Как оцифровать процесс поиска сотрудников: практик-кейс от WEEEK

Как разобрать 50+ откликов, собрать базу контактов и провести восемь собеседований за два дня. Делимся собственным опытом

На связи команда WEEEK. Недавно мы искали редактора в отдел маркетинга — человека, который разбирается в редакционных процессах и может качественно писать. Получили 1612 просмотров и 75 откликов.

Рассказываем, как разобрать такое количество откликов и не сойти с ума — с помощью нашего же сервиса.

❗Важные моменты:

А без оцифровки информации не обойтись никогда — и в кейсе последовательно расскажем, почему. Поехали!

На первом этапе начинаем разбирать отклики на платформе, где публиковалась вакансия. Кстати, чем меньше каналов для их сбора, тем лучше. Мы принимали заявки только на сайте «БУДУ».

На первом шаге отсеиваем кандидатов, которые не подходят по базовым формальным требованиям:

Первый этап прошли 24 кандидата. Для подробного изучения такого количества заявок уже нужно оцифровать данные — чтобы не запутаться и не перегрузить голову.

Делаем доску в WEEEK — «Найм». Колонки названы по этапам отбора. Отклик, Контакт, Собеседование, Тестовое, После тестового, Отказ.

Зачем нужна каждая колонка:

Теперь нужно собрать информацию о кандидате в одном месте, чтобы не переключаться туда-сюда, не листать десятки резюме и не путаться.

У нас есть задача в колонке Отклик. Один кандидат — одна задача, которая названа по его имени и фамилии. В первую очередь скачиваем резюме и загружаем его в раздел Файлы задачи.

Дальше можно продумать собственные статусы отбора. Платформа «БУДУ» даёт только пять: Новый отклик, Подборка, Интервью, Оффер, Нанят. Это хорошие статусы, но нам их недостаточно.

Используем кастомное поле типа «Выбор», где можно будет отмечать текущий статус рассмотрения кандидата. Так и назовём его — «Статус».

В нём создаём такие варианты:

Внутри карточки задачи создаём дополнительные текстовые поля — «Сопроводительное», «Опыт» или «Комментарий».

Там можно в свободной форме прописать то, что важно отметить для себя. Например, отметить хорошее сопроводительное или резюмировать опыт. Ещё мы отмечаем вайб человека — это субъективная, но крайне важная нам оценка при таком индивидуальном подходе к поиску.

В комментариях к задаче по необходимости добавляем более развёрнутые заметки. Например, что сопроводительное показалось осознанным и мотивированным, что кандидат знаком с продуктом и другие детали.

В настройках доски включаем отображение кастомных полей — и первое впечатление о кандидате оцифровано!

Теперь не надо переключаться на платформу с откликами, чтобы вспомнить, кто и что там писал, искать резюме и вспоминать важные детали о кандидате.

Снова актуализируем отклики и расставим статусы.

Пишем кандидату — ставим задачу в колонку Контакт. Если человек отмолчался или ему больше не актуально предложение, ставим статус «Отказ». После позитивного ответа двигаем задачу в следующую колонку — Собеседование.

Здесь снова пользуемся прелестями WEEEK.

С помощью интеграции с онлайн-календарями зафиксируем информацию о предстоящей встрече:

Всё, задача встала в календарь.

👉 Как настроить интеграцию WEEEK с календарями Google, Apple и Яндекс

После собеседования добавляем в задаче ещё одно текстовое поле — «Вилка». Речь об ожидаемой зарплате. Фиксируем озвученную сумму и выводим на карточку задачи.

В комментариях к задаче можно зафиксировать общее впечатление о собеседовании. Поверь, оно сотрётся и забудется, так что лучше записать сразу.

После собеседования задача отправляется (или не отправляется) в колонку Тестовое. Если на собеседовании оказалось, что часть кандидатов не подходят, не тратим время друг друга и тестовое не даём.

Наконец, ставим дедлайн тестового задания в поле Дата и ждём выполненные работы.

После получения тестовых фиксируем их в задачах — добавляем ссылки в комментарии или в кастомное поле Ссылка.

Готовые тестовые приходят в разные дни, но оценивать их лучше в один присест. В подходящий день выделяем час-два для оценки тестовых заданий. В комментариях сразу отмечаем впечатление от проделанной работы.

Остальная оценка тестовых идёт внутри команды и в голове отбирающего.

Дальше — оффер.

На выходе получилась база 24 кандидатов с резюме и предварительной оценкой. Пригодится, если команда будет расширяться, — можно будет сразу пройтись по хорошим кандидатам, с которыми уже было касание.

Поиск кандидата — крайне трудоёмкий и ответственный процесс. Множество резюме — это множество лиц, имён, историй, опыта и навыков. Удержать в голове столько деталей, да ещё и проанализировать, просто невозможно.

Поэтому мы выгружали информацию о каждом кандидате из оперативной памяти, чтобы вернуться к ней и подробно изучить позже. В итоге получилось цифровое пространство, где можно собрать данные, проанализировать их и даже сохранить на будущее!

При этом мы не зависели от работы сторонних сайтов, не перелистывали 75 страниц с резюме, а сконцентрировали важное в одном окне. В этом особенно помогли Канбан-доски — там можно объединить хранение информации и визуализацию процессов.

Итоги. За два дня переработано 75 откликов. Изучено 24 хороших кандидата, 10 из них прошли первый этап отбора. 8 человек попали на собеседования — они прошли марафоном ещё в два дня. И был выдвинут оффер — цель достигнута.