Как делегировать задачи, если ваши коллеги постоянно лажают?
Если вы привыкли строить работу по принципу «хочешь сделать хорошо — сделай это сам», то смеем предположить, что вы изрядно устали вытягивать проекты на себе.
Что если успешные проекты можно запускать без тотального контроля и необходимости слепо доверять сотрудникам?
Спойлер: так можно.
В этой статье учимся делегировать и выстраиваем здоровые отношения с работой.
Существует два типа руководителей: кто умеет делегировать и кто все делает сам.
Чем они отличаются друг от друга?
Руководители, которые держат все под контролем, склонны к выгоранию и постоянно находятся в состоянии стресса. Ведь если с ними что-то случится, то под угрозу попадают абсолютно все бизнес-процессы.
Конечно можно найти уйму отговорок, чтобы не делегировать задачи:
- «Блин, обучать же надо, по 100 раз объяснять — проще самому»;
- «Блин, надо правки дать — проще самому переделать»;
- «Блин, надо юристам отдать на проверку документы, но они такиииие медленные и вредные, что проще самому вникнуть или можно нагрузить сотрудника из своего отдела и пожертвовать своими задачами».
Однако руководители, которые перебороли страхи и научились эффективно делегировать, быстрее растут в карьере и доходах. Их фокус не на операционке, а на стратегически важных задачах: автоматизации, выходе на новые рынки, импортозамещении.
«Примите, что сотрудники могут налажать. Можно сделать регламент, если бесит, что лажают. Три предупреждения, если регламент не выполняется, — дальше расставание. До третьего предупреждения созваниваться на 10-15 минут, чтобы понять, в чем затык, почему задача не выполняется. Возможно, у сотрудника есть скиллы в другом направлении, например, статьи. А мы его просим аналитикой заниматься :) »
В крупных организациях есть критически важные проекты и задачи, от которых зависит само существование компании. Безусловно, они требуют дополнительной вовлеченности и контроля. Но если руководитель погряз в операционке, времени на стратегию не остается.
Почему руководители не доверяют собственным сотрудникам?
Многие руководители прошли через негативный опыт: делегировали — провалили. Отсюда иллюзия, что без их контроля все пойдет не так. Они проводят бесконечные совещания, вникают во все детали работы подчиненных и лично решают конфликты. В итоге выполняют функции не только руководителя, но и проектного менеджера, аналитика и даже маркетолога.
Но проблема не в доверии. Вопрос в другом: как создать систему, в которой сотрудники будут выполнять свою работу без постоянного надзора?
Почему найм крутых специалистов не решит проблему?
Вы конечно можете попробовать уволить всех неэффективных сотрудников и нанять «сильных» специалистов…звучит логично, правда?
Но на практике так не работает. Поиск квалифицированного руководителя проектов может занять месяцы, а в итоге кандидат либо передумает выходить, выбрав другое предложение, либо быстро уйдет, столкнувшись с хаосом внутри компании. А еще это лишние затраты. Замена одного рядового сотрудника обходится компании примерно в 6 ежемесячных окладов. Сюда включены: поиск нового сотрудника, обучение, адаптация, первые ошибки, которые неизбежны в начале процесса.
Даже топовые специалисты не справятся, если в компании нет четкого распределения ролей, процессы не выстроены, согласования затянуты. Они пришли развивать проекты, а не бороться с бюрократией.
«Если вы тревожно относитесь к делегированию, поймите почему (боитесь косяка, не доверяете и тд) и отсюда принимайте решение к действию: обучить сотрудника, заменить, дать шанс. Если вам кажется, что вы сами сделаете быстрее, посчитайте, — сколько регулярно вы будете тратить времени на выполнение этих задач и сравните с временем обучить человека это делать.»
Как высвободить 50% времени руководителя?
Представьте, что вы капитан огромного судна. Даже самый опытный моряк не сможет привести судно к цели, если на борту нет четкого распределения обязанностей, системы навигации и контроля за исправностью механизмов, а штурман умеет только приносить кофе.
Разница между руководителями, которые умеют делегировать, и теми, кто пытается делать все сам, – в наличии эффективной системы управления проектами. В ее основе три ключевых элемента:
1. Прозрачная отчетность.
Четкая и понятная отчетность позволяет видеть реальную картину: где отклонения, в чем причина, что делать. Если данних слишком много, внимание рассеивается и фокус теряется.
«Есть разные инструменты, которые упрощают процесс отслеживания за задачами, которые вы делегировали: от таблички в Excel, до специализированных сервисов. Для начала стоит сделать планирование по Ганту, например, по стратегии отдела, и ввести трекер задач, регламенты по задачам.»
2. Регулярные встречи.
Отчеты – это цифры, а встречи – это эмоции, неформальные нюансы, которые сложно передать таблицами. Регулярные встречи с командой проекта помогают выявлять скрытые риски, получать обратную связь и корректировать планы.
3. Четкое распределение ответственности.
Когда каждый знает свою роль, не нужно каждый раз заново определять, кто за что отвечает. Четкие зоны ответственности снижают вероятность, что задача потеряется или будет бесконечно переходить от одного человека к другому.
«Я бы сказала, что ответственность не распределяется – за одну задачу всегда должен быть один ответственный, даже если ее выполняют несколько человек.»
P.S. от автора. Если руководитель грамотно делегирует задачи, то и для рядовых сотрудников работа становится комфортной. Когда ты четко знаешь, какие задачи лежат на тебе и понимаешь зону ответсвенности, а не ждешь, что в какой-то момент руководитель, злющий от дедлайнов и загруженности, завалит тебя работой, – тревожность уходит.
🔥 Чек-лист: как начать делегировать
- Определите, что можно делегировать – выберите рутинные и повторяющиеся задачи, которые отнимают ваше время.
- Выберите исполнителей – учитывайте их компетенции, загрузку и мотивацию. Помните, 1 задача = 1 ответственный.
- Четко формулируйте задачи – используйте метод SMART (конкретность, измеримость, достижимость, релевантность, сроки).
- Дайте доступ к информации – убедитесь, что сотрудники имеют все необходимые данные для выполнения работы. Это поможет избежать ситуаций, когда сотрудник тратит на поиски материалов к задаче больше времени, чем на выполнение самой задачи.
- Определите контрольные точки – не микроменеджмент, а ключевые моменты проверки прогресса. Можно попробовать scrum-практику: 10-минутные планерки по утрам (что делали вчера, что в планах на сегодня, нужна ли помощь), а в пятницу – общее ревью недели. Так вы не потеряете контроль, но и не прийдется вникать в каждую запятую.
- Создайте систему отчетности – регулярные апдейты помогут контролировать ситуацию без тотального надзора.
- Дайте право на ошибку – ошибки неизбежны, главное – анализировать и делать выводы.
- Автоматизируйте процессы – используйте таск-трекер, чтобы было проще отслеживать выполнение рутинных или повторяющихся задач.
Когда эти элементы внедрены, участие руководителя в операционке заметно сокращается. Вам не нужно держать все в голове, разбираться в каждой мелочи или тушить пожары из дедлайнов 24/7. Система управления проектами позволяет вам сосредоточиться на главном: развитии бизнеса, стратегических решениях и росте компании.
А как у вас обстоят дела с делегированием? Делитесь в комментариях!
Если вам понравилась статья и вы хотите узнать, как составить план развития команды, чтобы он работал, то переходите в наш Telegram-канал. В нем мы уже опубликовали пост на эту тему для вас и ваших коллег.