Как семь раз организовать масштабную конференцию — и сделать из этого бизнес

Как тебе проект, дедлайн которого невозможно сдвинуть ни на минуту? А ещё его нужно сделать идеально — любая ошибка смажет всё впечатление. Это не страшилка для проджектов, а конференция. Как организовать и провести мероприятие на 2000 гостей и не уехать кукушкой — рассказывает основатель конференции «Матемаркетинг» Алексей Никушин

Смотри и слушай историю Алексея в новом выпуске подкаста «Потом доделаю»:

🎧 Послушать

📺 Посмотреть

Матемаркетинг — конференция по маркетинговой и продуктовой аналитике. В этом году она пройдёт в седьмой раз — 7–8 ноября.

На конференции соберутся практикующие эксперты из крупных российских компаний: Яндекс, ВКонтакте, МТС, Ozon, Авито. А ещё ведущие специалисты из сфер электронной коммерции, ритейла, телекоммуникаций, банкинга, онлайн-образования и многих других. Место — пространство «Кластер Ломоносов», билеты на сайте мероприятия.

***

Десятки спикеров, две тысячи гостей, параллельные сессии и крутой кейтеринг. А за фасадом — слаженная работа команды по предотвращению и тушению возникающих пожаров. Можно ли семь раз организовать такое масштабное мероприятие? Можно. И вот как 👇

Конференция — совокупность большого количества процессов. Часть ведётся параллельно, часть решается автономно. А на финишной прямой всё должно быть готово одновременно и почти идеально.

Начать с формирования оффлайн-комьюнити

Это процесс совсем не на один день. Но именно так, издалека, началась конференция «Матемаркетинг» — с создания телеграм-канала «Интернет-аналитика». Другой возможный вариант для формирования сообщества — тематические чаты для специалистов и экспертов в сфере.

Оффлайн-комьюнити поможет понять «боли» людей в сфере, расширить запрос на более широкую аудиторию и закрыть их потребности с помощью конференции. Из сообщества сложится пул будущей аудитории и заинтересованных слушателей для мероприятия.

Определить ответственных за каждый процесс

Вот только часть параллельных процессов, которые нужно завершить одновременно и в идеальном виде ко дню конференции:

За каждый процесс отвечает отдельная команда и ответственные люди, иначе всё потонет в расфокусе и многозадачности.

Сформировать основную программу на 90% за два месяца

«Матемаркетинг» всегда проходит в первой декаде ноября. В этом году на конференции шесть лекционных потоков и один дискуссионный — это порядка 130 слотов контента. К 1 сентября нужно сформировать список спикеров и выступлений на 80–90% — программа мероприятия уже почти известна.

Такой подход помогает понять, на что аудитория реагирует, а на что нет. Исходя из этого подбирают оставшуюся часть программы, а спикеров и темы анонсируют отдельно.

Собирать разные треки из лучших экспертов

IT-мероприятие может включать не только технический контент, но и edutainment — контент на стыке образовательного и развлекательного. Помимо предпринимателей и стартаперов на конференцию приходят представители сфер аналитики и хардового маркетинга, звёзды YouTube, инфлюенсеры, антропологи и даже нейробиологи.

Спикеров отбирают с помощью вопроса: «Чем ваш опыт полезен аудитории?». Опыт должен быть легитимным, объективным, повторяемым и актуальным. Такой подход к отбору рушит конверсию в заявку, зато улучшает качество программы. На конференции собираются по-настоящему крутые спикеры, которые приносят слушателям практическую пользу.

Оцифровывать и управлять с помощью таск-менеджера

Чтобы организовать такое количество людей и процессов в унисон, нужен инструмент для планирования. Для каждого из направлений нужно связанные задачи на диаграмме Ганта, разбить их на подзадачи и назначить ответственных исполнителей.

Получается, что масштабный проект «Конференция» состоит из нескольких небольших проектов, а внутри них — разные исполнители конкретных задач, дедлайны и договорённости.

👉 У WEEEK есть готовый шаблон для планирования конференции — используй его, если собираешься запускать такой масштабный проект

Учитывать особенности и потребности аудитории

Составлять программу стоит так, чтобы одновременно шло два-три интересных трека. Так слушатели смогут «голосовать ногами» — то есть выбирать трек и переходить из аудитории в аудиторию.

Стулья важно расположить таким образом, чтобы слушатели спокойно проходили между стульями и рядами, не мешая друг другу. Например, на «Матемаркитенге» стулья ставят на 50–60 сантиметров друг от друга, под углом к сцене, а не как в театре — друг другу в затылок. Особенно это важно айтишникам, которые часто по природе своей интроверты и оберегают своё личное пространство.

В составлении программы тоже нужно учесть некоторые нюансы. На утро лучше ставить выступления попроще, а главные по содержанию и сложности — с 12 до 15. Так до начала сложных докладов люди успеют познакомиться, ещё раз посмотреть программу и выбрать выступление.

После главных докладов нужно устроить длинный перерыв, а потом вернуться к лёгкому контенту — тогда у слушателей уже сядет когнитивная батарейка.

Собрали чек-лист, который ты можешь использовать при подготовке к конференции или мероприятию.

✅ Для конференции подобрано подходящее помещение. Обрати внимание на высоту потолков, наличие гардероба, парковки, зоны для кофе-брейков, мощного Wi-Fi, места для пресс-воллов, количество туалетов и так далее.

✅ Помещение для конференции отвечает всем нормам безопасности. В здании есть магнитные рамки, кинологи, машины со скорой помощью и пожарными рядом со зданием, охрана и так далее.

✅ В залах для лекций есть всё необходимое для комфорта спикеров и слушателей. Система вентиляции, бесплатная вода и минимальные угощения, экраны, видеопроекторы, комфортная посадка (не как в кинотеатре, а с расстоянием 55–60 см, чтобы между стульями можно было пройти, никого не задевая).

✅ Подготовлены бейджики и буклеты с программой конференции. Первое упростит коммуникацию между гостями, а второе поможет им сориентироваться, где и когда состоятся лекции. Раздаточных материалов лучше напечатать с запасом.

✅ Собрана команда, которая будет помогать гостям на конференции. Как пример — на стойке регистрации достаточно сотрудников, которые выдают гостям бейджики и отвечают на вопросы. В идеале на одного гостя заложить по 40 секунд.

✅ Стафф-персонал набран в нужном количестве. Это поможет избежать нехватки воды, угощений и порядка в помещении.

✅ Тайминги на наиболее интересные лекции разбросаны без пересечений. Понятно, что каждый выбирает лекции под конкретный запрос, но есть темы, которые интересны большинству.

✅ Сложные лекции поставлены на первую половину конференции, развлекательные на вторую. Учитываем разрядку когнитивной батарейки у людей.

✅ Учтены пожелания спикеров. В основном это касается звёздных спикеров, у которых есть свой райдер — конкретные напитки, еда, охрана и так далее.

✅ Спикеры проинформированы о нюансах конференции. Это может касаться особенностей аппаратуры, презентации или цвета стен в помещениях, где будут проходить лекции. Скажем, если стены тёмные, то спикеру лучше выбрать одежду в светлых тонах.

✅ Модераторы лекций предупреждены о возможных неполадках с аппаратурой. Они должны подготовить дополнительные вопросы спикеру или залу, чтобы техническая пауза не воспринималась как вечность.

***

💸 Ещё Алексей рассказывает, где взять деньги на проведение конференции и насколько это прибыльно с точки зрения бизнеса.

Спойлер — выгодно, но после конференции.

А как именно работает экономика конференций, слушай в нашем подкасте.

Текст подготовила автор WEEEK Олеся Шерстобитова