Аутсорсинг мечты: 5 признаков, что вы выбрали надежного провайдера
Каким должен быть провайдер, чтобы с ним было комфортно и безопасно сотрудничать.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, кадровому делопроизводству и бухгалтерскому учету. Наши клиенты рассказывают, что выбирают провайдера по соотношению цены и качества, по позициям в рейтингах, отзывам, релевантному опыту, составу услуг и квалификации сотрудников. Однако только по этим показателям не всегда можно узнать, насколько с подрядчиком будет комфортно сотрудничать. Мы решили разобраться, по каким признакам понять: вы выбрали надежного провайдера, с которым будет легко работать.
Помогает клиенту избежать непредвиденных расходов на аутсорсинг
В начале сотрудничества с провайдером клиент закладывает в бюджет определенную сумму планируемых затрат на аутсорсинг. Ему важно точно знать, какие услуги будет оказывать подрядчик и сколько они будут стоить. Чтобы детально оценить объем работы, аутсорсинговая компания на этапе подготовки коммерческого предложения максимально погружается в процессы клиента: изучает документы, проводит анкетирование, задает много вопросов. Так она составляет полное представление о потребностях предприятия и старается предвидеть возможные расходы.
Клиенту важно помочь потенциальному подрядчику — дать максимум информации о проекте. Чем больше он сможет рассказать о своих процессах, тем меньше вероятность, что появятся дополнительные расходы. Однако совсем исключать их нельзя даже при детальной оценке.
Мы в UCMS Group на всех этапах жизненного цикла проекта адаптируемся и подстраиваемся под потребности клиента. Начинается всё, естественно, с предпродажи. Если у процессов заказчика есть определенные особенности (на самом деле они есть всегда) — оцениваем их и сразу включаем в пакет услуг. Благодаря этому в дальнейшем клиенту удается избежать ежемесячных дополнительных расходов.
Тем не менее бывают ситуации, когда провайдеру передают проект, который на первый взгляд кажется стандартным. Потом оказывается, что над ним несколько человек работали целыми днями. Заказчик либо не знал этого, либо решил не раскрывать детали. Объем работы для аутсорсинговой компании сразу вырастает, а клиент расходует больше, чем предусмотрел в бюджете.
Постоянно контролирует качество услуг
У надежного подрядчика все процессы соответствуют стандартам качества. Оценить, как в компании выстроен внутренний контроль, можно по следующим факторам.
• Провайдер ежегодно проходит внешний аудит системы менеджмента качества (СМК). Система может быть основана на международных или российских стандартах — например, ISO 9001.
• У провайдера есть актуальный сертификат, который подтверждает, что СМК работает.
• Подрядчик регулярно проводит внутренние проверки, чтобы оценить эффективность своих процессов.
Когда в аутсорсинговой компании есть, в том числе, сертифицированная и действующая система менеджмента качества, клиент может быть спокоен за результаты и сроки работы. Подрядчик будет ответственно выполнять задачи и соблюдать договоренности.
Другие важные требования системы менеджмента качества — постоянное развитие и риск-ориентированный подход. Провайдер обязан совершенствовать процессы, использовать новые технологии и внедрять автоматизацию. Он должен постоянно анализировать ситуацию и понимать, к чему приведет то или иное стечение обстоятельств, — и выбирать стратегию реагирования, чтобы достичь цели или минимизировать ущерб.
Важно, чтобы сертификат распространялся на все процессы провайдера. Например, в UCMS Group сертифицированы все услуги, которые компания оказывает в области расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета.
Работает по регламенту и правилам
У надежного провайдера есть внутренние стандарты по всем бизнес-процессам, но с каждым клиентом он утверждает конкретную процедуру взаимодействия. В ней прописан порядок работ, способ передачи данных, сроки предоставления информации и другие правила. Требования этого документа обязаны соблюдать все специалисты аутсорсинговой компании и ее клиента, которые вовлечены в процесс.
Чтобы процедура взаимодействия была эффективной, подрядчик детально изучает работу клиента. Он учитывает, какие у заказчика требования к безопасности, как налажены бизнес-процессы, каким ПО пользуется компания. Для него имеет значение, хочет ли клиент максимально участвовать во всех процессах, или ему проще отдать задачи и забыть про них.
Провайдеру также важно гибко относиться к процедуре взаимодействия. Например, быть готовым к тому, что клиент что-то не успеет сделать в срок.
Застраховывает свою ответственность
Даже самые квалифицированные и компетентные аутсорсинговые компании могут допустить ошибку. Она не обязательно приведет к потере денег, но если это произошло — поможет страховка. Реальный ущерб клиенту возместит, в том числе, страховая компания провайдера. Важно, чтобы было доказано: ошибка случилась именно из-за действий или бездействия подрядчика.
Когда ответственность провайдера застрахована, клиент чувствует себя более защищенным. Он знает, что сможет вернуть потерянные деньги. Допустим, если компания изменила схему расчета бонусов сотрудникам, а аутсорсинг-компания рассчитала их по-старому. Или если провайдер неправильно отразил операцию в бухучете, хотя получил всю необходимую информацию.
Делает процессы прозрачными
У клиента надёжного подрядчика всегда есть возможность ознакомиться с тем, как проходит работа на проекте. Когда все процессы в аутсорсинговой компании прозрачны, клиенту проще понимать ее и взаимодействовать с ней.
Например, руководители проектов UCMS Group в конце месяца выгружают многим клиентам журнал операций из учетных систем. То есть не просто считают количество операций, а дают подробную информацию по каждой из них: какой документ, кто контрагент, какая услуга. Это позволяет клиенту убедиться, что все работы выполнены в полном объеме, а сумма оказанных услуг за месяц посчитана максимально понятно и корректно.
Если вас заинтересовал аутсорсинг — оставьте заявку на сайте компании.
А каким по-вашему должен быть подрядчик, чтобы с ним комфортно работалось? Делитесь в комментариях!