Аудит все победит

"Нам нужен удаленный РОП!"

"Срочно нужно разработать новую мотивацию менеджерам!"

"Начинаем работу с маркетологом, завтра начнут поступать лиды, нужно их качественно обрабатывать"

"У нас там горит, деньги утекают, как вода сквозь пальцы, так больше продолжаться не может, мы вам информацию соберем через 3 дня, а прямо сейчас скажите, пожалуйста, какую мотивацию сделать нашим менеджерам, чтобы они в этом месяце точно выполнили план продаж?"

Смешно? Да, если бы не было так грустно.

Именно поэтому мы всегда начинаем нашу работу с АУДИТА.

Для кого-то аудит - это что-то, связаннное с бухгалтерией и нужное только ооочень большим компаниям, которые готовятся к IPO.

Для других аудит - это заполнение бесконечно нудных брифов сайтоделов.

На самом же деле, аудит бизнеса — это всесторонний анализ текущих процессов, стратегий и результатов. Его целью является выявление слабых мест и возможностей для роста. Именно так. Не сбор информации, не заполнение брифов, а выявление слабых мест и возможностей для роста.

"Но если вы занимаетесь построением отдела продаж, то зачем вам нужен всесторонний аудит бизнес-процессов?" - спросите вы.

Мне нравится сравнивать бизнес с живым организмом, где отдел продаж - это сердце, управление - это мозг, маркетинг - это легкие, HR - это иммунитет, а деньги - это кровь.

Сможет ли сердце функционировать отдельно от организма? Вряд ли. Вот так и в бизнесе. Хотя... кто об этом задумывается? Иногда мы "сливаем всю кровь" ежемесячно, забирая прибыль подчистую и не оставляя денег на развитие. Иногда не занимаемся управлением, старательно делегируя этот вопрос всем подряд. А финансами начинаем заниматься, только попав в кассовый разрыв.

Stop it!

Аудит - это не просто сбор, но и всесторонний анализ информации о бизнесе.

Как мы это делаем?

1. Задаем вопросы собственнику и команде.

В рамках общих вопросов узнаем, насколько команда "плавает" в цифрах и фактах. Обсуждаем сезонность, динамику за последние 2-3 года и основные направления деятельности

В рамках вопросов о целях мы выясняем идеальное видение компании и 3 приоритетные цели (как правило, это цели типа "пожар", но в любом случае они беспокоят собственника и команду больше всего)

Далее мы разбираемся с основными "рукавами" бизнеса - наймом, маркетингом, продажами и управлением.

Как правило, нас интересует: как происходит бизнес-процесс, кто ответственный, как осуществляется контроль (обычно - никак) и какие сложности есть в этой области.

2. Запрашиваем документы: финансовую отчетность, учет сделок и дебиторки, скрипты и регламенты, описание маркетинговой стратегии, прайсы и коммерческие предложения, орг. структуру, описания воронок продаж, а также ссылки на интернет-ресурсы, где размещена информация о компании.

Часто квест начинается именно здесь - документы в хаосе, большинство отсутствует или находится у сотрудников.

Например, в одной компании восстановление отчетности продолжалось 3 месяца. За этой время мы совместно с руководителем отдела продаж собирали у менеджеров информацию по сделкам, отправляли акты сверки для актуализации дебиторской задолженности, приводили отчетность в порядок. В результате, по актам сверок собрали более полутора миллионов рублей, про которые менеджеры "забыли". Вот вам и ненужный аудит.

Или другой пример.

На вопрос, какая финансовая отчетность есть в компании, команда ответила как положено - отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках. Однако, в процессе аудита мы выяснили, что ни первый, ни второй отчет не учитывают личных продаж собственника, а включают в себя только информацию о продажах менеджеров. Вот такие вот отчеты интересные) половинчатые)

3. Получаем доступ в ЦРМ систему.

Это самое интересное.

И грустное.

Потому что как правило в развивающихся компаниях ЦРМ-система скорее мешает менеджерам, чем помогает. Они, конечно, как-то под нее адаптировались и даже нашли свои плюсы в ней, на этом все и успокоились. Сделки не проверяются, звонки не прослушиваются, задачи не ставятся, комментарии не прописываются. Причем везде проблемы, как под копирку, одинаковые.

Так вот, заходим мы в рамках первичного аудита в ЦРМ-систему ииии... там есть места, где зарыты деньги. Не буду излишне интриговать, аудит ЦРМ-системы достоин целой книги. Но быстрые деньги всегда на этапах "Договор подписан" и "Счет выставлен". Здесь нужно просто немного "поднажать".

Однажды первичный аудит ЦРМ-системы принес компании клиента 4 млн рублей. Мы увидели, что РОП не проверяет сделки, указали на те, которые необходимо было проверить в первую очередь, дали инструкцию, как "дожать" клиентов до договора и в течение недели получили 4 млн на счет. Вот вам и ненужный аудит.

4. Проводим аудит представленности компании в интернет-пространстве

Как правило, если компания работает больше трех лет, многие агрегаторы добавили ее в свои каталоги, интернет заполнен отзывами либо наоборот, о компании нет ни слова. Несмотря на то, что это больше задача маркетинговой службы, репутация компании оказывает значительное влияние на продажи.

Компания, в которой мы проводили аудит, работала на узком рынке в B2B сегменте. Мы начинаем с того, что просто гуглим информацию о компании, как это мог бы сделать потенциальный клиент. Так вот, вбив название торговой марки, которую продает наш клиент, мы обнаружили полную копию сайта клиента (дубликат), отличавшуюся лишь контактами.

5. Стратегическая сессия с собственником

Проводится по результатам аудита. В результате стратегической сессии формируется дорожная карта достижения целей на 3 и 12 месяцев, пошаговый план действий с приоритезацией задач на 1, 2 и 3 месяц.

Все бизнес-процессы мы условно разделили на 4 сферы: HR, маркетинг, продажи и управление.

По каждой сфере определели набор KPI, то есть ключевые метрики, которыми мы будем измерять эффективность бизнес-процессов.

А также инструменты, с помощью которых мы будем достигать запланированных KPI.

Для упрощения мы разделили все инструменты на 2 уровня - базовый и продвинутый. По каждому инструменту на стратегической сессии мы определяем приоритетность его внедрения (вы первый, второй или третий месяц)

Образно, все бизнес-процессы можно представить в виде кубиков LEGO, которые собираются в той или иной конфигурации. На стратегической сессии мы разрабатываем "инструкцию" по сборке этих кубиков, которая позволит достигнуть намеченных целей в максимально короткие сроки.

Что будет в результате?

Результат аудита - бизнес разложен на блоки в таблице, все документы и доступы собраны в единое пространство, по каждому блоку проведена аналитика, что является сильной стороной, а чего не хватает для роста и масштабирования, сделаны первичные гипотезы, что необходимо доработать в первую очередь для достижения целей и построена дорожная карта как набор действий для достижения целей компании кратчайшим путем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Аудит – это не просто формальность, а ключевой этап подготовки к эффективной работе внутри компании. Он позволяет не только собрать, упорядочить и систематизировать всю информацию, необходимую для принятия правильных решений, но и сонастроиться на максимально эффективную совместную работу по БЫСТРОМУ достижению целей.

Если хотите обсудить сотрудничество: напишите мне