Когда сроки горят: как победить прокрастинацию и повысить личную и командную продуктивность
Список задач растет, но вместо работы, вы листаете соцсети? Время идет, дедлайны приближаются, а усталость и стресс из-за невыполненных задач накапливаются. Что делать?
Вместе с экспертами Марией Товпинец, партнером scrum.ru, автором канала Адаптивные организации, и Тиграном Басеяном, руководителем MTS Link доски, CEO geekz.ru и автором канала Black product owner, разбираемся, что такое прокрастинация, почему она возникает и как с ней бороться, чтобы достигать личных и командных целей.
Почему мы откладываем дела на потом: взгляд эксперта
Прокрастинация простыми словами в психологии — это привычка откладывать дела на потом. Даже самые дисциплинированные сотрудники подвержены этому эффекту.
Иногда прокрастинация выступает в роли защитного механизма: наш мозг и тело перегружены, и прокрастинация не дает нам навредить себе. Древняя часть мозга, лимбическая система, может буквально блокировать действия, чтобы сохранить ресурсы.
Кто такой прокрастинатор — человек, который постоянно откладывает задачу, хотя понимает её важность. Сначала он убеждает себя, что ему нужно больше времени, что сначала стоит заняться мелкими делами, а к сложному вернуться позже. Но в итоге наступает дедлайн, а дело так и не сдвинулось с места.
Рассмотрим частые причины прокрастинации:
- Отсутствие мотивации. Если человек не понимает, зачем выполнять задачу, или не видит в ней смысла, он откладывает её на потом. Это часто случается, когда работа кажется бесполезной или не относится к его зоне ответственности.
- Перфекционизм. Человеку мешает начать стремление выполнить задачу идеально. Он боится сделать недостаточно хорошо, поэтому откладывает работу.
- Завышенная сложность. Большие и незнакомые задачи вызывают сопротивление. Когда человек не понимает с чего начать, переключает внимание на любые дела, которые кажутся простыми и понятными.
- Перегруз. Когда задач слишком много, сложно расставить приоритеты. Человек уходит в мелкие дела, а на важные не остаётся сил.
- Ошибочные убеждения. К ним относятся привычка думать, что в запасе много времени или что с задачей можно справиться быстро.
- Страх неудачи. Бывает, что человек откладывает работу над задачей, потому что боится осуждений и критики в свой адрес.
- Нереалистичные сроки. Когда задачи запланированы без учета реального времени и усилий, они становятся невозможными для выполнения. Хочется сдаться еще до начала работы над ними.
5 работающих методов борьбы с прокрастинацией
Чтобы справиться с прокрастинацией, важно сначала понять её причину и затем подобрать подходящий метод или их комбинацию для борьбы с ней.
Если причины эмоциональные: страхи, тревога, перфекционизм, откладывание из-за неуверенности, то подойдут одни методы.
Если физические: усталость, перегруз, отсутствие концентрации, отвлекающие факторы — подойдут другие. Иногда стоит комбинировать методы, чтобы был видимый результат. Рассмотрим методы борьбы с прокрастинацией:
Метод 1. Пересмотр приоритетов (Матрица Эйзенхауэра)
Матрица Эйзенхауэра — это метод для приоритизации задач, который помогает собрать и распределить накопившиеся дела их по важности и срочности, чтобы сфокусироваться только на главном.
Как применить:
1. Составьте список всех ваших дел.
2. Возьмите лист бумаги и разделите его на 4 части: «Важное срочное», «Важное несрочное», «Неважное срочное» и «Неважное несрочное».
3. Распределите ваши дела из списка в каждый из этих частей:
→ «Важное срочное» — сюда попадут задачи, которые горят. В идеале эта часть должна быть пустой, потому что задача в ней — это аврал и ЧП. Если у вас каждый день аврал, кажется, что-то идет не так.
→ «Важное несрочное» — сюда попадут долгосрочные приоритетные задачи. Это обучение, работа над личным или рабочим проектом.
→ «Неважное срочное» — это рутинные задачи, которые не приближают к цели, но их нужно делать. Такие задачи можно кому-нибудь делегировать.
→ «Неважное несрочное» — это задачи, от которых можно отказаться.
4. Работайте в первую очередь над задачами из первой части «Важное срочное», затем переходите к делам из части «Важное несрочное».
Как применить:
Секрет этого метода в том, чтобы правильно оценить каждую задачу и не записывать их все в «срочное и важное». Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы — высвободите дополнительное время и быстрее придете к поставленной цели.
Метод 2. Декомпозиция и дробление крупных задач
Большие и сложные задачи всегда пугают. Декомпозиция позволяет разделить работу на небольшие, выполнимые шаги, чтобы снизить сопротивление и приступить к задачам.
Как применить:
Рассмотрим метод на примере запуска нового продукта.
- Разделите задачу на этапы. У проекта по запуску продукта это будут: Подготовка → Разработка продукта → Тестирование → Запуск.
- Разбейте каждый этап на конкретные задачи.
3. Назначьте сроки по каждой задаче и ответственных, если вы работаете в команде.
4. Определите первый шаг и приступайте к задачам по четкому плану.
Метод 3. Техника Помодоро
Метод «Помодоро» помогает концентрироваться на задаче и избегать усталости. Принцип заключается в том, чтобы работать короткими отрезками времени от 25 минут, а спустя время делать короткий перерыв и снова приступать к задаче. Это снижает утомляемость и повышает продуктивность.
Как применить:
- Составьте список задач — определите, что нужно выполнить сегодня, и прикиньте, сколько 25-минутных отрезков («помидорок») потребуется на каждую задачу.
- Распределите задачи на день по приоритету — начните с самых важных.
- Включите таймер на 25 минут — сосредоточьтесь на одной задаче, не отвлекаясь.
- Сделайте короткий перерыв 5–10 минут.
- Повторите цикл — снова включите таймер на 25 минут и продолжайте работать над задачей.
- Сделайте длинный перерыв 15–20 минут после 4 циклов — это поможет восстановить силы перед следующим этапом работ.
- Повторяйте процесс, пока не завершите задачи — двигайтесь по списку, выполняя запланированные дела.
Метод 4. Управление фокусом и избавление от «шумов»
Когда работа связана с необходимостью переключаться с задачи на задачу, сложно сфокусироваться и доделать работу до конца. Этот метод помогает выделить фокусное время для глубокой работы без отвлекающих факторов.
Как применить:
- Выберите задачу, которая требует максимальной концентрации;
- Выделите время под эту задачу. Забронируйте в своем расписании 1–2 блока по 60 минут;
- Предупредите коллег, что будете недоступны в определенное время, если у них нет доступа к вашему календарю;
- Отключите уведомления или включите режим фокусировки на телефоне или компьютере;
- Создайте комфортные условия — наденьте наушники с фоновой музыкой или белым шумом, если это помогает сосредоточиться;
- Сфокусируйтесь на задаче — старайтесь не отвлекаться, а если в голову приходят посторонние мысли, запишите их, и возвращайтесь к работе.
Метод 5. Гибкие подходы в работе
Когда задачи не структурированы, сложно понять их объем, сроки и приоритеты. На помощь приходят Agile-методологии: Kanban-метод и Scrum фреймворк помогают организовать рабочий процесс, визуализировать и контролировать выполнение задач. Это снижает хаос и повышает продуктивность всей команды.
Как применить:
1. Выберите методологию для работы. Kanban-метод основан на визуализации цели, задач и прогресса. В Scrum — работу делят на спринты, чтобы достигнуть цели. Более подробно о Agile-методологиях читайте в этой статье.
Следующие шаги будут отличаться в зависимости от методологии:
Если задачи не организованы, команда перегружена или коммуникация выстроена плохо, никакой таск-трекер не исправит ситуацию. Но если процессы упорядочены, визуализация задач, например, через Канбан помогает лучше контролировать прогресс, видеть узкие места и снижать прокрастинацию. Главное — не просто внедрять инструмент, а адаптировать его под реальные рабочие процессы.
Особенности работы с инструментами планирования на примере Kaiten
Инструменты для управления задачами, такие как Kaiten, помогают более эффективно работать и снижать прокрастинацию за счет визуализации задач и контроля за их выполнением.
Когда задачи отображаются на доске и имеют четкие статусы, становится проще отслеживать прогресс и понимать, сколько работы осталось. Это помогает не теряться в большом объеме работы и снижает ощущение перегрузки.
Внутри каждой задачи в Kaiten можно хранить файлы, материалы, вести переписку с коллегами — это упрощает коммуникацию, сокращает время на поиск информации и снижает вероятность отвлечения. Не нужно ходить по разным чатам и собирать данные.
Платформа позволяет настроить приоритеты, чтобы фокусироваться на наиболее важных задачах. Настроить это можно несколькими способами:
1. Расставить задачи в колонке по важности: на самом верху те, что нужно взять в первую очередь, а внизу — самые неприоритетные.
2. Разделить доску на дорожки. Например, как в Матрице Эйзенхауэра: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные и неважные» и «Несрочные и неважные».
3. Использовать метки: вы можете придумать названия и цвет для обозначения. Например, красная метка «срочно» может обозначать критичный приоритет, а синяя «не срочно» — средний.
В карточке задачи можно проставить срок и настроить напоминания — эти функции помогают не забывать и не срывать дедлайны.
Чек-лист интеграции Kaiten в рабочую среду
Собрали список шагов, чтобы внедрить платформу, которая помогает повышать производительность и концентрироваться на главном:
- определите задачи, которые хотите решить с помощью трекера;
- соберите потребности всех сотрудников;
- создайте рабочие пространства;
- найдите энтузиастов, готовых протестировать сервис и стать амбассадорами;
- сделайте понятные инструкции по использованию таск-трекера;
- корректируйте рабочие пространства на основе обратной связи пилотной группы;
- внедрите работу Kaiten внутри всей команды.
Распространенные ошибки в борьбе с прокрастинацией
Чтобы избавиться от прокрастинации, человек часто совершает ошибки, которые только усиливают откладывание дел:
- ожидает мгновенного результата;
Люди надеются, что смогут резко изменить привычки, но устойчивые изменения требуют времени и регулярной работы, как тренировки в спортзале.
- отказывается от переключения и отдыха, а вместо этого «залипает» в соцсетях;
Полезная передышка помогает восстановить силы, как снижение темпа во время бега, но если человек полностью останавливается, он теряет ритм и «выпадает» из работы. Чтобы отдых был продуктивным, лучше выбирать прогулку, медитацию или аудиокнигу, а не бесконечную ленту соцсетей, которая дает легкий дофамин и затягивает.
- не понимает, что причина в физиологии: усталость, плохой сон, стресс, голод и т.д.
Главное — берегите своё состояние. Иногда прокрастинация связана с усталостью или эмоциональным выгоранием. В таком случае никакие техники не помогут, лучше займитесь восстановлением.
«Никогда не поздно начать»: как перестать прокрастинировать
Привычка откладывать дела формируется годами, поэтому справиться с ней за один день невозможно. Но если осознанно менять подход и пробовать новые методы, можно постепенно выработать эффективный ритм работы. Начните с небольших шагов:
- выпишите все задачи, которые у вас сейчас есть — это уже будет небольшая победа. Поздравьте себя и двигайтесь к следующему шагу;
- выберите одну маленькую задачу, которую можно сделать быстро. Например, ответить на письмо — вот и вторая победа;
- смените окружение. Попробуйте изменить рабочее пространство: пересесть за другой стол или работать в новом месте, чтобы мозг переключился.
Часто важнейший момент — это именно начать. Попробуйте сделать какое-то простое действие. Как только сделаете первый шаг, ощущение «слишком поздно» исчезает, и появляются силы для дальнейших действий.
Экстренные методы для быстрого включения в работу
Избавиться от привычки прокрастинировать сложно, а работать нужно сейчас. Эти методы помогут быстрее приступить к задачам:
- Правило 5 секунд — суть в том, чтобы действовать сразу, не давая мозгу времени на сомнения и отговорки. Как только появляется необходимость что-то сделать, вы начинаете обратный отсчет (5-4-3-2-1), а затем немедленно приступайте к действию.
- Метод «5 минут» — договоритесь с собой поработать всего 5 минут. Часто, когда начинаешь, втягиваешься и продолжаешь работать дальше.
- Метод «2 минуты» — если задача занимает менее 2 минут, сделайте её сразу. Этот метод помогает не накапливать мелкие задачи и выполненные — мотивируют продолжать работать дальше.
Заключение: как справиться с прокрастинацией
Прокрастинация мешает достигать личных и командных целей, но с этим можно справиться. Главное — понять её причину и подобрать способ, который поможет от неё избавиться.
Попробуйте снизить прокрастинацию на практике — выберите один метод из списка и примените его. Проанализируйте, как меняется ваша продуктивность с каждым методом, и найдите подходящий.