Разработать 150 локально-нормативных актов компании за год и спать спокойно или забить на лишнюю бюрократию?

Вместе с регистрацией юрлица компания должна правильно оформить все документы, регламентирующие ее работу, в том числе и внутренние процессы. Без каких локально-нормативных актов компания не может осуществлять свою деятельность и сколько времени необходимо закладывать на их разработку — об этом ниже.

За год мы уже разработали порядка 150 ЛНА, но я до сих пор трачу час-полтора в день, чтобы просмотреть и утвердить со своей стороны все новые положения. Расскажу, как организован процесс у нас, зачем так много документов и есть ли вероятность когда-нибудь полностью завершить эту работу.

Что такое ЛНА, какие из них являются обязательными

С чего начать разработку?

Сколько времени занимает разработка одного документа?

Перечень всех ЛНА, необходимых к разработке в первый год компании и наши рекомендации

Существует список обязательных актов, без которых компания не имеет права вести свою деятельность, и необязательных, которые помогают структурировать процессы внутри компании, сделать их более понятными и организованными.

В Трудовом кодексе РФ нет единого перечня обязательных ЛНА, поэтому указания на них необходимо искать вручную в разных источниках, в том числе в федеральных законах и подзаконных актах.

В целом, к ним относятся:

Если проверка выявит отсутствие необходимых актов, то компанию могут оштрафовать. Для должностных лиц и ИП штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций — от 30 до 50 тысяч.

Мы не хотели ограничиваться сугубо обязательными актами и постарались учесть ВСЕ возможные ситуации в трудовой деятельности сотрудников и организации. Наряду с важными актами о коммерческой тайне, премировании сотрудников и обучении, мы утвердили памятку о формате документов, шаблоны служебных записок и даже положение о проведении корпоративных мероприятий. То есть у нас есть нормативы к проведению праздников, их согласованию и отчетности. Чувствуете наш перфекционизм, да? 😁

При разработке ЛНА мы преследовали сразу несколько целей. Их наличие стандартизирует процессы компании, вводит исполнительную дисциплину, а также дает ответы на часто возникающие вопросы среди сотрудников.

В идеале, вообще все локально-нормативные акты должны быть разработаны заранее и формально утверждены с момента открытия компании. Но по факту, разработать их все сразу и регламентировать деятельность не получится. Чем дольше развивается компания, чем больше у нее становится бизнес-процессов, тем больше появляется локальных актов, которые эту деятельность регламентируют.

Однако ЛНА необходимы не только для внутреннего использования компанией. Инвестиционные фонды также просят предоставить эти акты во время аудиторской проверки. Они являются важным показателем правильного ведения деятельности компании, ее соответствия нормам и стандартам и демонтрируют готовность к сотрудничеству.

Кроме того, разработанные ЛНА можно признать нематериальным активом и списать затраты на их создание, тем самым, увеличив капитализацию компании. А при желании, еще коммерциализировать и продавать другим компаниям.

Сам процесс разработки ЛНА у нас уже отработан, описан и утвержден во внутренних документах.

Для начала мы изучаем трудовой кодекс и выявляем требования, которым должна соответствовать компания. Например, в соотвествии с ТК РФ в компании обязательно должны быть правила внутреннего трудового распорядка. Наш HR-специалист разрабатывает и подготавливает необходимые документы, после чего отправляет мне на проверку. Я вношу корректировки, какие-то спорные моменты мы обсуждаем вместе.

На этом этапе закрывается порядка 70-80% всех вопросов и дальше документ отправляется на проверку помощнику генерального директора, который проверяет его на соответствие требованиям к оформлению, используемые шрифты, формат таблиц и прочее. Именно для ускорения процесса утверждения ЛНА мы и разработали общую стандартную форму для документов.

После этого документы просматривает наш CEO Андрей Чернышов и либо окончательно утверждает документ, либо отправляет его на доработку.

Бывали случаи, что нам надо было срочно разработать очень важный документ, и тогда мы успевали пройти всю процедуру утверждения за день. Но скорее это исключение из правил. Обычно весь процесс у нас занимает около недели с момента, когда мы понимаем, что этот акт нам необходим, до момента его фактического рассмотрения и подписания.

Опять же, все акты разные и не всегда получается уложиться в собственные сроки. Так произошло, например, с ЛНА касаемо командировок и командировочных расходов. Разработка заняла порядка полутора месяцев: мы привлекали бухгалтера, очень много обсуждали условия и правила проведения служебных поездок, размер выплат и искали самый оптимальный вариант. Еще одним сложным документом оказалось положение о премировании, так как необходимо было учесть факторы, связанные с объектами интеллектуальных прав, нематериальными активами, описание структуры затрат и прочее, прочее, прочее. В общем, пришлось хорошо поломать голову.

Хотя есть и типовые акты, например, связанные с политикой обработки персональных данных. Он объемный, порядка 20 страниц, но не требующий глубокой проработки, поэтому мы справились с ним за 2-3 дня.

В первые месяцы существования компании работа над актами у меня занимала порядка 4-6 часов в день, и это, не считая других операционных задач, коих в стартапе немало. Я плохо помню то время, на самом деле.

Сейчас на проверку и подготовку актов у меня уходит час-полтора в день, такой срочности в их разработке уже нет и я с удовольствием погружаюсь в изучение законов, нормативных документов и прочего. И да, скорее всего эта работа никогда не закончится, так как после разработки всех-всех необходимых актов, их придется периодически пересматривать и актуализировать.

Ниже привели список актов, которые мы определили для себя как обязательные.

Основная деятельность:

Кадровая документация:

Электронный документооборот:

Охрана труда:

Персональные данные:

Военно-учетный стол:

Помимо обязательных актов, есть те, которые упрощают внутренние процессы компании, и я бы советовал задуматься об их утверждении как можно раньше. Ниже приведу еще один список.

Делопроизводство:

Кадровая документация:

Обучение сотрудников:

Много? Возможно. Но это то, что позволяет компании не бояться внеплановых проверок и легко решать возникающие спорные моменты внутри компании.

Кстати, помимо разработки ЛНА, мы также успели оформить документы на получение аккредитации в Минцифры, стать резидентом Сколково и выиграть несколько грантов. Подробнее об этом опыте мы рассказывали в предыдущих статьях, надеюсь, вам это будет интересно.

Аккредитация IT-компании в 2023: Наш опыт получения

Инструкция, как заполнить анкету резидента «Сколково», чтобы не получить отказ

Подаем заявку на субсидию или грант. Чек-лист, с которым вы точно не совершите ошибку

Успеть за полгода: чек-лист IT-стартапа

Подписывайтесь на наш Telegram-канал и страницу Вконтакте, чтобы узнать, чем живет IT-стартап и с какими трудностями нам приходится сталкиваться.