Без лишних церемоний: как мы запустили Russian Drupal Awards

Опыт организаторов, переработанный в универсальные советы: на чём построить концепцию конкурса, о чём нельзя забыть, чего не надо бояться и как обойтись без громкой офлайн-церемонии с фуршетом на 300 человек.

Оригинал статьи опубликован на сайте CMS Magazine.

В 2021 году компания ADCI Solutions организовала конкурс среди русскоязычных Drupal-сайтов Russian Drupal Awards. Его идея не была взята с потолка, а эволюционировала из маркетинговой активности компании и показалась нам очень перспективной. Мы подумали, что наш опыт пригодится тем, кому хочется или уже просто пора ворваться в ивент-менеджмент, но непонятно, как такие проекты устроены изнутри. Но мы горячо приветствуем комментарии и от опытных организаторов мероприятий.

Мы занялись профессиональной веб-разработкой в 2007 году. В качестве движка для создания сайтов мы выбрали систему управления контентом Drupal и с тех пор позиционируем себя как Drupal-студию. На момент нашего старта эта система была молодой, но интуиция подсказала — и оказалась права — что на фоне конкурентов её ждёт хорошее будущее.

Чуть менее чем полностью наше портфолио состоит из проектов для зарубежных клиентов. Маркетинг тоже долгое время был направлен на тех, кто читает и пишет на английском, а в России нас представлял только паблик ВКонтакте, который решал и решает, по большей части, HR-задачи. Проекты для отечественных заказчиков были, скорее, исключением. Но в начале 2020 года мы бросили часть сил на то, чтобы обратить на себя внимание клиентов-соотечественников.

Контент-маркетинг как часть стратегии был внедрён сразу и уже к концу года дал результаты, но не совсем те, что мы ожидали. Статьи не собирали десятки тысяч просмотров, не разжигали скандалы в комментариях и не генерировали лидов. Зато у ряда статей была одна характерная особенность: они рассказывали о возможностях Drupal на примере работ российских студий и с привлечением российских экспертов в этой области.

Публикации дали нам знакомства со студиями и их работами, с российским Drupal-сообществом и его лидерами мнений, а в целом — создали предпосылки к формированию у нас имиджа российских популяризаторов Drupal. Идеально усилить и закрепить его, на наш взгляд, мог конкурс среди Drupal-сайтов.

Мы ни в коем случае не подаём конкурс сайтов как что-то уникальное. «Золотой сайт», «Премия Рунета», Tagline Awards — эти и другие IT-конкурсы и премии были и до нас. Однако никто до нас не взялся присуждать награды именно за разработку на Drupal. Отсюда — следующий совет.

Наша команда состояла из пяти человек.

За разработку концепции отвечал куратор. Он сформулировал и оформил в документы:

Кроме концепции, куратор почти полностью взял на себя общение со всеми заинтересованными сторонами в лице участников, членов жюри, спонсоров и инфопартнёров.

Можно подумать, что один человек способен вытянуть на себе всё — нужно всего-то вообразить конкурс как торт, разрезать его и увидеть, из чего он состоит. Но настанет момент, а потом второй и пятый, когда вы больно наступите на потерянные мелкие детали и не пролезете в узкие места.

Впрочем, мы всё равно кое на что наступили и не пролезли (об этом ниже), но в наших силах было подстелить себе соломки. Поэтому куратора страховала команда: все документы уходили на суд и критику главному маркетологу нашей компании, а выполнение этапов контролировал менеджер, составивший таймлайн конкурса в виде диаграммы Ганта. Ещё один человек отвечал за настройку таргетированной рекламы. Все вместе, включая пятого члена оргкомитета в лице генерального директора, давали куратору обратную связь.

Ниже — часть нашего таймлайна, оформленная в гугл-таблице. По вертикали идут этапы, разбитые на более мелкие задачи, а по горизонтали — месяцы и недели. Цветные линии показывают планируемую продолжительность задачи. Как видно, работа над конкурсом — это не пошаговое перемещение от пункта A к пункту B и далее; многие задачи решаются параллельно, что экономит время.

Впрочем, оговоримся: нашлись задачи, исполнение которых пришлось разделить между несколькими людьми, чтобы не взваливать всё на одного человека. Главное качество таких задач — максимум рутины и минимум творчества, и это не даст нескольким амбициозным докторам Франкенштейнам слепить чудовище. К таким задачам относились:

Не входящие в оргкомитет, но необходимые специалисты — дизайнеры, фронтенд и бэкенд-разработчики. Бэкенд необходим, потому что лендинг работает не только как визитка конкурса с правилами и этапами проведения, но и собирает личные данные через форму обратной связи.

Это будет представительство вашего конкурса в интернете и точка входа для участников. В минимальное количество задач лендинга входят:

Есть куча CMS и конструкторов, на которых можно сделать лендинг, но мы не были бы организаторами конкурса Drupal-сайтов, если бы не сделали его на Drupal — оцените результат. Но что бы вы ни выбрали, не забудьте про адаптивный дизайн.

Целевая аудитория нашего конкурса — маркетологи и гендиректоры Drupal-студий, разработчики (как сотрудники студий, так и самозанятые), предприниматели и представители организаций с сайтом на Drupal. Мы искали их контакты через рейтинг Drupal-разработчиков на «Рейтинге Рунета», русскоязычное Drupal-сообщество с двумя точками концентрации — сайтом и телеграм-каналом, сайт международного Drupal-сообщества drupal.org, галерею Drupal-сайтов Drupalogy, рейтинг Clutch и несколько чуть менее существенных каналов.

Главным требованием к нашим членам жюри была экспертиза в области интернет-проектов. Остальное имело второстепенное значение, поэтому в состав вошли и руководители Drupal-студий, и разработчики мобильных и веб-интерфейсов, и UX-редакторы, и главреды тематических онлайн-изданий.

Хорошо, но не обязательно быть знакомыми с экспертами лично или дружить в соцсетях — вы же (будем считать это по умолчанию) читаете статьи, посещаете конференции по вашей тематике и отмечаете среди выступающих тех, чьему профессионализму доверяете. Остаётся выйти с ними на связь.

Как с публичными людьми с ними можно наладить контакт через несколько точек — от соцсетей до имейла. И чем менее тесны отношения между вами, тем более деликатным должно быть обращение. В первую очередь помните, что это вам нужна их экспертиза, и это они подарят вам и вашему конкурсу своё время и внимание, а не наоборот. Особенно если вы не оплачиваете их работу, и она, действительно, становится в определённом смысле подарком. Цените его.

Зачем человеку тратить время на оценку чужой работы, если это никак не вознаграждается? Ну, вообще-то, символический капитал — это тоже капитал. Оценка и комментирование конкурсных работ поднимает экспертность и осведомлённость о рынке, продвигает эксперта и организацию, в которой он работает, и формирует новые профессиональные связи. В конце концов, человек может искренне болеть за свою отрасль и поддерживать любые связанные с ней инициативы. И не забывайте про банальное честолюбие. Впрочем, честолюбивы не все: с отказами или игнором вы наверняка столкнётесь чаще, чем с согласиями.

Мы выставили для себя некую оптимальную планку по числу членов жюри, достигнув которой, свернули активную стадию их поиска и занялись другими делами. Но ничто не мешает привлекать экспертов в пассивном режиме: оставьте рядом со списком жюри имейл для связи с вами, и пусть желающие пополнить список обращаются к вам сами.

Организация любых мероприятий — это расходы: на призы, на дорогу иногородним и зарубежным спикерам, на рекламу, на аренду помещения, на еду и алкоголь, на стикеры и прочую памятную раздатку. Вряд ли щедрый жест в виде покрытия всех расходов из вашего кармана будет кем-то оценен и — внимание! — вообще пойдёт на пользу мероприятию. Ведь такое событие — это повод для профессионалов индустрии поговорить о наболевшем, перенять чужой опыт, завязать деловые отношения и найти людей, с которыми можно запустить новые полезные проекты.

Спонсоры — компании, организации, бренды — это понимают, поэтому охотно отводят часть своего маркетингового бюджета под какую-нибудь движуху, которая нацелена на их потенциальную аудиторию и может сыграть в плюс их имиджу. Так что спонсорство — это не удовлетворение организаторской меркантильности, а вполне обоюдовыгодное сотрудничество.

Наш конкурс закономерно поддержали коллеги по Drupal-цеху. Но помимо них мы обращались к хостинг-провайдерам, образовательным платформам, торговым сетям по продаже бытовой электроники, онлайн-кинотеатрам — в общем, к тем, кто мог, по нашему мнению, увидеть для себя пользу в таком сотрудничестве. При этом мысли обратиться к производителю бытовой химии у нас даже не возникло. Деньги-то у них водятся, но на имидж друг друга мы бы явно не играли.

Роль таких партнёров — публиковать на своих площадках новости о вашем конкурсе. В отношении выбора таких партнёров действует такое же правило, что и в отношении спонсоров: схожие темы, ценности и аудитория.

Договорившись с инфопартнёрами, подготовьте пресс-релиз о своём мероприятии. Инструктаж о том, как его писать, не входит в задачи этой статьи, но если кратко, то он должен быть написан строго по делу. Некоторые советуют оставить в нём толику недосказанности, чтобы редактор площадки — если только его не заменяет PR-менеджер или администратор сайта, который просто скопирует ваш текст и вставит на страницу — выяснил у вас пару-другую эксклюзивных деталей.

Каждый из этапов конкурса поддерживал свой пресс-релиз: запустили сбор заявок — написали пресс-релиз, закончили сбор заявок — написали пресс-релиз, жюри закончило оценивать работы — написали пресс-релиз, перенесли объявление результатов — в общем, вы поняли. Итогом будет пост-релиз, в котором подводятся результаты.

Хотя спонсорство и привлекает, не все компании способны заплатить организаторам одну и ту же сумму. Поэтому когда-то давным-давно первопроходцы ивент-индустрии ввели градацию: генеральные спонсоры, просто спонсоры, золотые, серебряные и бронзовые спонсоры и т. п.

Генеральный спонсор может быть только один — он делает самый большой вклад в ваше мероприятие, но и справедливо рассчитывает на большее количество ответных опций с вашей стороны. Такими опциями могут быть, например, бесплатный проход на церемонию для сотрудников спонсора, вступительное слово, размещение стенда в общем зале, брендированные аксессуары.

Поэтому перед тем, как начать поиски спонсоров, подготовьте спонсорские пакеты. Структура этого документа проста: набор опций — размер спонсорского взноса, набор опций поскромнее — размер взноса также поскромнее. В качестве примера пакетов можем показать свои.

Классический формат таких церемоний можно представить: арендуется большой зал, накрываются столы, победители выходят на сцену за наградами, проводится афтепати — в общем, ярко, громко, торжественно. Мы не стали подписываться на такое, но не только из-за непредсказуемого течения пандемии, которая вынуждала ивентмейкеров переносить уже запланированное.

Публичная церемония как бы обязывает поставить конкурс на регулярные рельсы. Но очевидно, что в нашей работе это новое направление, и предсказать его судьбу трудно. Мы не стали делать замах на рубль и брать ношу не по себе. Можно было впасть в другую крайность и выпустить сухой пост-релиз с именами победителей, но хорошим компромиссом нам показалась съёмка небольшого видео.

Мы — не киностудия, поэтому привлекли видеографа с оборудованием, навыками монтажа и насмотренностью. Мастерство импровизации на камеру — это тоже пока не про нас, так что без структурированного сценария с мало-мальской интригой было не обойтись. Для себя мы решили, что в видео точно должны быть:

Результат нас устроил.

Помните, как в главе про оргкомитет мы сказали, что ошибок не миновать, сколько от них ни страхуйся? Вот самые памятные из наших:

Сложно спорить с тем, что отраслевой конкурс нагружает ответственностью перед кучей людей и может вогнать в панику. Но не бойтесь:

В общем, пострадавшим спонсорам будет дешевле и эффективнее разнести по городам и весям про нерадивого ивентмейкера, нежели запускать судебный процесс — зачем судиться, если можно сделать больно по-другому? Поэтому вместо замалчивания и надежд на то, что авось пронесёт и никто ничего не заметит, скажите о своей ошибке прямо и предложите способы её исправить.

Конкурсы — это весело и полезно. Они объединяют людей, обращают внимание на участников и их продукты, помогают в продвижении, закладывают стандарты качества и выявляют лучших из лучших. Все стороны процесса от участников до жюри могут построить на этой активности кто личный бренд, а кто долгосрочную маркетинговую стратегию. Надеемся, наш опыт поможет вам в запуске своего мероприятия.

В этой огромной статье вы не нашли ответы на свои вопросы? Задайте их в комментариях, а мы ответим.