в Excel и никакого планирования.

А недавно ряд внутренний происшествий заставил двигаться в сторону увеличения эффективности. Все поняли, что жить так как жили раньше больше не получится. Пришлось выбирать между улучшением и гибелью.

Начали с очевидного и наболевшего - работа курьеров. У них есть три основные проблемы:

Меня зовут Руденко Вячеслав, я являюсь руководителем развития производства. В этой статье я расскажу как мы цифровизовали работу внутренней курьерской службы нашего предприятия. Мне нравится моя работа и я люблю рассказывать о приключениях с проектами, с которыми имею дело в своем телеграм канале: https://t.me/RudenkoStrategy

Когда кому-то в компании нужно что-то доставить, они заполняют бумажку и относят в специальных курьерский уголок. Курьеры, когда в офисе, берут эту бумажку и едут исполнять. У такой заявки нет статуса и планируемых сроков исполнения. Если есть вопросы к автору заявки, курьер решает их через руководителя.

Таким образом, автор заявки не знает, когда задача будет сделана. Мало того, даже руководитель курьера не знает, чем он занимается и где бывает. Да, он может спросить и узнать, но ему есть чем еще заниматься. Поэтому отсутствует аналитика по количеству выполненных заявок, средней дальности поездок и тд.

Но самая большая боль курьеров - срочные заявки. Бывает, что кому-то потребовалось что-то срочно доставить. Прямо день в день. Желательно сейчас. И в таком случае начинается суета, этот сотрудник приходит к руководителю, они пытаются что-то двигать и перепланировать. Это приводит к сбоям в графиках и полному хаосу.

Первым этапом я собрал руководителя отдела закупок и курьера и провел с ними беседу. Моя цель была сформировать требования с их стороны и затем описать это в понятное ТЗ.

Да, обычно это куча работы, но у меня здесь есть свои лайфхаки. Перед общением я провел небольшой анализ вообще существующих решений, которые теоретически могут подойти. Это позволило мне быть в теме и задавать вопросы, которые бы возникли в процессе разработки решений.

Всю беседу я записал на диктофон, а потом обработал с помощью нескольких нейросетей. Первоначальное ТЗ формировала нейросеть, я его в конце только отсмотрел и отредачил, добавив свои требования к системе.

Для расшифровки аудио в текст использовал https://speechlogger.appspot.com/ru/

Для дальнейшей обработки, выделения требований, исправления ошибок и структурирования использовал GigaChat.

С грамотным ТЗ можно подбирать решение. Следующий шаг: собрать как можно больше действующих решений в таблицу и провести анализ их релевантности по требованиям.

Получилась вот такая таблица

Каждому требованию назначил ценность от 1 до 2, где 1 - не важно, но будет приятно, а 2 - важно и нужно. Количество баллов просуммировал и выделил самые подходящие по функционалу. Ими оказались: YouGile / Weeek, Мобифорс / Планадо.

YouGile и Weeek - это канбан доски. Никакого отношения к курьерской доставке не имеют, но оказались чрезвычайно удобны для организации их работы в связи со своей гибкостью настройки и высокой функциональностью.

Мобифорс и Планадо - сервисы для организации работы выездных мастеров. Да, для доставки тоже подходит, но все таки предназначены для решения Большего количества задач.

Сервисы, такие как умная логистика или Maxoptra, предназначенные именно для автоматизации работы курьеров, оказались не совсем подходящими для нас по нескольким причинам:

Я остановился на двух вариантах решения: YouGile и Мобифорс. Дальше мы стали глубже копать в сервисы, представлять как это будет реализовано у нас с учетом имеющегося функционала и наших бизнес процессов.

Надо добавить, что мы поняли про Мобифорс и YouGile важную вещь - нас не устраивает порядок составления заявок в этих сервисах. У нас основное требование к подаче заявок - чтобы любой сотрудник мог без проблем оставить заявку, отследить её статус и чтобы все это было конфиденциально (чтобы у не сотрудников не было доступа к этому).

Заводить под всех сотрудников Мобифорс или YouGile при том, что они им будут пользоваться раз в месяц - плохая затея. А открыть доступ к доске в YouGile всем прохожим - это прощай конфиденциальность.

Для решения этой проблемы мы решили делать отдельный сервис подачи заявок и отслеживания статуса в формате веб-сервиса. Интегрироваться с курьерским сервисом он будет по API, а авторизация по имеющимся учеткам сотрудников. Пользовательский функционал простой:

- Авторизация

- Возможность создания и редактирования заявки курьерам по заданной форме

- Возможность отслеживания своих заявок на доставку

Плюсы Мобифорс:

+ Умеет прокладывать маршрут к адресу в картах

+ Возможность календарного планирования

+ Возможность отслеживать статус заявки, местоположение курьера и принимать фотоотчеты от курьеров

Минусы Мобифорс:

- Нет возможности обсудить заявку с другими курьерами или автором внутри сервиса

- Требует разработки внутреннего веб-сервиса для сотрудников для создания заявок и отслеживания статуса

Стоимость:

899 руб. в месяц за 1 сотрудника

4 (3 курьера + 1 руководитель) х 12 месяцев = 43 152 руб. в год

Плюсы YouGile:

+ Возможность календарного планирования

+ Курьеры могут обсудить, кто возьмет заявку в комментариях к карточке

Минусы YouGile:

- Не очень удобно вписывать всю информацию по заявке в описание к карточке

- Требует разработки внутреннего веб-сервиса для сотрудников для создания заявок и отслеживания статуса

Стоимость:

Бесплатно, так как входит в бесплатный тариф до 10 пользователей

Вывод: оба сервиса похожи по возможностям для решения поставленных задач. Оба требуют доработки в виде внутреннего веб-сервиса для создания задач и отслеживания их статусов (в обоих случаях одно и то же, будем делать своими силами). Сильно различаются по интерфейсу, а также имеют мелкие функциональные различия.

Что в итоге. Вся описанная мною выше информация была передана мной в формате презентации руководителю отдела закупок для дальнейшего принятия решения. Они посмотрели, им презентация понравилась, они посовещались и решили оставить право выбора сервиса за мной))

Лично я остановился на YouGile, потому что считаю его более функциональным и привычным для себя, так как активно пользуюсь канбан-досками уже лет 5-7. А значит внедрять будет проще.