Zoom-встречи и мероприятия для сотрудников: 5 советов

За время пандемии мы переобулись в воздухе и из офлайн мероприятий и проектов перешли в онлайн.

За весну и лето мы в VOZDUKH Center сделали для бизнеса zoom-путешествия в другие страны, иммерсивные спектакли, тимбилдинги и мастер-классы на развитие гибких навыков. Получилось выработать ряд правил, чтобы встречи были эффективны, полезны и атмосферны.

Обычно сотрудники сидят статично перед ноутбуком. Работает голова, мимика, артикуляция.

Можно предложить людям помахать в камеру, показать рукой свое состояние сейчас (где 1 - ну так, где 5 - воодушевлен и готов к работе).

Даже такие простые предложения могут привести к тому, что во время часовой встречи сотрудники в какой-то момент готовы будут встать, потянуться, сделать небольшую зарядку. Здесь важно их поддержать, возможно, показать несколько движений. Повторять легче и спокойней =)

В Zoom можно сделать демонстрацию звука компьютера. Можно позволить себе включить фоновую музыку. Пока все собираются, в перерывах, пока все ждут. Возможно, во время встречи. Это может быть так тихо, что почти незаметно. Но это все равно будет влиять на атмосферу. Во время zoom-полетов мы встречаем людям в “кабине самолета”, фоном идет музыка наложенная на тихий шум самолета.

Атмосферу помимо музыки может поддержать одежда, виртуальный фон (еще одна опция zoom, позволяющая ставить любую картинку на фон участника в кадре, предмет цвета бренда компании и тп.

В офлайн контакте мы пересекаемся не только как сотрудники, рассказываем о жизни, пьем вместе кофе, делаем комплимент новой прическе.

Онлайн-встречи часто с места в карьер начинаются с рабочих вопросов.

5 минут на “как дела” помогут как минимум перестроиться и выдохнуть после предыдущих 5 zoom-встреч или задачи, которую выполняли сотрудники еще минуту назад. Плюс это дает ощущение близости, контакта, информированности.

Можно разделить людей по сессионным залам по несколько человек, попросить их ответить на 1-2 вопроса и вернуться через несколько минут в общую zoom-комнату. Часто людям некомфортно говорить/делиться сразу на большую группу. 2-3 человека - самое то. Все будут услышаны, поддержаны. Меньше неловкости.

В онлайн-встречу или мероприятие хорошо добавлять активности, которые участник может в реальном режиме времени реализовать.

В крупных проектах мы высылаем каждому участнику welcome pack, пакет с материалами и инструкцией. Во время мероприятия можно достать определенный предмет и вместе со спикером поработать над ним. Будь то экофорум и посадка семян или мейкап-фест и косметика для лица.

Для рабочих встреч можно попросить сотрудников заранее подготовить простые материалы, имеющиеся в каждом доме. Чистый лист для оригами, лед из морозилки для отсчета времени и тп.

Главное - правильно вписать активность. Чтобы она была логической частью встречи/мероприятия. А не деструктивная сложная задача, отвлекающая от целей.

На любой офлайн-встрече есть человек, который координирует процесс, следит за временем. В онлайн-формате этот человек должен быть особо чутким, так как непросто понять динамику группы или распознать эмоцию человека по пиксельному изображению камеры плохого ноутбука. Людей может отвлекать ссылка в браузере, бегающий ребенок, запах готовящегося обеда.

Недавно проводили вечеринку-рефлексию по итогам прохождения студентами практики в одной компании. Первоначально запрос звучал как яркое, радостное событие в блестках и стразах, чтобы все танцевали и радовались. Во время реализации выяснилось, что участники устали после предыдущих событий дня, хотят тишины и спокойствия. В итоге мероприятие сразу стало ламповым концертом музыканта с обсуждение опыта, разговорами и теплыми напитками.

Важно чаще говорить с людьми. Давать им возможность высказаться разными способами. Это может быть чат и простое голосование (1 - кто за, 2 - кто против), подготовленный заранее zoom-опрос со всплывающими кнопками или мотание головой перед камерой.

Изоляция показала эффективность и возможность использование онлайн-форматов для работы. Но чтобы не терять концентрацию, не уставать от монитора, важно формировать zoom-этику, онлайн-гигиену и прокачивать пользовательские навыки работы с техникой. Про это будет позже =)