Шпаргалка ивентора

Я работаю организатором и стремлюсь достичь высокого уровня профессионализма в сфере Event. Оттого с интересом поглощаю любые ценные источники информации, способствующие моему ивент-развитию. Свою образовательную задачу прекрасно выполнила книга «Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий» Дмитрия Румянцева и Наталии Франкель. Суммируя прочитанное, я снова записываю важные на мой взгляд моменты и представляю их вам.

Начну с самого важного и часто болезненного, с бюджетирование мероприятий (надо учитывать, что цены со временем растут во имя инфляции, плюс-минус ориентируюсь на указанные цифры, год издания книги 2017). Прописная и очевидная истина - экономить надо, но не в ущерб мероприятию и участникам. Я бы назвала это не экономией, а избеганием излишних ненужных расточительств. В книге приводят пример двухдневное деловое мероприятие на 600+ человек офлайн и 500+ онлайн и перечисляют основные обязательные статьи расходов. Я бы хотела их зафиксировать как определенный ориентир, а так же, как список того, на что в принципе нужно закладывать бюджет. Итак:

1. Аренда залов 210-250 тыс

2. Аренда тех.оборудования, если оно не включено в аренду зала. Комплект экран+проектор+кликер от 7 тыс

3. Аренда стульев, столов, модульных конструкций, настилов, сцен

4. Дизайн – фирменный стиль полиграфии, сайта, наружная реклама 120-150 тыс

5. Производство сайта, в том числе для трансляций 50-65 тыс

6. Реклама – тут все понятно. От 150 до 350 тыс

7. Видеозапись/трансляций – команда с несколькими камерами 56 тыс в день

8. Трансфер, питание, проживание, такси райдер выступающих. Забота о спикерах – это вклад в ваше будущее сотрудничество, около 19 тыс

9. Кофебрейк\обед. Сытые участники = довольные участники. Даже если что-то пойдет не по плану и случится факап (а он обязательно случится, я не устану это повторять), то качественная вкусная еда снизит негатив 100%. Утренний кофе 30 тыс в день, дневной сытный кофе-брейк от 140 тыс руб на вышеуказанное количество участников

10. Подарки выступающих. Тут на вкус и цвет и ваш бюджет. Можно активизировать партнеров и спонсоров, как один из видов интеграции в мероприятие.

11. Фотографы – стоимость от нуля (по бартеру, за опытом) до плюс бесконечности. Обговаривается заранее в течение какого времени будет готов материал – черновой и итоговый, будет ли обработка и сортировка. Стоит побеспокоится об экспрессрепортажах для моментальной публикации с мероприятия, оперативном выкладывании фото в интернет. Примерный расчет – один фотограф на 100-120 человек. Отдельно уделяется внимание видеографу, который будет снимать и монтировать видеоролик о мероприятии.

12. Пакет участников, раздатка. Туда укладываем что-то полезное и приятное. Обязательно блокноты и ручки, расписание мероприятия. Опционально – сертификат участника, вода, печеньки. 90-130 тыс. Подарки спикерам и партнерам (тут рекомендуется не игнорировать, подготовить хотя бы благодарственное письмо, люди любят благодарственные письма и в будущем захотят с вами работать, или хотя бы распространят положительный фидбек о вашем мероприятии)

13. Бухгалтерия и налоги. Обязательно и регулярно.

14. Оператор, который будет продавать билеты на мероприятие берет комиссию 7,5-9,5%. Либо комиссия платежных систем (эквайринг: СБП 0,4%, карта 3,5-5%)

15. Расходные материалы – мелочи из «аптечки» ивентора 3-4 тыс

16. Грузоперевозки. Не забывать нанимать еще и грузчиков в комплекте. 5-8 тыс

17. Телефония и хостинг – расходы на сайт, номер 8-800 5-8 тыс на один проект

18. Полиграфия – раздатка, пресс-воллы, ролл-апы, оформление залов 4-15 тыс печать, плюс аренда конструкций

19. Юрист для составления грамотного договора. Заплатили однажды за понятный документ, составленный по букве закона и не беспокоимся. В среднем 5 тыс

20. Оборудование и услуги на мероприятие – это зарядные станции, гардероб и гардеробщики, бар и бармен.

21. В день мероприятия всегда иметь наличку на всякий пожарный случай

Итак, цифры посчитали, теперь подготовим площадку, где собственно мероприятие проводится. Важные моменты, на которые стоит обязательно обратить внимание и отслеживать:

Наличие нужной нам мебели – где люди будут сидеть, где кушать (какая высота столов в зависимости от формата кофе-брейка). Если мебели нет или недостаточно, выясняем, как будем ее завозить\поднимать\заносить : есть ли удобный подъезд к входу и грузовые лифты, достаточна ли ширина дверных проемов, высота потолков.

Обращаем внимание на зонирование пространства. Где будет стойка регистрации, сколько их нужно в зависимости от количества гостей и скорости пропуска (нужно ли эти стойки завозить). Где будет проводится кофе-брейк

Наличие питьевой воды. Это кулеры, вендинговые аппараты. В идеале заказать бутилированную воду и побольше (в идеале полтора литра на человека)

Техническое оснащение. База – это проекторы, кликеры, экраны, музыкальное оборудование и микрофоны. Остальное опционально, в зависимости от типа ивента. Важно предупредить площадку, что вы будете этим пользоваться, чтобы в день ивента не оказалось, что обозначенное во включенном пакете аренды оборудование не готово к эксплуатации, не подключено и не настроено.

Подведение электричества и кВт. Если нужна силовая розетка, выяснить есть ли она и где. Часто нужно иметь с собой удлинители.

Наличие Wi-fi и пароль от него. Распечатать пароль заранее будет удобно – чтобы на мероприятии было удобно быстро предоставлять.

Свет, отопление и кондиционирование. Тут все понятно, важно количество и качество. Воздух нужен чистый и без примесей каких-либо запахов. По поводу запахов стоит обратить внимание, где располагается кухня и кофе-брейк.

Звукоизоляция. Она должна быть. Про звук кофемашины тоже помним, она может очень отвлекать во время доклада.

Будет ли выделен вам администратор площадки на период проведения мероприятия. Это тот человек, который поможет разруливать непредвиденные ситуации и ответит на вопросы, которые упустили при подготовки или вообще забыли упомянуть. В любом случае нужно иметь контактный телефон менеджера площадки, который будет отвечать вам онлайн на все вопросы (тут стоит договориться, что он будет всегда на связи).

Дополнительные помещения – гримерки, склады, комнаты отдыха, гардеробные. Казалось бы, для конференции нужен только конференц-зал. Ан нет, позаботиться о вспомогательных комнатах на ответственности ивентора. А еще могут понадобится зоны для нетворкига и размещения партнеров.

Еще немного про склад. Это не только помещение для ваших вещей – полиграфии, подарков, расходников. Это и помещение с запасными стульями или наоборот место, куда вы будете лишние стулья уносить ( а это может потребоваться, чтобы не создавалось впечатление пустующего зала с незанятыми сидениями).

Уборные, общепит и кофейни. Нужно понимать, где это все располагается, чтобы ориентировать людей. Кому-то может не понравится заказанный кейтеринг, и он пойдет искать ресторан неподалеку. Будьте готовы ему рассказать, что находится рядом (может быть даже на другом этаже здания).

Парковка и пропускной режим. Узнаем, как люди смогут попасть на территорию здания, нужен ли пропуск и какие документы необходимо иметь при себе, сколько стоит парковка и способы ее оплаты (кому и в каком виде – наличные, карта, Qr-код). Можно заранее запросить план парковки, чтобы гости сразу представляли как на нее попасть. Ну и проговорить план Б, как действовать если гость документы не взял или забыли внести номер авто в список пропусков на парковку.

Заключение договора (и приложения к нему) с прописанными условиями аренды: в каком виде (подготовленном, чистом, убранном, подключенном) она вам сдается и в каком будет принята обратно (включена ли уборка). Время аренды, время в какое можно приехать на монтаж и когда будет происходить демонтаж (это может быть включено в стоимость, а может и нет). В договоре должны быть прописаны условия предоплаты, возможностей возврата и условия расторжения.

Акт сдачи-приемки: чтобы потом не повесили на нас ремонт того, что было давно сломано.

Соседние мероприятия. И территориально и по времени. Кто будет перед вами, кто после – это поможет предсказать возможные трудности. Кто будет с вами соседствовать – мешать или наоборот просить перестать мешать. Учитываем, что ремонт это тоже мероприятие, и если рядом происходит ремонт, это может омрачить ваше .

В зависимости от масштаба мероприятия, может потребоваться согласование с гос органами.

Площадка может иметь свои каналы и сайты, а вместе с этим иметь возможность анонсировать ивент. Стоит договориться об этом способе продвижения.

Чек-лист накануне:

o Собрана команда и распределены обязанности среди ее членов (команда видела план помещения, знает как зонирована территория и сможет быстро ориентироваться на местности, в идеале в день мероприятия пройти по всем маршрутам. Собран список контактов, кому можно позвонить в случае, если кто-то выпадет из обоймы.

o Все, что должно готовиться и печататься длительно и заранее готово и лежит на складе. Продумано, как и во сколько оно будет доставлено на площадку. Есть контакты всех подрядчиков, грузчиков и ответственных.

o Техника проверена, подрядчики на связи. Имеются контакты запасных подрядчиков.

o Все счета оплачены и договоры подписаны.

o Партнеры на связи. Спикеры уведомлены о всех деталях – даты, время, контакт сопровождающего. Все скинули свои презентации (которые записаны на несколько ноутбуков и флешек. Да, это немного похоже на паранойю) и видеоролики.

o У всех есть ТЗ – операторы, фотографы, ведущие, модераторы, хелперы имеют всю необходимую информацию и знают, что от них требуется (для них определено место в комнате отдыха, показана территория работы, фон для съемок, расписание мероприятия).

o Участникам разосланы понятные и исчерпывающие напоминания «письма заботы».

o Готовы указатели и навигация. Распечатаны памятки. Люди будут много раз спрашивать где туалеты, лифты, гардероб, место для курения, место обеда.

Ну и напоследок «аптечка» или тревожный чемоданчик организатора (рекомендуется распечатать список и сверяться перед каждым мероприятием). Это то необходимое, без чего в моменте ваш уровень стресса будет зашкаливать, пока вы мечетесь в поисках помощи.

Блок «программа минимум»:

• степлер со скрепками (достаточно большой, можно строительный)

• скотч – обычный и двусторонний, широкий и тонкий

• ножницы

• бумага формата А3 и А4 (цветная и белая)

• прозрачные файлы для документов

• маркеры (в том числе тонкие, чтобы что-то красиво подписать), ручки, карандаши

• пакеты для мусора

• канцелярский (а можно и швейцарский) нож

• флешка (лучше две-три), которая читается теми ноутбуками, которые будут у вас на площадке

• подписанные удлинители, подписанные тройники и «пилоты»

• мобильный телефон с достаточным количеством денег на счете и местом в памяти, планшет/ноутбук

• зарядные устройства для телефона, ноутбука/планшета

• полностью заряженный внешний аккумулятор для смартфона

• запасной мобильный телефон, лучше всего простой кнопочный, у которого в самый важный момент не закончится заряд батареи. Конечно, в нем должна быть работающая сим-карта;

• несколько шнуров и переходников (мини-джек, джек, тюльпаны, HDMI)

• батарейки АА и ААА – несколько упаковок

• наличка

• расписание мероприятия с таймингом (как техническим, для внутреннего пользования, так и «официальным», по которому на мероприятии живут участники)

• влажные и обычные салфетки

• минимальная аптечка - пластырь, но-шпа, цитрамон, смекта, валидол, хлоргексидин, парацетамол, антигистаминное (зодак)

Блок «расширенный список для профи»:

• дырокол (лучше промышленный), если надо, например, бить дырки в бейджах. С круглым и овальным узким вариантами вырубки

• небольшие наклейки с телефоном, контактным лицом и названием вашей компании (чтобы пометить ваши конструкции/коробки/пакеты)

• конверты простые белые и брендированные, с вашим логотипом

• булавки (английские и обычные)

• стяжки строительные (например, чтобы закрепить пресс-волл)

• кусачки (например, чтобы открепить пресс-волл)

• веревка/бечевка

• запасные колготки (в больших городах это решается доставкой, например, самокатом, но на всякий случай можно иметь)

• косметичка (тушь, заколки, карандаш для бровей. Пригодится как для кого-то из организаторов, так и для промо-персонала)

• маленькая сумка через плечо или на пояс для самого необходимого

• зажигалка, штопор

• свисток/колокольчик для привлечения внимания