9 факапов при запуске агентства
В декабре 2019 года родилась идея создать агентство, которое будет помогать российским бизнесам делать SMM. Спустя полгода коммуникационное агентство для стартапов Summom увидело свет. За время, которое прошло от идеи до старта проекта, трое партнеров фрилансеров провели очень много часов в Zoom и Telegram, где обсуждалась каждая мелочь, каждая деталь, касающаяся запуска агентства. Мы прорабатывали регламенты и сценарии, продумывали концепцию, общались со специалистами из различных сфер, пересматривали кучу кейсов и портфолио.
В этот романтический период нам очень помогал Евгений Давыдов, сооснователь и генеральный директор невероятно крутого коммуникационного агентства Setters. Он великодушно согласился давать нам советы и отвечать на вопросы, которые нам непонятны, после того, как мы обратились к нему за помощью в Facebook.
В ходе работы над концепцией агентства мы пришли к мнению, что хотим работать со стартапами. Мы хотим помогать молодым бизнесам в самом начале их пути строить эффективную коммуникацию, основой которой являются польза, доступность и креатив. Согласитесь, всем ведь надоели эти серые предприятия, перерабатывающие деньги. Наша главная цель сделать так, чтобы Российские бренды были интересными, понятными и любимыми своей аудиторией за ту пользу, которую они дают. А ещё, чтобы потребитель был частью любимого им бренда. Так и родился наш стартап для стартапов.
Эту статью мы решили посвятить фрилансерам, которые планируют или уже начали работать над запуском собственного бизнеса. Мы хотим рассказать, с какими сложностями мы столкнулись, и как решали их. Для этого я и Рома подготовили по 4 проблемные ситуации. Но получается 8, верно? Что-то не сходится с названием. Последний факап мы оставили на десерт.
4 факапа от Павла Косенкова. Стратегического директора и сооснователя агентства Summom:
1. Дезорганизация
Для меня большой проблемой стало отсутствие организации в режиме работы на начальном этапе. Мне удобней работать в первой половине дня, когда мозг свеж и чист, после обеда я лишь докручиваю рутину. Но некоторые члены команды включаются в работу только после обеда. Получается, что ты безуспешно пытаешься достучаться до человека с утра, чтобы согласовать рабочие вопросы, а он не может получить от тебя ответа вечером, когда тебе уже не до работы. Это лишь один случай дезорганизованности процессов из всех, с которыми мы столкнулись. Подобные проблемы усложняют процесс выполнения задачи, увеличивают сроки реализации, создают просадку в мотивации и могут привести к конфликту.
Решение: Мы нашли выход из ситуации следующим образом: организовали регулярные планёрки и внедрили простую проектную систему на основе канбан досок. Благодаря этому все видят дедлайн, приоритет задачи, на каком она этапе и что необходимо для её выполнения. А еще каждый из нас поделился своим примерным планом дня, что помогло выбрать подходящие для коммуникации часы.
Важно проявлять уважение к членам команды и к делу, которым вы вместе занимаетесь. Предупреждайте о проблемах заранее, не беспокойте коллег в нерабочие часы, у всех ведь есть личная жизнь, и старайтесь плавно выстраивать свой личный график дня подобно общему, ведь если вы работаете по ночам, а весь день спите, вряд ли вашим коллегам будет удобно коммуницировать с вами, т.к большинство людей всё же предпочитают работать в первой половине дня.
2. Совмещение фриланса и агентства
Когда пришла пора искать специалистов в команду, мы с партнёрами дружно взялись за головы. Как эффективно оценивать труд, как рассчитывать процент, а самое главное, чем платить ребятам, чтобы их удержать, если заказов не будет или их будет недостаточно? Созвон, ребята!
Решение: При выборе диджиталов в наши ряды, мы были жестки в 2 вещах: специалист должен влюблять работами и быть в любой ситуации «человеком». Плодить негатив и посредственность очень не хотелось, это абсолютно расходится с целями и культурой команды. Основная загвоздка в том, что некоторым фрилансерам сложно отказаться от проектов на стороне, к тому же мы не могли предложить достойной фиксированной платы, да и модель оплаты труда у нас совершенно иная.
Мы решили, что будем не против, если ребята будут работать на стороне, оттачивать свои навыки, практиковаться. Условие было одно –– как только появляется проект, вы ставите его на первое место, мобилизуетесь и полностью включаетесь в работу. Все приняли такое предложение с радостью.
3. Дружба vs деньги
Говорят, что это очень частая проблема новых бизнесов. Нам удалось обойти её стороной. Получается, что это в нашем случае выдуманный факап. Согласен. Но я всё же решил поделиться мнением на этот счёт, т.к считаю это очень важным вопросом. Да и избежали мы этой проблемы именно потому, что ответственно подошли к её решению.
Решение: Вообще деньги не должны быть мотивацией номер 1, особенно для фаундера, на такой идее далеко не уедешь. Они, конечно, важны и бизнесы создают ради денег. Но у нас деньги не были впереди, и мы осознаем, что коммуникационное агентство –– это забег на длинную дистанцию. И всё же некоторые финансовые моменты мы зафиксировали на берегу. Например, сколько денег зарабатывает тот или иной член команды при заданных условиях, сколько денег с проекта уходит в агентство, собрали финансовую модель с кучей формул. Короче говоря, подготовились основательно. Рекомендую всем продумать систему оплаты труда, особенно непроизводственных позиций, и сколько денег будет возвращаться в бизнес для его развития.
4. Коммуникация удаленной команды
В организации удаленной коммуникации действительно есть трудности. Особенно сложно оказалось организовать креативную тусовку. Этой задаче можно посвятить отдельную статью, но если говорить вкратце, мы изучили большое количество сервисов для удалённой работы и потратили на это немало времени.
Решение: Тестируя различные подходы, мы в итоге пришли к выводу, что пока команда небольшая - сложных проектных систем не нужно, всё можно организовать, используя связки сервисов. Так, мы используем для работы 3 пространства:
1. Telegram. В нём есть чат основателей, чат всей команды с шутками, беседами и образовательным контентом, проектные чаты.
2. Trello. Все задачи делятся на 5 категорий: все, в процессе, на согласовании, выполнено, идеи. Очень удобно, попробуйте.
3. Pyrus. Совсем недавно открыли его для себя. Штука очень интересная, но мы пока осваиваем. Там тебе и чатики, и задачки с напоминаниями и пушами, и на почту, и доски с задачами. Ребята над ним еще работают и уверен - их ждёт успех. Кстати уже есть версии и для мобильных и для десктопных устройств. Я вот на мак установил.
Еще 5 факапов от Романа Куренкова - CEO и сооснователя агентсва Summom:
5. Финансовый учёт
Первая и очень важная проблема, с которой я столкнулся - организация финансовой модели.
Все казалось простым:
Нашёл готовую финансовую модель, скачал, посмотрел обучающее видео которое к ней прилагалось, немного видоизменил и ввёл свои формулы. Она считала очень много показателей. На одном листе их было около 25. Так же были вкладки по срокам.
Когда впервые мы попытались просчитать не сколько и куда потрачено, а сколько от общего бюджета осталось, мы получили цифры с расхождением от реального на 50-110%. Остаток на счете никак не сходился с тем, что было высчитано Excell'ем.
Спасло нас то, что проект был небольшим, и общее количество переводов по нему не превышало 20.
Причиной всей неразберихи оказался двойной учёт одних и тех же денег, а так же то, что выводили их не сразу.
Таким образом, из-за описки, неопытности и путаницы в сотнях формул, можно получить двойной вычет и 5 000 превращаются в 10 000.
Решение: Самое главное - не усложнять. Если какие-то показатели и kpi не нужны прямо сейчас - их нужно удалить. Лишние справочные данные тоже ни к чему.
По сути, нужны только общий бюджет, общие расходы, себестоимость работы каждого сотрудника, величина наценки и стоимость услуг подрядчиков.
6. Сложности партнёрства
Какое-то время мы пытались найти партнёров. Такое предприятие, которому мы могли бы передавать клиентов или часть работы с ними, если это выходило за пределы нашего профиля, и наоборот. То есть стремились к прозрачному, взаимовыгодному сотрудничеству. Где мы с партнёром на равных долях, но в разных сферах. Оказалось, что все не так просто.
За время поисков нас дважды пытались вовлечь в финансовую пирамиду и открыться по чужой франшизе. При внимательном пересчёте и ближайшем рассмотрении, даже без обмана становилось ясно, что это невыгодно для нас, а вкладываемые средства не только приумножить, но и "отбить" невероятно трудно.
Решение: Изучите финансовые пирамиды как явление. Их довольно много и рано или поздно вам неминуемо поступит предложение стать её частью. Если научиться отличать их с первого взгляда, можно сберечь не только средства, но и довольно много времени. Но “пирамида” не единственный вариант. Существует много “паразитических” видов партнерства, где из ваших вложений извлекает выгоду кто-то другой.
7. Мы затянули
Третья по счету, но первая по важности проблема - мы запускались слишком долго.
За время запуска мы пришли к неприятной ситуации о которой Павел расскажет в «секретном» факапе, дважды сделали дизайн профиля, собрали все документы для открытия ООО, в общем, делали всё, кроме того, что нужно было делать.
Помимо этого, мы почти ничего не зарабатывали все это время и мотивация была ниже некуда.
Решение: Выверять каждый шаг разумно и удобно, но не на этапе запуска. Лучше запустится в ИГ с дизайном, который имеет ошибки или не очень нравится, докручивать коммуникацию по ходу работы и быстро брать хотя бы один проект. Во-первых, все можно будет испытать в деле, во-вторых, появятся деньги, которые можно вложить в развитие и в-третьих - мотивация сотрудников.
8. Компетентность в смежных сферах
Изначально в нашем новорождённом агентстве я встал на должность CEO. Это означало, помимо прочего, и контроль выполнения работы сотрудниками и партнёрами.
Я знал кое-что, что позволяло мне занимать свою должность, хоть и не переставал учиться, однако, в ходе выполнения вышеописанной задачи столкнулся с тем, что я ничего не знаю о работе своих коллег. А это делало роль «контрольного органа» невыполнимой.
Если вы работаете (или планируете работать) с подрядчиками, это обостряет ситуацию ещё сильнее. Будем честны: не все исполнители относятся к категории «добросовестных». Многие просто хотят вытянуть из вас максимум прибыли за услуги, которые вам не нужны или будут оказаны вскользь.
Важно иметь хотя бы поверхностное представление «на троечку» об услуге, которую вы заказываете. Не важно, у своего коллеги или совершенно пока незнакомого подрядчика.
Решение: Мы купили объёмный курс от именитых спикеров, который затрагивал почти все сферы интернет-маркетинга, и каждый сотрудник прошёл его «от и до», включая даже те роды деятельности, которые не являлись для него основными. Так мы сформировали более чёткое представление о работе друг друга, стали конкретнее формулировать задачи и прекратили требовать друг от друга невозможного.
9. Первые потери
Итак, мы плавно подошли к финальному факапу. Если вы внимательно читали статью, то заметили, что вначале я рассказываю историю 3 фрилансеров-партнёров, а повествуем мы с Ромой вдвоём. К сожалению, так, сложилось, что третье звено в нашей команде выпало. Наш партнёр и «копирайтер из Москвы» Катя решила выйти из проекта по личным причинам. Конечно, это тряхнуло команду. У нас не было ссор, споров и прочих конфликтов. Просто так сложились обстоятельства. Такое может произойти с абсолютно любой командой и причин для этого масса, ведь это жизнь. Мы любим Катю, ценим её вклад в проект, желаем ей удачи и уверены в её большом будущем.
Проблема, которая появляется после ухода одного из партнёров участвующих в процессе, заключается в том, что эти процессы придётся перестраивать, а если идентичность вашего бренда строится на личностях основателей, то у меня для вас снова плохие новости - придётся всё менять.
Как мы решили проблему? В тот же день мы провели большой созвон, обсудили все вопросы, касающиеся изменений, перераспределили процессы и задачи, которые теперь повисли в воздухе, подкорректировали планы с учётом загруженности. Скорость и решительность очень важна в стрессовых ситуациях. Промедление чревато усложнением последствий.
Были рады поделиться с вами инфой. Надеемся, она полезна для вас. Павел Косенков и Роман Куренков –– основатели коммуникационного агентства для стартапов Summom. Будем рады помочь вашему бизнесу!