Гайд по систематизации малого бизнеса. Как системно управлять бизнесом?

Ручное управление, хаос в управлении, собственник погряз в операционке, на развитие нет ни времени, ни сил. Без четкой системы управления даже небольшие вопросы, которые должны решаться на уровне сотрудников, продолжают поступать к нему, телефон к концу дня раскален добела. Об отпуске даже речи нет.

Одновременно, при всех сверхусилиях собственника, бизнес перестает расти, замирает примерно на одном уровне. Этот момент часто называют «потолком развития». Стадия стартапа пройдена, бизнес-модель показала свою эффективность, бизнес перешел на новый уровень и столкнулся с проблемой роста, вызванной неэффективной системой управления.

Очевидным становится запрос на систематизацию и масштабирование бизнеса через внедрение новой системы управления. Системы для бизнеса, перешедшего со стадии становления на стадию зрелости.

А как это делать, если опыта управления бизнесом в целом и растущим бизнесом в частности нет?

Информации на тему систематизации на просторах интернета хоть отбавляй. Погружаясь в этот вопрос с головой легко утонуть в терминах, объеме, деталях, теории. Информации много, часто противоречивой, а ясности что делать и в какой последовательности не возникает.

Как составить в голове упорядоченную, простую картину того, как нужно систематизировать бизнес?

Так как систематизация, это внедрение новой системы управления бизнесом, то предлагаю сделать это на примере классического определения управления.

Вот простой гайд для собственника (руководителя) малого бизнеса по систематизации, составленный на базе классического определения «управления» и 30-летнего опыта в бизнесе. Какие инструменты управления внедрять, в какой последовательности и для чего.

Управление — это планирование, организация, мотивация, контроль для достижения целей организации.

Разбираем по порядку.

Цели - это фундамент. Основа любого успешного бизнеса. Важно иметь четкие, оцифрованные стратегические цели от года и более. Без этого невозможно управлять чем-либо, бизнесом в том числе. Нет целей – нет управления (это понятно из определения управления).

Без цели ни один ветер не будет попутным.

Постановка целей - задача исключительно собственника бизнеса. Именно он должен определить, какие цели и в какие сроки он ставит перед своей компанией. Процесс систематизации начинается именно с постановки целей.

Ответьте себе честно, у вашего бизнеса есть оцифрованные цели на год и более? Команда с ними знакома? Все действия вас и команды синхронизированы и направлены на достижение этих целей? Поделитесь в комментариях своим ответом, есть ли у вашего бизнеса письменно зафиксированные цели на год и более? Если цели есть, то по каким показателям и на какой срок?

Без целей о каком-либо управлении говорить не имеет смысла. Это главное. Если цели зафиксированы, то мы можем начать процесс управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Планирование - это не что иное, как разработка стратегии развития. Ответ на вопрос: «Как? Как мы достигнем поставленные цели?» Если другими словами, то стратегия — это план или дорожная карта достижения стратегических целей бизнеса. Именно наличие стратегии, даже в условиях турбулентности рынков и постоянных внешних изменений позволяет масштабировать бизнес и обойти конкурентов.

В малом бизнесе собственник обычно сам разрабатывает стратегию. Как основатель бизнеса он обладает наибольшим опытом и знаниями. Но для повышения качества стратегии и вовлеченности полезно привлекать команду. При численности компании примерно от 30 человек и более, самым эффективным инструментом разработки стратегии является стратегическая сессия. Получить больше информации о стратегических сессиях, ознакомиться с кейсами, можно на нашем сайте Стратегическое Re:шение.

Организация – это разработка и внедрение функционально-организационной структуры. Оргструктуры – как инструмента реализации стратегии.

Когда мы понимаем куда и как идет бизнес, мы можем понять кто и для чего нам нужен.

Не как сложилось эволюционно, когда на старте бизнеса все занимались всем. Когда начальник производства отвечает за сайт, так как когда-то делал сайты на коленке. Когда в команде 5 человек, это нормально. Но когда больше тридцати, на производстве 20 человек, объемы и ассортимент выросли, возникает вопрос, а действительно начальник производства именно тот сотрудник, который должен сопровождать сайт и точно у него есть свободное от вопросов производства время?

Важно создать организационную структуру, способствующую реализации стратегии. Структуру, которая позволит достичь поставленные цели. И четко определить ключевой функционал по каждой должности. За что отвечает сотрудник. Какой его главный вклад в достижение целей бизнеса, в реализацию стратегии.

Если на стадии стартапа обычно функционал идет от людей, кто что умеет и за что готов взяться, тот это и делает. То в бизнесе, перешедшим на стадию зрелости оргструктура и функционал формируются под реализацию стратегии.

Пример. Производитель активно осуществлял сбыт, работая по всем каналам привлечения клиентов. Все менеджеры продаж универсалы. При разработке стратегии, анализируя каналы привлечения, определили, что 80% выручки и прибыли идут через тендеры. В стратегии утвердили, что тендеры и далее будут приоритетным каналом привлечения. Так как работа через тендеры имеет свою специфику, то логично в оргструктуре выделить отдельную должность «менеджер продаж через тендеры».

После разработки организационной структуры под стратегию, её необходимо внедрить и поддерживать в актуальном состоянии. Регулярно анализируйте эффективность структуры и вносите необходимые корректировки.

Важно помнить, что организационная структура – это живой организм, который должен адаптироваться к изменяющимся условиям и целям компании. Разработка оргструктуры, информация, кейсы здесь. Получить больше информации по разработке организационной структуры, ознакомиться с кейсами, можно на нашем сайте Стратегическое Re:шение.

Мотивация - ключ к успешному достижению целей компании. Если у нас есть цель, реалистичный план её достижения (стратегия), оргструктура (команда нужных экспертов, способных достичь цель), но команда не готова двигаться в этом направлении, то никакой цели достичь не получится. Мотивация, это готовность команды достигать цели, готовность реализовывать разработанную стратегию.

Мотивация делится на материальную (конкурентоспособный оклад, премии, другие материальные «плюшки») и нематериальную (в основе миссия и ценности).

В материальной мотивации важным элементом является система премирования по KPI (ключевым показателям эффективности). Важно понимать, что KPI это инструмент реализации стратегии, инструмент достижения стратегических целей бизнеса.

Если целей и стратегии нет, то KPI не помогут! Если мы не знаем куда идем и как, то какой смысл ускоряться (KPI – это про ускорение в достижение ключевых целей бизнеса). Информацию по разработке и внедрению KPI, кейсы, готовые excel-таблицы для расчета KPI можно получить на нашем сайте Стратегическое Re:шение.

Нематериальная мотивация – это про то, чтобы у сотрудников «глаза горели». Это мотивация на трудовые подвиги, на командное сплочение, на воодушевление и на победы. Это мотивация для собственника продолжать делать бизнес, несмотря на сложности и выгорание. Подвиги, как известно, за деньги не совершаются!

В основе нематериальной мотивации лежат миссия и ценности. Миссия – это смысл существования бизнеса, польза, которую он приносит обществу. Ценности - это правила, по которым живет компания. Это корпоративный поведенческо-этический кодекс, соблюдаемый всеми. Ответ на вопрос:«Что такое хорошо и что такое плохо?»

Для того, чтобы миссия и ценности работали, имели прикладной характер, а не оставались пустым лозунгом на сайте, необходимо их формализовать, перевести на язык действий и интегрировать во все бизнес-процессы организации. Получить больше информации по внедрению миссии и ценностей, ознакомиться с кейсами, можно на нашем сайте Стратегическое Re:шение.

Контроль – это стратегический цикл управления. Если совсем просто, то это регулярное подведение промежуточных итогов реализации стратегии (движения к намеченным целям) в режиме план-факт. Ежемесячно проводится стратегический совет, на котором анализируется полученные результаты и идет детализация на следующий период. При необходимости стратегия корректируется.

Не забываем про управленку! Мы не управляем тем, что не измеряем. Очевидно, что без наличия объективных данных управленческого учета системно управлять бизнесом не получится. Поэтому, для реализации вышеизложенного, нам потребуется управленческий учет и его инструменты: ОПиУ (отчет о прибылях и убытках), управленческий баланс, финансовый план, БДР (бюджет доходов и расходов), БДДС (бюджет движения денежных средств).

РЕЗЮМИРУЕМ

1. Определяем цели: Определите основные цели вашего бизнеса на год и более (ка минимум по чистой прибыли и выручке).

2. Разрабатываем стратегию. Создайте реалистичный план достижения цели (не в голове, а обязательно письменно!).

3. Разрабатываем организационную структуру и ключевой функционал, как инструмент реализации стратегии.

4. Мотивируем команду на достижение целей. Внедряем KPI в материальной части мотивации. Миссию и ценности – в нематериальной части мотивации.

5. Контролируем движение к цели. Внедряем стратегический цикл управления бизнесом. Не забываем про управленческий учет.

Это основа для систематизации любого бизнеса. Полная ясность, какие управленческие инструменты, в какой последовательности внедрять. Конечно, необходимо учитывать особенности и нюансы своего бизнеса, начиная от наличия имеющихся ресурсов и заканчивая сложившейся атмосферой в коллективе.

Как это реализовать, если такого опыта нет? Понимая концептуально последовательность действий, привлекайте экспертов, обладающих нужным опытом, готовых привнести свой опыт и компетенции в ваш бизнес. Тех экспертов, кто внедрял эти инструменты с нуля, а не тех, кто работал в организациях, где они применялись (это разный опыт).

Видео "Как системно управлять своим бизнесом" смотрите на нашем YouTube-канале в плейлисте ""Систематизация бизнеса".

При систематизации бизнеса главное действовать комплексно и последовательно! Успехов на этом пути!

С уважением, Александр Шведов. Управляющий партнер "Стратегического Re:шения"

#систематизация #систематизациябизнеса #систематизацияиуправление #управлениебизнесом #системныйбизнес #развитиебизнеса #ростбизнеса