Не с чистого листа: как подготовить ИТ-системы к реорганизации бизнеса

Руководитель корпоративных практик ALP Group Александр Казеннов объясняет, как процессы слияния или присоединения бизнеса выглядят с точки зрения учетных систем компаний.

<a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Fwww.freepik.com%2Fauthor%2Fiuriimotov&postId=1609121" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">iuriimotov</a>, Freepik
iuriimotov, Freepik

Любая форма реорганизации бизнеса так или иначе затрагивает ИТ-направление. Если речь идет о крупных корпорациях и холдингах, то на полноценную подготовку ИТ-систем к трансформации бизнеса стоит закладывать около года. На практике такое долгосрочное планирование случается не всегда, и разработчикам приходится мигрировать данные в авральном режиме. Чтобы не допустить такой ситуации, важно предусмотреть все детали, «заготовить лыжи с лета» и проработать четкую стратегию унификации учета.

Что нужно учесть и какие действия заложить в план ИТ-реорганизации бизнеса?

Аудит ИТ-систем

В первую очередь, необходимо понять, какие информационные системы есть в исходной компании, какие — в покупающей ее или присоединяемой к ней, а главное — как эти системы коррелируют между собой. Специалисты должны оценить, какие ИТ-продукты лучше оставить в новой компании, получившейся в результате реорганизации, и стоит ли в будущем внедрять третий софт, который объединит цифровые решения обеих компаний.

Миграция данных

В новообразованное юридическое лицо нужно передать активы и пассивы, взаиморасчеты и дебиторские задолженности, клиентскую базу и базу контрагентов, справочные данные, а также историческую информацию по учету. В частности, вместе с клиентской базой в новое юрлицо должна перейти история по каждому клиенту для определения его надежности как плательщика. Если в старой системе подобный анализ не велся, его можно создать в новой базе данных, и уже в ней выделить ненадежных контрагентов.

Настройка обмена

При поглощении бизнеса первый шаг миграции данных — это ИТ-интеграция. Интеграционные процессы позволяют максимально быстро и безболезненно включить новый бизнес в уже имеющийся. Если в одном из юридических лиц уже есть целевой софт, то на первом этапе настраивается быстрая переброска данных из старого контура в новый. Уже затем, по мере внедрения в покупаемую компанию продуктов из большой компании-покупателя, имеет смысл выполнять полноценный проект перехода с одного софта на другой. После проведения всех необходимых доработок и обучения пользователей работе в новой системе, старая система отключается полностью.

Управление данными

Очень важно при решении задач интеграции решить вопрос доверия к данным. Другими словами, не просто решить интеграционную задачу как задачу инженера (передать данные из системы А в систему В быстро и так, чтобы ничего не «рухнуло»), но и задаться вопросом: «А правильно ли у меня эта система построена и доверяю ли я этим данным, верно ли они конструируются?» Выстраивая и нормализуя интеграционные потоки данных, важно думать об управлении данными комплексно.

Внедрение нового софта

Настройка обмена и реализация доработок имеют смысл в том случае, если в одном из юридических лиц уже есть целевой софт, который удовлетворит новый бизнес. Если же такого ПО нет, то реорганизация потребует классического процесса внедрения со всеми соответствующими этапами, начиная с предпроектного исследования — какие решения нам нужны, какие потребности по учету есть у нового юрлица и что предлагает рынок.

Настройка динамических соединений

Еще на этапе предпроектного исследования важно ответить на вопрос, какие именно данные из старых учетных систем потребуются новому бизнесу. Одно дело, если стоит задача просто перенести в систему справочные данные по количеству складов, товаров, машин и точек сбыта. Совсем другая история — если нам необходимо формировать цены на основании динамики себестоимости конкретного товара на протяжении определенного количества лет. Тогда нам потребуется информация о том, как менялась эта себестоимость с течением времени. Например, чтобы рассчитать стоимость продукции на новый период, необходимо взять для анализа данные по отчетному месяцу из нового ИТ-ландшафта и сравнить их с данными по другому месяцу из старой системы.

Это хоть и понятная, но на самом деле довольно нетривиальная и технически сложная задача для ИТ-отдела. Здесь есть несколько вариантов: сделать динамические соединения к старым базам данных, либо перетащить кубы данных (если они были) из старого контура в новый ИТ-ландшафт и уже там делать выборку из этих кубов за любой период. При выборе решения необходимо отталкиваться от конкретной ситуации, оценивать стоимость технического решения, скорость его реализации и простоту эксплуатации. В последнее время мы сторонники того, чтобы все-таки решать эту задачу динамическими соединениями, то есть писать API на стороне старых систем, из которых затем можно будет запрашивать необходимые данные с помощью специальных модулей запросов в новой системе. Опытные компании-интеграторы напишут такие соединения влегкую, плюс современные соединения между контурами учета работают быстро и позволяют оперировать достаточно большими объемами информации.

Обслуживание баз данных

Если бизнес укрупняется, то базы данных становятся больше и тяжелее: в них банально дольше создаются бэкапы, и регламентные процедуры по обслуживанию баз проходят дольше. В связи с этим нужно заранее придумать новые регламенты обслуживания баз, чтобы укладываться в старые нормативы, например, по закрытию ежемесячной отчетности.

Адекватные сроки

На практике мы часто видим, что на подготовку ИТ-систем к реорганизации бизнеса устанавливаются слишком оптимистичные сроки. Как правило, к моменту установки этих сроков бизнес еще не до конца продумал, как будет выглядеть реорганизация, и, соответственно, ИТ-специалисты не смогли предложить новый ИТ-ландшафт для поставленных задач.

В результате ИТ-отдел вынужден догонять новые реалии в пожарном режиме. Причем делать это не только в части программного обеспечения, но и в части «железа». Вполне возможно, что перенос данных, резервное копирование и защита информации потребуют дополнительных серверов. В текущих условиях, когда поставка в страну оборудования несколько затруднена, о будущей инфраструктуре стоит думать сильно заранее. В противном случае окажется, что бизнес был реорганизован только на словах.

Если мы говорим про крупный холдинг, то подготовку ИТ-систем к любого рода реорганизации необходимо начинать как минимум за год вперед. За это время собирается группа экспертов по всем направлениям: бизнес решает, как он видит себе будущий ИТ-ландшафт, юристы и финансисты проверяют, насколько это реализуемо с точки зрения законодательства и бюджета, а ИТ-эксперты и методологи смотрят, как это скажется на автоматизации и оборудовании. Только при таком серьезном подходе можно не сомневаться, что реорганизация пройдет гладко.

33
Начать дискуссию