Кайдзен в мире бухгалтерии

Как известно, философия «кайдзен» отсылает всё, к чему она применяется, в сторону оптимизации и повышению эффективности.

Любой бизнес состоит из множества бизнес процессов, и определенную часть этих процессов принято отдавать на аутсорс. Где-то это правило хорошего тона, где-то мода, а где кайдзен.

То есть, именно с точки зрения модели аутсорсинга, бизнес получает необходимую ценность, чтобы быть оптимизированным и эффективным.

Работая 6 лет руководителем бухгалтерской аутсорсинговой компании, я понял, что, не зная некоторых нюансов начинки пирога, трудно ориентироваться только на вишенку, которой обычно является цена за услуги.

Итак, начнем.

Об этом стоит спрашивать напрямую: «Прошу прощения, сколько у вас в компании работает сотрудников? Могу ли я взглянуть на официальные сертификаты всех ваших бухгалтеров?». Важно, чтобы вам предоставили не обычные бумажки из разряда «Моника Сидорова успешно прослушала 35 часов курса 'Как успешно слушать курсы'», а реальные сертификаты на основе тестов и экзаменов. Обратите внимание, на кого они выписаны: если в компании работает 6 человек, но учатся при этом только 3, можно сделать вывод, что другие сотрудники не столь успешны в профессии. Часто в аутсорс берут ребят с техникума, и они просто не смогут отвечать реальным требованиям заказчика.

Обычно: руководитель и 1, 2 человека — титулованные бухгалтеры, а их помощники просто выполняют рутинные задачи без мотивации к росту за маленькую зарплату. Как результат, уровень работы средний или низкий.

Как правильно: каждый сотрудник, от бухгалтера на первичке и до главного специалиста, имеет минимум 1-2 сертификата. А топовые профессионалы каждый год переподтверждают свои навыки. Как результат, такая команда более компетентна и всегда растет вместе с требованиями заказчика.

Если внутри компании нет системы контроля ведения учета, как можно доверить ей свой бизнес? Не стесняйтесь узнавать: «Как вы понимаете, что ведете учет на высоком уровне?». Обычный ответ выглядит вот так: «Нас проверяет налоговая: нет штрафов, значит, нет проблем» — но это не тот ответ, который вам нужен. У всех топовых аутсорсинговых компаний должна быть система внутреннего аудита, о которой не стыдно рассказать. Кто-то придумывает специальные обработки для контроля за своим учетом, кто-то привлекает аудит со стороны.

Обычно: никакого внутреннего контроля нет. Компания-аутсорсер и ее клиенты жду нагоняя от ФНС, надеясь, что «мы же маленькие, нас никто трогать не будет». Как результат, большие риски ведения бизнеса, низкий уровень ответственности.

Как правильно: минимум 2 раза в год привлекаются сторонние аудиторы к контролю за бухгалтерией своих клиентов. Как результат, действительно высокое качество учета. Гарантия на работы по договору.

Согласитесь, в век цифровых технологий отказ от использования облачных решений и других полезных сервисов лишает компанию перспектив развития. А всем нам нужен сильный и подкованный в ИТ подрядчик. Более того, передовые бухгалтерские фирмы могут даже иметь личное мобильное приложение. Главное правило быстрой работы в информационных системах — работа по принципу одного окна. Иметь отдельные программы для учета, для сдачи отчетности и для проверки контрагентов — уже моветон: обязательно оценивайте будущего аутсорера с точки зрения использования оптимальных и передовых технологий.

Обычно: не понятно, в какой программе ведется учет вашего бизнеса, либо нет доступа к базе данных. Нет мобильного приложения. Сотрудники аутсорсера с небольшой компьютерной грамотностью. Как результат, шаг вправо, шаг влево, сложности с доступом и анализом информации.

Как правильно: облачная 1С и все возможные подключенные сервис внутри. Наличие мобильного приложения, возможность общения через мессенджеры, смелость сотрудников научиться работать с любым другим программным продуктом для нужд клиента.

Здорово, когда знаешь, за что платишь. Принцип открытости — основополагающий в наши дни, что подтверждается подробными отчетами о работе с заказчиком. Есть резон узнать, как исполнитель показывает свою работу в документах, и как точно он считает стоимость своих услуг.

Обычно: клиенту выписываются акты, где просто написано «Бухгалтерские услуги» и «отчет такой-то». Как результат, компания повышает цены на услуги по наитию.

Как правильно: у исполнителя есть механизм оценки работы с заказчиком на основе сбора данных, где четко видно, какой сотрудник, что сделал для клиента в минувшем месяце, предоставляется журнал работ. Также есть контроль работы по времени, когда по каждому клиенту можно сформировать отчет и предоставить его в разрезе задач.

Топ серьезных недоработок в договоре, которые могут обернуться против клиента: подрядчик имеет право не отдавать базу 1С, подрядчик не несет ответственность за пени и штрафы со стороны ФНС, подрядчик не дает гарантию на работу после ее исполнения. Договор читайте вдумчиво и раза так два.

Обычно: исполнитель в первую очередь страхует себя, если что-то пойдет не так. Как результат, услуги у таких компаний дешевле, а восстановление учета потом дороже.

Как правильно: исполнитель и заказчик примерно 50 на 50 имеют равные права и обязанности. Где главная обязанность клиента вовремя предоставлять всю информацию по своему бизнесу и платить за услуги аутсорсеру, а аутсорсер полностью страхует своего клиента от некачественной работы.