Как сделать презентацию в PowerPoint: 6 шагов к успеху
Хотели ли бы, чтобы презентация проекта, идеи или отчета, на которую вы потратили множество сил и времени, нашли отклик у слушателей?
Важно не только что вы презентуете, но и как вы это делаете. Насколько интересна подача материала, визуал, как все это гармонирует между собой, не уводит ли слушателей в туманные дебри и дает ли возможность сосредоточиться на главных моментах.
Так как же вызвать WOW-эффект у аудитории и покорить ее с первого слайда? Ответ: классно оформить презентацию в PowerPoint!
В этой статье мы рассмотрим 6 шагов к созданию по-настоящему успешной презентации в PowerPoint. От выбора цветовой палитры до грамотного расположения элементов – мы уверены, что каждый шаг имеет значение. Готовы удивлять?
6 шагов для эффективной презентации
Шаг 1: Определяем цель и целевую аудиторию
Первым делом нужно четко понимать, зачем вы создаете эту презентацию. Чтобы сформулировать цель презентации, опишите в одном предложении, какие действия вы ждете от аудитории после вашего выступления.
Примеры правильных целей презентации:
1. Повысить конверсию продажи продукта после проведения презентации на 20%.
2. Снизить ошибки при заполнении документов в отделе продаж после корпоративного обучения на 70%.
3. Убедить руководителя выделить дополнительный бюджет на реализацию проекта в следующем месяце.
Также важно понимать для кого вы создаете презентацию. Знание своей аудитории поможет подобрать общий уровень сложности презентации – правильные слова (использование технических терминов, профессиональной лексики), понятный и доступный визуал (сложная инфографика или облегченные диаграммы) и т. д. Например, коллеги могут интересоваться техническими деталями, тогда как инвесторам будут важны финансовые показатели и перспективы роста.
Совет: представьте себе одного человека из вашей аудитории и подумайте, какие вопросы он мог бы задать. Постарайтесь предугадать его ответы заранее. Это поможет вам дополнить презентацию в PowerPoint и быть готовым к неожиданным моментам.
Шаг 2: Разрабатываем структуру и сценарий
Любое успешное выступление начинается с хорошей структуры, поэтому в начале важно создать четкий план будущей презентации. Вот пример стандартной структуры слайдов презентации для отчета:
Совет: готовые примеры структуры презентации – это хорошее подспорье в том случае, когда совсем непонятно с чего начать. Но все же лучшим решением будет выстроить логику повествования самостоятельно, исходя из цели презентации. Для составления структуры отлично подходят ментальные карты или просто листок бумаги.
Шаг 3: Работаем над текстом презентации
Каждый слайд должен содержать минимальное количество текста и максимум визуальной информации. Основные принципы оформления контента:
- Не перегружайте слайды текстом – оставляйте свободное пространство.
- Основной текст презентации оформляйте в виде коротких абзацев или списков.
- Используйте крупные заголовки для выделения главных мыслей.
- Применяйте разные уровни заголовков для разделения информации по иерархии.
Совет: используйте принцип контраста для выделения ключевых мыслей. Сделайте важные моменты крупнее основного текста, выделите их другим цветом или полужирным шрифтом.
Шаг 4: Выбираем дизайн и визуал
Профессиональное и эстетичное оформление презентации – наше все, поэтому необходимо уделить значительное внимание дизайну. Идеально, если внешний вид презентации будет соответствовать вашему корпоративному стилю или теме выступления. Ловите наши рекомендации (дизайнер из команды Slider AI собирал их с любовью):
- Цветовая палитра. Выберите 3 основных цвета: для фона, для текста и для акцентов, которые будут использоваться во всей презентации. Убедитесь, что выбранный шаблон будет корректно отображать все элементы: текст, таблицы, диаграммы, изображения. Используйте единый стиль для всех слайдов, чтобы впечатление оставалось целостным.
- Шрифты. Шрифты должны быть читабельны, плюс избегайте использования слишком большого количества разных стилей. Оптимально использовать 1 шрифт. Текст должен быть легко читаем и понятен. Оптимальным размером шрифта принято считать 20-24 пункта для основного текста и 32-36 пунктов для заголовков.
- Пространство. Оставляйте достаточно свободного места между элементами на слайдах. Перегруженность информацией затрудняет восприятие.
Отдельно стоит сказать об иллюстрациях в презентациях PowerPoint. Качественные изображения и инфографика – это база. С их помощью ваши идеи и результаты работы заиграют новыми красками. Добавляйте визуал, но делайте это умеренно: иллюстрации должны поддерживать текстовую информацию, а не отвлекать от нее.
Совет: старайтесь избегать стандартного клипарта и стоковых фотографий. Лучше потратить немного времени на поиск оригинальных изображений или создание собственных. Уникальный подход находит больший отклик у аудитории.
Шаг 5: Не забываем про силу диаграмм
Диаграммы зажигают презентацию PowerPoint, визуализируя данные и делая их более понятными. Они облегчают восприятие сложной информации и акцентируют внимание на важных показателях и тенденциях. Особенно это касается визуализации числовых данных.
Для удобной работы с диаграммами мы рекомендуем использовать нашу специальную надстройку. В надстройке Slider Диаграммы более 40 типов различных диаграмм, включая гистограммы, линейные, круговые, каскадные, Ганта и многие другие. Через надстройку можно за пару кликов сделать диаграмму в PowerPoint или Р7-Офис, что позволит вам сосредоточиться на содержании, а не на технических моментах построения графиков. О том, как быстро сделать диаграмму в PowerPoint рассказали в этой статье.
Как выбрать нужную диаграмму для презентации? Для этого подумайте:
- Что должна отражать диаграмма?
- Важно ли показать изменение в динамике и связь между данными?
Для отражения изменений во времени хорошо подходят линейная, каскадная диаграммы и гистограмма. Для анализа составных частей целого – круговая или кольцевая диаграммы. Для оценки категорий и элементов – каскадная диаграмма и гистограмма. Корреляцию между данными покажут точечная и пузырьковая диаграммы.
Настройте диаграмму так, чтобы зрителям было легче воспринимать информацию. Убедитесь, что оси подписаны, все значения четко видны, а легенда понятна с первого взгляда. Добавьте коннекторы, стрелки, разрывы, чтобы сделать визуализацию максимально информативной и привлекательной. Также не забудьте оформить диаграмму в общей цветовой схеме презентации.
Совет: используйте дашборды. Они кратко, но в то же время наглядно отражают основную информацию в презентации PowerPoint.
Шаг 6: Финализируем и корректируем
Перед тем как выступать с презентацией, пройдитесь по всем слайдам в PowerPoint и проверьте их на наличие ошибок. Уделите внимание орфографии, грамматике, читаемости текста, качеству картинок и правильности ссылок. Еще раз:
- Убедитесь, что все графики и диаграммы правильно отображаются и имеют подписи.
- Проверьте, чтобы презентация открывалась в нужном формате и обязательно прощелкайте все слайды.
- Подготовьте резервную копию файла презентации на всякий случай.
Совет: протестируйте презентацию на друзьях или коллегах. Попросите кого-то из знакомых просмотреть презентацию и высказать свое мнение. Свежий взгляд всегда полезен!
Бонус от команды Slider
Вот несколько дополнительных советов и хитростей от команды Slider, которые помогут вам сделать удачную презентацию в PowerPoint. Собрали их из собственного опыта:
- Интерактивность: вовлекайте аудиторию в процесс, задавая вопросы и предлагая обсуждения.
- Практическое применение: покажите, как результаты вашей работы могут использоваться на практике.
- Правило 3-2-1: 3 цвета – для фона, текста и акцента, 2 начертания – для обычного текста и смысловых акцентов (например, обычный и полужирный), 1 шрифт для всей презентации, потому что этого достаточно.
- При создании презентации активно используйте копирование элементов, чтобы не настраивать их заново от слайда к слайду.
Успешная презентация – это не просто набор слайдов с текстом и картинками. Представьте, какой властью обладают презентации. Этот инструмент способен показать результаты работы, спланировать будущие действия и даже повлиять на решения людей. Независимо от того, руководитель вы, менеджер или маркетолог, умение создавать убедительные презентации в PowerPoint станет вашим конкурентным преимуществом, которое пригодится на любом месте работы. Удачи в ваших следующих выступлениях!