Анализируем время проверки работы в ПланФикс

Мы в агентстве ежедневно готовим и публикуем большое количество статей и публикаций в социальных сетях. Без автоматизации этот процесс давно бы превратился в хаос, поэтому почти с самого запуска мы используем системы управления проектами.

Обзор всех сервисов с которыми мы работали, я сделаю в отдельных публикациях, а сегодня поделюсь примером отчета. Из него можно узнать, где происходит задержка в подготовке материалов.

На сегодняшний день основная наша система, где ведется работа над контентом - ПланФикс. Это довольно гибкое решение позволило нам оцифровать процессы точно под наши требования.

Каждый материал, будь то статья на VC.RU или пост в социальной сети заводится как отдельная задача. Для этого у нас есть отдельный шаблон задач - "Публикация". Он содержит набор полей, которые необходимы для работы с публикациями.

Через него мы можем не только назначить ответственных, но и дополнительно указать автора, рассчитать его гонорар и знать, когда и на каких площадках должен выйти материал.

Задачи, созданные по этому шаблону, проходят определенные этапы процесса.

На этом я оборву рассказ об устройстве нашей системы и вернусь к теме этого поста.

Когда речь идет о публикациях в аккаунтах клиента – это подразумевает большую ответственность за то, что вы опубликуете. Одно дело, если это мебельный магазин или маникюрный салон. Совсем другое, если вы пишете на тему финансов или разбираете юридические нюансы. Одна неверная формулировка и кто-то может оказаться без денег или получить проблемы с законом. Поэтому, несмотря на привлечение специализирующихся на этой тематике авторов, тексты проходят сверку с юристами и экспертами на стороне заказчика.

Не секрет, что эксперты - люди, зачастую, сильно занятые. Поэтому этап проверки текстов может занимать не один час и даже день. Нужно это учитывать и готовить материалы заранее. И даже в таком случае у вас нет гарантий, что сверка затянется и к дате планируемой публикации у вас не будет материала.

Чтобы проанализировать, сколько в среднем занимает сверка по разным проектам, мы сделали автоматический отчет по срокам. Он так же позволяет нам защитить свою репутацию, если возникают вопросы по неопубликованным материалам.

Выше я уже писал, что каждая задача в ПланФикс имеет статусы. Сегодня нас интересует статус "Проверить работу". Контент-менеджер переводит задачу на этот статус, когда отправляет текст на сверку. Думаю перевод в этот этап и переход задачи на следующий этап мы еще автоматизируем, но пока это делается вручную.

Наш отчет состоит из трех столбцов, которые собирают информацию из задач, подпадающие под определенные критерии.

Это тема публикации (название задачи), статус и время в этом статусе.

В отчет попадают не все задачи, а только удовлетворяющие следующим условиям:

В такой конфигурации отчета мы можем получить по каждой задаче статистику, сколько времени она провисела в каждом статусе.

Но нас интересует только один из них - "Проверить работу". Поэтому мы добавляем еще один столбец, куда по формуле переносим значение только тех строк, которые удовлетворяют условию.

Затем скрываем все "технические" столбцы и оставляем только необходимые. Отчет готов!

Теперь мы видим среднее время проверки по проекту, а так же по каждому материалу.

Возвращаясь к теме автоматизации этапа проверки материалов. Есть мысль, добавить в карточку проекта дополнительное поле для указания отвественного со стороны клиента для проверки материалов. Тогда можно будет запускать сценарий, когда при переводе задачи в статус проверки, ответственный будет получать уведомление. А при ответе отвественного в задаче - она будет переводиться в другой статус. Так получится исключить человеческий фактор при смене статусов задач.