Как генеральному директору построить эффективную бухгалтерскую службу

От собственников и генеральных директоров часто можно услышать: «Моя бухгалтерская служба работает неэффективно» или «Моя бухгалтерия работает как-то не так». Важно в таких случаях сначала определить, что именно вы понимаете под хорошей работой бухгалтерской службы. Какие задачи вы, как собственник или генеральный директор, ставите перед ней?

Любая бухгалтерская служба — это не просто механическая обработка данных, а сложный бизнес-процесс, который играет ключевую роль в жизни компании. Результатом ее качественной работы является создание документального фонда, представляющего собой готовые наборы налоговой, бухгалтерской и управленческой отчётности.

Отчеты становятся полноценными инструментами для различных пользователей — от руководителей до контролирующих органов. Неважно, в каком формате они представлены: на бумаге или в электронном виде, — главное, что они формируют единый документальный фонд, который служит основой для принятия обоснованных решений и стратегического планирования.

Чтобы построить эффективную бухгалтерскую службу, в первую очередь, нужно оценить уровень сложности задач, которые требуется выполнять.

Необходимо учитывать, что задачи могут иметь различный уровень сложности, и четкое понимание ожиданий поможет в оценке эффективности работы бухгалтерии.

· На простом уровне бухгалтерская служба выполняет базовую функцию, заключающуюся в составлении бухгалтерской отчетности на основе поступивших документов. Это стандартная практика, обеспечивающая выполнение основных требований.

· Ситуация меняется, когда бухгалтерия сталкивается с повышенными требованиями. В случае, если ваш бизнес попадает под аудит, необходимо строгое соблюдение законодательства. Это особенно актуально для компаний с объемом выручки более полумиллиарда, которые привлекают внимание налоговых органов и проверяющих инстанций. В таких условиях требования к соблюдению первичных документов становятся значительно более жесткими.

· На самом высоком уровне бухгалтерская служба выполняет не только регистрацию фактов хозяйственной жизни, но и контроль финансовых потоков. Она анализирует составляемую отчетность и формирует выводы на ее основе. В ее функции добавляются элементы финансового управления, что приводит к трансформации главного бухгалтера в финансового директора или к необходимости его найма. Очевидно, что такая бухгалтерская служба требует значительных инвестиций, и к организации ее работы необходимо подходить всесторонне.

Цели, которые вы ставите как собственник или генеральный директор, определяют бюджеты, в рамках которых должна функционировать бухгалтерская служба, а также задачи, процессы, уровень сложности и подход к работе. И оценивать эффективность ее работы нужно тоже с учётом целей и пула задач.

1) Доля затрат на бухгалтерскую службу в выручке.

Существует важное правило, которому обучают всех бухгалтеров, но со временем оно почему-то забывается: «Эффект от ведения бухгалтерского учета должен превышать затраты на его ведение».

Поэтому бюджеты, выделяемые на бухгалтерию, должны сопоставляться с финансовыми результатами компании. Наиболее общим критерием является доля затрат на бухгалтерскую службу в выручке. В крупных компаниях, где бухгалтерская функция имеет значительный объем, этот показатель составляет 2% от выручки. Конечно, бизнес многогранен, и в отдельных отраслях эта нагрузка может быть чуть выше. Это зависит от различных факторов, таких как состав отчетности, уровень задач, налоговые риски и т. д.

Для самопроверки вы можете умножить выручку вашей компании на 2% и определить, укладываетесь ли вы в этот параметр. Если ваши затраты значительно превышают этот уровень, это повод задуматься об эффективности работы вашего бухгалтерского подразделения.

2) Удовлетворённость клиентов и партнёров.

Еще одним показателем эффективной работы бухгалтерской службы является удовлетворенность клиентов и партнеров. Ваша бухгалтерия должна в первую очередь выполнять функцию поддержки, некоего бэк-офиса. Они должны быть помощниками в бизнес-процессах, а не стоп-фактором. И в этом контексте любая внешняя бухгалтерия, работающая на аутсорсинге, имеет преимущество, потому что она заботится о росте клиентов. У нас в Бридж Групп один из слоганов звучит так: «Ваш успех — наш ключевой приоритет».

В погоне за повышением эффективности многие организации стремятся к тотальной автоматизации всех процессов. Однако автоматизация бухгалтерской службы не всегда целесообразна.

Говоря об эффективности работы бухгалтерской службы, следует отметить еще один важный аспект — это автоматизация. Если у вас есть крупный, однообразный и типовой бизнес-процесс, его целесообразно автоматизировать и доверить его выполнение роботам. Если же у вас динамичный, меняющийся бизнес-процесс с различными требованиями, то затраты на поддержание актуальности автоматизации могут превысить расходы на содержание отдельного бухгалтера.

Пример.

У нас есть блок работы с первичной документацией для крупного клиента, который мы максимально автоматизировали. Мы внедрили электронный документооборот, автоматические сверки и подключили роботов, выполняющих часть работы бухгалтера, например, прикрепляющих первичную документацию к реестрам бухгалтерского и налогового учета.

Однако для автоматизации этого бизнес-процесса нам сначала потребовалось привлечь бизнес-аналитика, который разработал техническое задание. Затем мы подключили квалифицированных бухгалтеров, которые совместно с аналитиком отработали процессы, после чего были привлечены программисты для реализации автоматизации. Это решение оказалось эффективным и окупилось, так как упростило работу большого числа бухгалтеров. Однако если у вас всего один или два бухгалтера, привлечение пяти программистов для автоматизации их работы будет экономически нецелесообразным.

Учитывая ваши цели и критерии оценки эффективности, нужно выбрать: штатный бухгалтер или аутсорсинг бухгалтерского учета.

Выбирая качественный аутсорсинг бухгалтерского учета и доверив финансовые вопросы профессионалам, вы получите отличное решение, позволяющее сосредоточиться на ключевых аспектах бизнеса.

Бухгалтерия на аутсорсинге — прежде всего про заботу о клиенте.

В Бридж Групп мы подходим к организации бухгалтерского учета с особым вниманием, понимая, что качественное ведение финансовых дел — это залог успешного функционирования бизнеса. Мы выделяем несколько важных аспектов, которые помогают достигать результатов.

1. Системный подход.

Мы начинаем работу с четкого оформления договорных обязательств, в которых прописаны зоны ответственности. Наша схема взаимодействия включает все ключевые моменты, что позволяет зафиксировать ожидания собственника или генерального директора от бухгалтерской службы.

2. Соблюдение сроков.

Создание отчетности — это непрерывный бизнес-процесс, который мы разбиваем на блоки и контрольные точки. Мы понимаем, что каждая компания уникальна, и адаптируем процесс отчетности под специфику вашего бизнеса. Наша команда обеспечивает своевременное предоставление отчетов, а в случае сбоя мы быстро выявляем и устраняем проблему.

Работу бухгалтерской службы можно сравнить с танцем. Во-первых, это всегда командная работа, основанная на партнерстве. Во-вторых, все процессы должны двигаться с определенной ритмичностью, чтобы никто не наступал друг другу на ноги. Такой подход обеспечивает гармонию и эффективность в работе, позволяя всем участникам действовать слаженно и продуктивно

Хорошая бухгалтерская служба не должна выступать в роли «бутылочного горлышка», сдерживающего бизнес-процессы других подразделений. Наоборот, она должна быть надежным помощником. Бухгалтерские процессы не должны замедлять операционную деятельность предприятия; напротив, они должны поддерживать и ускорять ее.

Пример.

В этом контексте существует множество эффективных методов, которые могут помочь в оптимизации процессов. Например, если ответственный бизнес не может предоставить данные вовремя из-за особенностей своего бизнес-процесса, бухгалтерия может использовать метод, известный как «округлить». Этот подход позволяет признавать затраты даже без первичной документации, что необходимо для своевременного формирования управленческой отчетности. Признавая расходы не по первичным документам, а по факту понесенных затрат, бухгалтерский процесс можно синхронизировать с управленческим, что обеспечивает своевременное составление отчетности. Это всего лишь один из лайфхаков, который часто забывается в бухгалтерии.

3. Разделение ответственности.

На этапе организации учета мы назначаем бухгалтеров для каждого блока отчетности. Это позволяет избежать ошибок и повысить качество обслуживания.

4. Постоянное обучение.

Мы обеспечиваем постоянное корпоративное обучение наших бухгалтеров, что значительно повышает их квалификацию и эффективность работы. Кроме того, поддерживаем профессиональные чаты, где специалисты могут обсуждать отраслевые вопросы и делиться опытом. Это создает атмосферу сотрудничества и позволяет находить решения для сложных задач.

5. Контроль и анализ данных.

Мы внедряем контрольные процедуры и регулярный анализ данных, которые помогают поддерживать высокий уровень качества бухучета и минимизировать риски.

#бухгалтерия #личныйопыт #генеральныйдиректор