Карьера, Networking и Персональная CRM

За 20 лет работы в различных компаниях, продавая услуги большому числу клиентов и выполняя проекты с разными подрядчиками, я оброс огромным числом контактов. Моя ценность как специалиста, заключается не столько в опыте, сколько в связях, которые у меня есть, и в умении их использовать, что позволило мне сделать хорошую карьеру. Сейчас мне приходится управлять работой своих подчиненных, учить их networking и помогать в достижении общих результатов. Поэтому в интересах моих же коллег делюсь опытом, какие инструменты помогали мне управлять сетью контактов, и какая структура информации в моей персональной CRM.

Еще в начале моей карьеры бумажная визитка была символом значимости и статуса. Многие наверняка помнят кожаные визитницы, набитые до отказа, демонстрирующие объем связей их владельцев. Потеря визитницы была самым большим ужасом, который мог только представить себе деловой человек.

Другим значимым инструментом был блокнот, точнее ежедневник и записная книжка. Один использовался для оперативных вопросов и задач, а другая - для записи важной личной информации. У меня до сих пор хранятся 15 ежедневников (жалко выкинуть часть жизни) и всего одна бесценная записная книжечка.

А еще был мобильный телефон, в который сохранялись все контакты, и память которого была ограничена парой сотен записей. Поэтому приходилось периодически чистить телефонную книгу, чтобы сразу добавить с десяток других новых контактов. Вспоминая прошлое, удивляешься, как в условиях бумажного хранения информации получалось управлять контактами, поддерживать их в актуальном состоянии и находить нужное!

Потом появились карманные компьютеры - КПК. Это уже был прорыв к переходу на электронное хранение личных данных. Первые простенькие программы, работающие в маленькой коробочке, стали заменять визитницы. Главным было перевести бумажную визитку сразу в электронный вид, чтобы потом не искать информацию в двух местах. Это, конечно, менее удобно, чем просто сунуть ее в визитницу, зато потом контакт можно быстро найти и использовать.

К хорошему привыкаешь быстро, и вот уже хочется сохранять и менять данные с любого устройства (и с компьютера, и с КПК), появляется потребность сохранять не только комментарий к контакту, но и фотографии документов или события, а еще нужно объединять информацию по смыслу (например, по выполняемому проекту).

Появление современных смартфонов дало толчок к созданию множества приложений: электронные блокноты, менеджеры контактов, календари. В каждом из этих приложений можно работать только с одним видом информации. Но когда нужно и контакты хранить, и события планировать, и связывать эту информацию между собой, то на помощь приходят более универсальные приложения - персональные CRM.

Кто-то сейчас скажет, что настольные CRM системы для электронного хранения и обработки информации появились практически сразу, как появились компьютеры. Это правда. Только мы говорим не о корпоративном хранении информации и автоматизации процессов бизнеса, а о личном использовании информации и автоматизации личных задач. При переходе в новую компанию я хочу, чтобы вся моя информация осталась со мной и я не потерял ее, оставив в старой компании. Как бы это не нравилось старому работодателю, но моя ценность растет с ростом связей и возможностей, которые я могу реализовывать через эти связи. Поэтому результат моего networking: все контакты, досье, адреса и явки я хочу хранить у себя и удобно ими управлять. Отчасти данный фактор создает много сложностей и проблем в организации работы с корпоративной CRM системой в отделе продаж.

И пока не появились персональные CRM, приходилось приспосабливать подручные программы, чтобы облегчить себе жизнь. Сейчас существует много подобных продуктов, о которых можно почитать в отдельных обзорах (https://spark.ru/startup/startpack/blog/15137/top-10-oblachnih-crm-sistem-s-prilozheniyami-dlya-ios-i-android или https://offlinecrm.ru/18-luchshih-prostyh-i-personalnye-crm) и подобрать себе подходящий по вкусу и стоимости. Я использую приложение Torrow, в котором храню информацию в удобной для меня структуре. О наиболее важных функциях Torrow, и как оно помогает, кратко расскажу ниже.

В первую очередь, мне всегда важна работа с любого устройства: мобильного телефона, планшета или компьютера. При этом данные должны храниться на устройстве, чтобы при отсутствии Интернета я всегда имел к ним доступ. В мобильном приложении Torrow можно работать без связи с Интернет, а при появлении соединения все изменения становятся доступны на других устройствах, в том числе на компьютере.

Очень удобно собирать всю информацию о человеке, компании или проекте в одном месте. В Torrow любой элемент можно вложить в другие элементы, что позволяет быстро объединять информацию по смыслу и устанавливать любые связи. Например, в контакт компании можно вложить контакты сотрудников, краткое описание истории взаимодействия, а также события с темами встреч и договоренностей.

В моей работе требуется часто искать, а иногда анализировать связи между контактами. При этом зачастую нужно понимать и род деятельности контакта, и характер связей. Поэтому я активно использую в Torrow возможность создавать поисковые каталоги с хештегами на контактах и связях. Это, пожалуй, ключевая функциональность, которая подтолкнула меня уйти со старого приложения и потратить время, чтобы загрузить всю информацию в Torrow. Когда данных немного, все можно хранить в обычных списках и быстро работать с небольшим объемом информации. Но когда число контактов переваливает за 200, то список уже не помогает, нужны категории или теги, по которым можно отбирать данные. Но если контактов более 500, то и тегов становится недостаточно, и нужна уже иерархия с вложением элементов. Torrow поддерживает все эти возможности, что делает для меня поиск информации удобным и быстрым.

Другой важный аспект, который часто требуется в работе - это возможность быстро делиться информацией, выгружать ее для отправки по почте или в мессенджере. Совместный доступ и даже совместное обновление данных, хранимых в Torrow, значительно экономит мое время на коммуникациях с коллегами.

Можно перечислить еще десяток интересных возможностей, но они будут уже менее значимыми. Кому интересно - разберетесь уже сами. Но кроме удобной функциональности используемого приложения, важно правильно структурировать информацию. Некоторые моменты приходят с опытом, поэтому приведу ключевые идеи на конкретных примерах.

Описанная ниже структура хранения информации учитывает мою специфику работы в области продаж и организации выполнения сложных комплексных проектов. В каждом проекте мне нужно понять потребности заказчика, разобраться в возможностях имеющихся подрядчиков и определить недостающих подрядчиков, определить ограничения и иерархию принятия решений на всех уровнях... В общем, все очень сложно и об этом можно рассказывать часами. Но если кратко, то приходится коммуницировать с сотней людей одновременно! А если хочется успешных результатов, то нужно общаться не только по работе, но и на личные темы, а значит вести небольшое досье на каждый контакт.

За годы работы я определил для себя несколько категорий, по которым раскладываю информацию:

Вдаваться в детали и значение категорий не буду, так как в других сферах скорее всего будут важны другие категории, но принцип работы с информацией от этого не поменяется.

Все перечисленные категории я заполнил в виде хештегов в контакте Torrow, который назвал "Networking". Этот контакт сделал поисковым каталогом, в котором сохраняю информацию. Наиболее часто используемые сферы деятельности выбрал в качестве разделов быстрой фильтрации.

Теперь любые контакты компаний я создаю в поисковом каталоге. При их создании сразу выбираю ранее заполненные хештеги и включаю контакт в каталог поиска “Networking”. В контакте компании создаю уже контакты сотрудников, которым тоже назначаю хештеги и также включаю в каталог поиска “Networking”. Теперь любой контакт можно найти в поисковом каталоге как по словам, так и по хештегам.

Что мне очень нравится, так это возможность вкладывать в любой контакт заметки с фото, файлы и события. Это позволяет создавать досье на каждую компанию и людей, что помогает готовиться к встречам и почти ничего не забывать.

По аналогии, у меня создан каталог проектов со своими категориями и, более того, каждый проект у меня является отдельным поисковым каталогом, чтобы искать информацию, относящуюся к конкретному проекту. В каждый проект вкладываю контакты заказчика, поставщиков и подрядчиков, документы, события со сроками этапов проекта и т.д. Приложение Torrow позволяет устанавливать напоминания на любые элементы, и при срабатывании напоминания тут же открывается соответствующий элемент. Если это контакт, то можно сразу позвонить человеку, а если задача, то переключиться на ее решение и сохранить в ней заметку с результатами.

Даже подготовка к встречам с использованием приложения Torrow помогает мне экономить время и быстро собирать нужную информацию. Я создаю предстоящее событие в календаре со ссылкой на Zoom, включаю в него контакты участников, создаю заметки с описанием целей и вопросов для обсуждения, вкладываю прошлые встречи с информацией по этим встречам, а потом делюсь событием (и всей вложенной информацией) с коллегами.

Надеюсь, я смог донести общие принципы работы с информацией, которые сложились у меня в приложении Torrow. Возможно, кому-то это поможет подобрать более подходящий инструмент для своего networking, буду рад обменяться мнениями.