Аутсорсинг вам в помощь

Руководитель коммуникационной компании, специализирующейся на услугах по управлению репутацией, делится практическими советами в каких случаях и как эффективно работать на условиях аутсорсинга.

Аутсорсинг услуг для предпринимателей из постсоветских стран является в какой-то степени диковинкой: уж слишком долго в наше сознание закладывалась необходимость ходить на работу с 9 до 6, где обязательно должен быть начальник, и независимо от того выполнена твоя работа или нет, на рабочем месте быть обязан.

Таким образом, среди предпринимателей много противников аутсорсинга. Их доводы сводятся к тому, что они не могут контролировать таких специалистов и не уверены, что они работают, а если я не знаю, что делает мой сотрудник, то как же я могу ему платить. Однако такой подход несовременен, хотя бы потому что гораздо выгоднее экономически нанять профессионалов, отвечающих за результат, чем держать штат сотрудников.

Опыт стран с более долгой по времени историей развития бизнеса подсказывает, что эффективность бизнеса зависит не столько от того, присутствует ли твой сотрудник постоянно на своем рабочем месте, столько от уровня его профессионализма и мотивации выполнять свою работу качественно.

В настоящее время среди европейских стран (Нидерланды, Дания, Финляндия) наметилась тенденция к сокращению рабочей недели до 4 дней, чтобы повысить мотивацию сотрудника и предоставить ему время для личного саморазвития.

Тем самым работодатель не только не стремится удержать сотрудника на рабочем месте, но и заботится о его состоянии здоровья, нервного перенапряжения, развитии.

Согласитесь, от такого работодателя и уходить самому не захочется. Поэтому вопрос привлечения специалистов на аутсорсинг или по трудовым договорам на выполнение каких-то узко специализированных работ должен в современном конкурентном мире должен решаться в пользу профессионалов, а не контроля за использованием ими рабочего времени.

В практике Репутационного Агентства SbyS (г.Минск, Беларусь)

была ситуация, когда Клиент по причине экономии средств отказался от наших аутсорсинговых услуг по абонентскому PR-обслуживанию компании, а вместо этого нанял выпускницу факультета журналистики, не имеющей опыта работы и в целом стратегического мышления. Работодатель возложил на нее обязанности целого пиар-отдела, в том числе организацию имиджевого мероприятие с участием ведущих СМИ, которое должны были организовывать специалисты Агентства, была поручена молодому специалисту. К сожалению, мероприятие потерпело фиаско и вместо положительных публикаций и отзывов, компании пришлось прибегнуть к кризисному пиару.

Как вы думаете к кому они пришли вновь? Уместно вспомнить мудрую пословицу «Скупой платит дважды».

Предлагаю разобраться в этом новом явлении, выяснить при каких обстоятельствах аутсорсинг услуг выгоден для собственника бизнеса, на что следует обратить внимание при выборе компании?

Cовременные экономические условия требуют от владельцев бизнеса держать под контролем свои затраты и при этом постоянно заботиться о своих конкурентных преимуществах. Одним из инструментов оптимизации своих затрат является привлечение компаний, оказывающих сервисные услуги на аутсорсинг.

Форма взаимодействия компаний как аутсорсинг наиболее выгодна компаниям, если они нуждаются в оказании услуг по таким направлениям как экономический консалтинг, юридические услуги, PR-обслуживание не на постоянной основе, а в случае возникновения производственной необходимости (например, разработать форму контракта, получить юридическую консультацию по какому-то направлению деятельности). Таким образом, бюджет компании экономит средства на ежемесячно оплачиваемой заработной плате специалиста.

Понятна обеспокоенность руководителя компании качеством оказываемых услуг на аутсоринге: ведь такой сотрудник на аутсорсинге не появляется в офисе, его сложно проконтролировать, да и культура работы дистанционно у нас не так давно появилась. В тоже время личный опыт работы в международных компаниях показывает, что решение бизнес-задач узкими профильными специалистами, не являющимися штатными сотрудниками, более эффективен.

Для того чтобы выбрать компанию на аутсорсинг и получить нужный результат советую использовать следующие рекомендации:

1. Убедиться, что именно формат аутсорсинга, а не дополнительный специалист в штате вам необходим - для этого достаточно проанализировать предполагаемый объем ежедневной работы и соотнести рыночную ежемесячную заработную плату сотрудника на постоянной основе и коммерческие предложения услуг на аутсорсинге за этот же объем работ,

2. Если вы приняли решение, что аутсорсинг - это то, что вам нужно, то смело составляйте ТЗ (техническое задание) для такой компании, куда обязательно включите весь объем работ с описанием конкретного результата, который вам необходим и сроков,

3. При выборе компании, которую Вы планируете взять на аутсорсинг, поинтересуйтесь о ее профессиональной репутации, соберите отзывы, уточните какой конкретно сотрудник будет работать с вами и нести ответственность за необходимый вам результат,

4. Когда вы уже определились с конкретным исполнителем на аутсорсинге приступайте к подписанию контракта. Обязательно техническое задание должно быть Приложением к контракту. В тексте контракта обязательно пропишите ответственных исполнителей с двух сторон, которые будут осуществлять коммуникацию, а также как будет осуществляться такая коммуникация, по электронной почте, например, укажите обязательно эти адреса в контракте.

5. В контракте должно быть прописано, что ежемесячно компания, работающая на аутсорсинге должна представлять письменный отчет о проделанной работе и прикладывать результат (например, если выполнялась разработка формы договора, то эта форма должна быть приложена к отчету).

6. Советуем фиксировать выполненные работы компанией на аутсорсинге письменно. Например, если вы получили результат работы через электронный ящик, указанный в договоре, то нужно обязательно давать обратную связь - устроило или нет, какие нужны доработки и т.д.

7. Будет рационально, если одной из формой взаимоотношений с компанией на аутсорсинге будет очная встреча. Частота таких встреч зависит от объема работ. Результат такой встречи должен фиксироваться протоколом, подписанным с двух сторон, чтобы потом не потерять задание и проконтролировать его выполнение.

8. Оплата за услуги на аутсорсинге осуществляется по факту выполненных работ.

Выполнение данных рекомендаций повысит качество выполняемых услуг и будет способствовать комфортному взаимодействию без ущерба результату.