Как успеть все - советы по управлению временем

Управление временем - один из ключевых элементов успешного и продуктивного образа жизни. В современном мире, где каждый день наполнен множеством задач и обязанностей, умение эффективно распределять свое время становится не просто желательным навыком, но и необходимостью.

Сегодня хочу поделиться несколькими советами, которые сама начала применять на практике. Мне они понадобились по одной простой причине - я совмещаю 3 направления одновременно: магистратура, работа full-time, стартап AiGenda. Тут еще нужно не забыть личную жизнь, так что даже 4 направления.

Эта и вдохновило меня поделиться своими практиками и написать статью для тех, кто хочет научиться максимально использовать каждый час своего дня, достигая целей без излишнего стресса и утомления.

Определите свои цели и задачи

Для начала нужно хорошо понимать, к чему хочется прийти и каких результатов достичь. Без этого сложно распределять время и расставлять приоритеты, особенно, когда задач становится много. Для кого-то этот шаг будет очевидным, а для кого-то станет открытием или лишним напоминанием, что не стоит пренебрегать постановкой целей на своем пути. Без этого любое дело подходит и любой выбор правильный, но можно сильно удивиться, когда придешь не к тому, чего хотел.

Это могут быть профессиональные цели, такие как продвижение по карьерной лестнице, образовательные амбиции, например, получение степени или мастерства в определенной области, или личные стремления, например, улучшение здоровья или развитие нового хобби. Определите эти цели и запишите их, лучше всего туда, где они будут видны каждый день.

Следующий важный шаг - разбить цель на задачи. Цели обычно довольно абстрактные и большие. Если начать заниматься ей целиком, то можно устать до того, как появится заметный прогресс. Тут кроется большой риск, что вы бросите дело на полпути. Вместо этого проще делать маленькие шаги и визуализировать себе движение к конечному результату.

Техники планирования времени

До определенного момента я пренебрегала различными планерами и трекерами задач. Сейчас же я понимаю, что мне это необходимо, иначе небольшие, но важные дела теряются из виду и не выполняются вовсе.

Для начала я ввела для себя доску, чтобы видеть все задачи перед глазами и иметь возможность двигать ее в процессе готовности. Это стандартный инструмент Agile и даже точнее Kanban, который прекрасно работает в любой сфере. Доски позволяют видеть все, что нужно сделать, а так же расставить приоритеты и желаемые сроки выполнения.

Неразрывно с доской из Kanban ко мне пришла приоритизация. Про приоритеты не буду говорить долго, думаю, что все понимают их значение и роль в достижении цели. Сначала идут самые важные и срочные задачи, а чтобы понять, какие именно мы возвращается к первому пункту - у нас есть цель, которая определяет куда мы идем.

Все задачи в одном месте

Чаще всего четкое планирование времени нужно, когда есть несколько направлений в жизни, а значит зачастую несколько целей и несколько наборов задач.

Зачастую задачи по каждой целе оказываются в отдельном месте, а еще хуже просто в мыслях и теряются вовсе. Я не исключение и долгое время у меня все было в разных местах: что-то на бумаге, что-то в приложении, что-то в календаре. Мне стало неудобно.

Тогда я и осознала важность ведения всех дел в едином месте, в моем случае - в Notion. При этом я все еще оставила разные списки задач под каждую цель, но объединила из в одном приложении. Лично для меня этот формат удобнее, чем единый список, ведь я для себя выделяю определенное время дня на определенную цель и мне важно видеть только актуальные задачи.

Еще одно важное правило, которое я завела - сохранять (по возможности) все разговоры и лекции. Ведь часто важные осуждения, на основе которых нужно строить дальнейшую работу мы говорим устно. Тут мне помогает AiGenda. Взяла за правило отправлять в нее записи всех лекций, чтобы удобнее было ориентироваться в материале и позже готовиться к экзаменам.

Оптимизация работы

Параллельно с организацией работы я начала думать, как еще я могу себе помочь успевать все, что хочется. Решение оказалось самым простым - оптимизировать свою работу. К счастью, сейчас идет большое развитие приложений, которые помогают сократить время на выполнение рутинных задач.

Конечно, такой подход должен войти в привычку и это происходит далеко не сразу. Но один раз привыкнув, уже тяжело обойтись без новых инструментов. Конечно, часть задач по написанию текстов, докладов, писем помогает писать Chat GPT. Сейчас на каждом шагу попадаются подборки удобных промтов, которые можно использовать.

Кроме текстов я начала экономить время на просмотре обучающих видео. По названию часто не понятно, будет ли информация внутри видео новой или хотя бы полезной и применимой. Поэтому я взяла за правило сначала делать краткое содержание видео, а потом уже смотреть, если увидела что-то полезное и требующее большего внимания.

Так как мне все еще важно хранить все в одном месте для обработки использую тоже AiGenda. В моем случае загружаю туда все лекции и отправляю ссылки на YouTube видео (там смотрю очень часто). В итоге получается сэкономить часы, ведь вместо часа просмотра, читаю информацию за 5-7 минут и погружаюсь только в необходимое.

Перерывы на отдых

Еще один важный пункт - отдых. Да-да, если не давать себе время отдохнуть и расслабиться, то долго продержаться не получится и привет выгорание. А мне такое не нужно. Поэтому всегда в середине дня делаю себе час перерыв на еду и отдых, чтобы перезагрузиться. И конечно, оставляю свободным вечер, чтобы провести его так как мне хочется, но главное - не думая о делах.

Для каждого человека отдых может быть совершенно разный и тут важно давать себе свободу и заниматься тем, что хочется в конкретный момент. Даже если это будет просмотр фильма, который видели 100 раз или же пролистывание ленты в соцсетях.

Кроме отдыха в течение дня еще стараюсь себе давать один полный выходной. Пожалуй, такое случается не так часто, как хотелось бы, но в планах иметь такой день каждую неделю. В такой выходной не хочется думать ни о каких обязательных делах, а лучше уехать из города на природу и насладиться временем наедине с собой или с близкими людьми. После такого заряд энергии остается на всю неделю.

Я уверена, что существует еще много техник и полезных советов, которые помогут научиться быть продуктивным и счастливым человеком. Управление временем - это ключевой навык, который помогает нам достигать наших целей и задач. Надеюсь, что мои советы оказались полезными и вы узнали для себя что-то новое.