Мы рискнули — и это изменило всё. 2 месяца внедрения, 7 выводов и реальные результаты

Как онлайн-школа внедряла новомодный метод управления.

Привет! На связи TEAMLY – платформа для построения сильных команд и управления знаниями в бизнесе.

Сегодня наш герой – предприниматель Иван. Он владеет школой иностранных языков, а недавно открыл филиалы в соседних регионах. Управлять распределённой командой стало сложно. Бизнес вроде бы работал, но Иван закопался в рутине, поэтому решил внедрить Work Management.

Рассчитывал, что концепция поможет синхронизироваться и обеспечит прозрачность процессов. Вот что получил в итоге.

Руководитель и коллеги понимают, кто и чем занят в реальном времени. Больше не приходится разыскивать ответственных по каждой задаче.

Как было раньше. С расширением команды усложнился контроль за сотрудниками, особенно удалёнными. Люди не сидят без дела, но результатов не видно. Продвижение в соцсетях запустили с опозданием, клиенты остались недовольны тематическим мероприятием. При этом непонятно, кто отвечает за работу – коллеги кивают друг на друга.

Что изменилось. После внедрения Work Management бизнес-процессы стали прозрачными. Руководитель и участники команды в один клик узнают дедлайны, видят ответственных и получают документы по проекту. Например, школа готовит запуск нового курса. В любой момент можно проверить, на какой стадии вёрстка методичек и написан ли текст для рекламных постов. Если что-то идёт не так, Иван включается в процесс и помогает разрулить проблему на ранней стадии.

Почему это сработало. Компания перенесла проекты в умные таблицы и канбан-доски. С помощью этих решений легко выстраивать цепочки задач и отслеживать результаты. Вот чем помогают инструменты:

Сотрудники вовремя закрывают большинство задач. Исчезли ситуации неравномерной загрузки: когда в начале проекта коллеги пьют кофе, а ближе к финалу трудятся без выходных.

Как было раньше. Люди планировали работу, но забывали координироваться друг с другом. А ещё команда не всегда понимала приоритеты компании. Сроки затягивались, и авралы вошли в привычку. Однажды директор филиала планировал запуск блога на конец августа и не учёл, что маркетологи делали сезонную рекламу. В итоге департамент маркетинга в пожарном режиме закрывал оба проекта.

Что изменилось. Коллектив выполняет задачи в срок. Ивану стало проще прогнозировать загруженность команды и распределять ресурсы. Благодаря чётким приоритетам, реже приходится бросать одну задачу ради другой.

Почему это сработало. Помогла диаграмма Ганта – это инструмент визуального планирования. Она позволяет равномерно расставить этапы проекта по всему сроку реализации и отслеживать прогресс. Иван заметил изменения к лучшему:

Команда сформировала единую цифровую среду для совместной работы. Теперь коллеги ведут задачи и общаются внутри одной платформы.

Как было раньше. Файлы и документы хранились в разрозненных папках или на личных гаджетах сотрудников. В результате становилось невозможным быстро найти нужную информацию. Например, чтобы проанализировать продажи за месяц, Иван запрашивал отчёты у каждого менеджера и сам вносил данные в сводную таблицу.

Что изменилось. Документация консолидируется в одном месте: задачи, файлы и обсуждения сосредоточены на одной платформе. Как и задумано в системе Work Management. Информацию не приходится собирать по кусочкам, всё структурировано и доступно онлайн. Отдел продаж ведёт единый отчет, а руководитель оставляет комментарии о результатах.

Почему это сработало. Пользователи обсуждают задачи прямо внутри карточек, а к статьям оставляют комментарии. Всё это предусмотрено в TEAMLY. Вот что это даёт:

Work Management помогает экономить ресурсы, необходимые для реализации проектов. Например, компания избегает неоправданного расширения штата и рационально расходует бюджеты.

6 часов насыщенных докладов от топовых экспертов, линейные дискуссии, мастер-классы и нетворкинг нон-стопом в трех просторных конференц-залах. Среди спикеров: Анатолий Вассерман, Максим Ильяхов, Виталий Чесноков, Сергей Попов, Антон Бевзюк и еще 10+ экспертов по управлению рабочими процессами.

Встречаемся 8 апреля в ЦДП (г. Москва, ул. Покровка, 47).

Как было раньше. Иван задумался о найме дополнительных специалистов. Вроде бы всё логично. Команда не справляется с задачами, значит, назрела необходимость пополнить штат. Очевидный, но неверный вывод. На самом деле нужно помочь действующим сотрудникам правильно распределить время. Тогда не придется никого нанимать и увеличивать фонд оплаты труда. Концепция управления работой как раз отлично справляется с этой миссией.

Что изменилось. Сотрудники успевают больше в течение дня, при этом реже жалуются на перегруз и выгорание. На каждый проект уходит меньше человеко-часов, что снижает расходы компании.

Почему это сработало. Канбан подсветил дублирование задач и «узкие места» в проектах. Иван заметил, что на отзывы в интернете отвечают сразу два сотрудника, а рекламную полиграфию готовит один человек. Руководитель перераспределил нагрузку так, чтобы каждый работник приносил максимум пользы компании.

Снизилось влияние человеческого фактора на результаты работы, а новым специалистам теперь легче адаптироваться в команде.

Как было раньше. Компания не пыталась сохранить и систематизировать успешные практики. Поэтому возникло две проблемы:

Что изменилось. Команда автоматизировала шаблонные проекты: запуск рекламы, онбординг коллег, аттестацию преподавателей и другие процессы. Теперь есть четкие критерии – что и как нужно делать. Такой подход экономит время и силы персонала.

Почему это сработало. Сотрудники создали базу знаний на платформе для Work Management. Теперь стандарты компании сохраняются и доступны всем коллегам. В базе собрали чек-листы, шаблоны, регламенты, инструкции и полезную литературу. А ещё на основе статей сделали обучающие курсы. Вот как стандартизация отразилась на работе компании:

Сотрудники школы отмечают, что стало удобнее планировать рабочий день. Удалённые коллеги не выпадают из коммуникации и чувствуют себя частью команды.

Как было раньше. Руководитель не раз пытался внедрить онлайн-сервисы. Иван предлагал команде таск-трекер и виртуальное хранилище документов. Но люди саботировали новые инструменты и предпочитали привычные методы: казалось проще вести множество Excel-табличек.

Что изменилось. Коллеги сами хотят пользоваться платформой для управления работой. Сервис действительно облегчает жизнь. Например, преподаватели вместе создают методические пособия. Теперь не нужно пересылать файлы по электронной почте или править материалы в стороннем текстовом редакторе. Все согласования идут внутри платформы, и документы не теряются.

Почему это сработало. У отделов появились персональные пространства. Каждый департамент настраивает работу, организует и хранит информацию: преподаватели, маркетологи, методисты, администраторы. Вот почему это важно:

Руководитель анализирует проекты и находит способы, как совершенствовать бизнес-процессы. У Ивана получается не только устранять, но и предотвращать кризисные ситуации.

Как было раньше. Команда закрывала очередной проект и просто с облегчением выдыхала. Никто не анализировал итоги, не изучал успехи и ошибки.

Что изменилось. Платформа для Work Management накапливает данные о сроках, загрузке и качестве работы сотрудников. На этой основе можно строить прогнозы, выявлять повторяющиеся ошибки и вносить системные улучшения.

Почему это сработало. Умные таблицы и канбан помогают управлять процессами и анализировать результаты проектов. Вот как Иван применяет инструменты:

Work Management меняет подход к управлению бизнесом. Подключиться к платформе и вместе работать над проектами – это здорово. Результаты будут еще лучше, если эффективно ставить цели и поощрять инициативы сотрудников.