5 способов управлять временем

От горящих дедлайнов порой спасёт только маховик времени... Хотя не обязательно жить во вселенной Гарри Поттера, чтобы приручить тайм-менеджмент. Рассказываем, как успевать больше в единицу времени без магических фишек

На связи команда сервиса по управлению проектами WEEEK 💙 Иногда мы тоже хотим быть в двух местах одновременно, как Гермиона, но в мире магглов со всем приходится справляться самостоятельно.

Поэтому мы накопили лайфхаки, которые помогут всё успевать и не терять фокус на задачах. В этой статье делимся ими и подсказываем, как их использовать.

Цель, из которой появляются задачи, часто кажется большой и неприступной — изучить язык, организовать переезд, пройти аттестацию. Прежде, чем применять техники тайм-менеджмента, нужно определить эту самую цель, разбить её на задачи — и уж потом их приоритизировать.

Это нужно, чтобы мы использовали только то время, которое есть, и тратили его на важные цели.

Допустим, наша цель: успешно сдать экзамен по английскому языку IELTS. Декомпозируем её:

Теперь надо воспользоваться одной из техник приоритизации и определить — что из этого делаем в первую очередь, что во вторую, а что вообще не делаем.

После останется только назначить дедлайны и определить последствия от невыполненных задач. С экзаменом всё просто: дедлайн — день сдачи, а плохое последствие — незачёт 🙂

Теперь нужно понять, как эти задачи выполнять. Тут и приходят на помощь техники управления временем.

Переводится как «блокировка времени». Суть в том, чтобы поделить день на блоки, в которые выполняются задачи одного типа. Это помогает держать фокус на чём-то одном, избавляя от ощущения ложной многозадачности.

Чтобы достигнуть нашей цели, нужно заблокировать два часа в день для изучения языка. Составим обычный будний день: с 8 до 17 часов — работа, а с 19 до 21 — изучение английского. Остальное время для повседневных дел.

Близкий родственник таймблокинга — переводится как «коробка времени».

Таймбоксинг ограничивает период работы над задачей с целью выполнить как можно больше за это время. То есть по таймблокингу мы учим английский с 19 до 21, а по таймбоксингу мы за это время должны выучить 20 новых слов.

Таймбоксинг бывает гибким и жёстким.

В гибком варианте допускается выход за временные рамки — после 21 ещё можно доделать тест или дописать слова в тетрадь. Он подходит задачам, которым трудно поставить дедлайн. Главное не выходить за рамки больше, чем на полчаса, иначе смысла в таймбоксинге не будет.

Жёсткие рамки не допускают выход из коробки вообще — время вышло, отложи задачу. Это помогает чувствовать временные рамки и не даёт прокрастинировать.

Эта техника завязана на чередовании периодов работы и отдыха. Один помидор — это 30 минут. Из них работа работается 25 минут, а 5 оставшихся приходятся на расслабон. И так по кругу, пока задача не будет выполнена.

Этот метод снижает тревожность, потому что позволяет концентрироваться на работе здесь и сейчас — без метаний из стороны в сторону.

У WEEEK есть открытый помодоро-таймер в браузере, удобно, чтобы использовать с компьютера. Тайминг можно выбрать самому.

🍅 Подробный помидорный текст

Если плана на день маловато, нужно составить план на неделю.

Как и техники выше, это метод краткосрочного планирования. Он даёт пространство для анализа и работы над ошибками, а значит, снижает риск проблем на следующей неделе.

Единственный минус недельного планирования — его надо составлять. А это иногда лень, поэтому понадобится сила воли.

Поставим себе цели на неделю. Главная из них: выучить 140 новых слов. Путём нехитрых математических вычислений понимаем, что каждый день нужно учить по 20 слов.

Здесь нужно придерживаться пары правил:

📅 Всё о недельном планировании

Этот метод ограничивает количество задач на день. Нужно составить список задач и выделить 9 из них: 1 крупную, 3 средние и 5 мелких.

Суть метода в фокусе на важных и срочных делах. Ты выполняешь их все — а значит, не получится откладывать неприятные задачи снова и снова, пока они не превратятся в огромную просроченную проблему.

Приоритизированные задачи помогают выйти из ступора, когда непонятно, за что браться. Быстрее берёшься, быстрее делаешь — и дедлайны не горят как костры рябин.

Показываем, как использовать 1-3-5 за три шага:

Шаг 1. Выпиши все задачи списком

Шаг 2. Определи размеры каждой задачи, поделив их на крупные, средние и мелкие.

Шаг 3. Выбери 9 задач. Сначала берём самую большую, потом три поменьше и попроще. Потом пять простых и небольших — несрочных и не особо важных райт нау

📎 Подробнее про 1-3-5

Не забивай расписание вплотную, оставляй место для отдыха. Между делами должны быть окошки — хотя бы в 15 минут, чтобы не было давления от жёсткости режима.

Используй трекеры, напоминания в телефоне и чек-листы, чтобы следить за выполнением задач.

Если цель выбрана, но с каждым днём возвращаться к ней всё сложнее — возможно, стоит её изменить или вообще выбросить. Приоритеты меняются, это бывает.

Вчера выучиться на мастера маникюра было актуально и зажигало, а сегодня ногтевая пыль вызывает аллергию — как и придирчивые клиенты. Жизнь одна, и не надо тратить её на бесполезные курсы или токсичную работу.

Автор: Татьяна Уржумцева