Кейс SPLAT Global: как мы сделали управляемыми более 2500 товарных знаков и патентов компании по всему миру

Компания SPLAT Global разрабатывает оригинальные составы и производит высококачественные инновационные решения для здоровья и ухода за полостью рта, телом, а также выпускает линейку экологичных средств для уборки дома.Корпорация входит в пятёрку крупнейших российских производителей средств гигиены и косметики. Её продукция продаётся в десятках стран, например в Китае, Сингапуре, Шри-Ланке.

SPLAT Global — это:

SPLAT Global — компания мирового уровня и масштаб задачи, с которой помог «Онлайн Патент», был соответствующим.

У Компании SPLAT Global значительное количество рынков присутствия, широкий ассортимент выпускаемой продукции, обширная продуктовая матрица, собственные исследовательские лаборатории и уверенное желание подтверждать новаторский подход и оригинальность через интеллектуальную собственность. Логичное следствие объемов и географии присутствия — более 2500 зарегистрированных товарных знаков и не менее 100 находящихся на рассмотрении заявок в разных странах мира.

В самом начале совместного проекта специалисты юридического департамента рассказали нам про основной вызов — системный и, важно, оперативный учет товарных знаков компании. На тот момент, информация о товарных знаках хранилась в стандартных локальных архивах и не всегда была актуальна. Например, заявка не сразу приобретала статус объекта, по которому принято положительно решение о регистрации, информация о правообладателе не подтягивалась из государственных реестров; требовался колоссальный внутренний ресурс на актуализацию отдельных фрагментов карточек и этот процесс осуществлялся исключительно вручную.

Основной целью заказчика было восстановление актуальных сведений и получение полноценного реестра объектов интеллектуальной собственности по всей группы компаний. В первую очередь, требовалось собрать информацию обо всех товарных знаках, принадлежащих каждому из юридических лиц группы компаний, обновить их статус в каждом регионе присутствия и, самое важное, представить в формате, удобном для пользователей системы.

Стартовые данные содержали:

Выгрузка из локальных баз в Excel заслуживает отдельной ремарки — этот файл не мог обработать, собственно, даже Microsoft Excel, фильтры и другие инструменты также не подходили для решения задачи – настолько массивным был объем информации и сложен по архитектуре. Таким образом, несмотря на формальное наличие данных, заказчик фактически был лишен возможности выстраивания каких бы то ни было кастомизированных отчетов.

Решение задачи было найдено — перенос всех сведений о товарных знаках SPLAT Global в многопользовательскую облачную версию ПО «Онлайн Патент». Благодаря этому мы помогли коллегам выстроить оптимальный интерфейс данных, обозначенных заказчиком, и качественно повысить комфорт работы, в том числе, с реестром товарных знаков компании. Трудозатраты на поиск данных снизился в разы и, вместе с этим, команда IP SPLAT Global получила больший ресурс времени на помощь в проектах по запуску новых продуктовых решений.

Восстановление реестра товарных знаков — крайне ответственный и скрупулезный процесс. Любая ошибка равна потенциальной утрате ценного нематериального актива компании и потере рынка. Поэтому каждый шаг работы по восстановлению реестра несколько раз проверялся, осуществлялся дабл-чек с использованием всех доступных данных.

1. Актуализируем данные о российских товарных знаках

«Онлайн Патент» напрямую интегрирован с системами ФГБУ «ФИПС» — мы закупаем полные массивы данных о зарегистрированных и заявленных на регистрацию на территории Российской Федерации товарных знаках. А это значит, что импортировать данные о товарных знаках и заявках, зарегистрированных в России, мы можем буквально «в 1 клик».

Но для повышения уверенности в полноте импортируемых данных процедура все равно была снабжена несколькими дополнительными точками контроля:

Приятный бонус — по факту в итоговом реестре добавилось целых 25 товарных знаков, которые отсутствовали в локальной базе компании. Заодно удалось «почистить» записи о товарных знаках, которые были переданы другим лицам по договорам отчуждения и заявки, по которым было завершено делопроизводство. Такая гигиена позволяет фокусировать команду юристов на решении актуальных задач компании, не отвлекая на уже завершенные кейсы.

2. Импортируем все сведения о международных регистрациях

«Онлайн Патент» закупает у Международного Бюро ВОИС полную базу данных Madrid Monitor и регулярно обрабатывает обновления к ней. Таким образом, по аналогии с Российской Федерацией, по сути, для импорта данных о международных регистрациях пяти юридических лиц заказчика нам достаточно было нажать пару кнопок.

Но и здесь сверка данных позволила выявить много важных нюансов. Например, обнаружилось, что в некоторых юрисдикциях, для которых должно было быть сделано территориальное расширение - на самом деле оно не состоялось. Некоторые регистрации изменили номера в связи с переуступкой знаков. И как обычно, приятное дополнение — 10 международных регистраций, которые отсутствовали в изначальных данных в локальной базе.

Стоит отметить, что каждая запись о международной регистрации в системе «Онлайн Патент» отображается в виде множества карточек, по одной на каждую из юрисдикций правовой охраны. Это удобно для быстрой оценки ситуации в формате: «Так, а что у нас зарегистрировано в Китае?»

Кроме того, бизнес в любой момент может погуглить в реестре свой целевой товарный знак и быстро понять, есть ли у него охрана на новом приоритетном рынке.

3. Верифицируем полный массив зарубежных национальных регистраций

Реестры товарных знаков всех стран мира, к сожалению, не подключены к системе «Онлайн Патент». Поэтому верификация данных о 270 товарных знаков и заявках, относящихся к 55 зарубежным странам, выполнялась чуть менее быстро, чем первая часть загрузок — но с той же надежностью, которая необходима для обеспечения уверенной работы правообладателя.

Для всех стран, располагающих электронными реестрами товарных знаков, информация о них была добавлена в систему «Онлайн Патент» в соответствии с данными реестров и со ссылкой на них. В странах, которые такими реестрами не располагают, — например, в Нигерии, — информация запрашивалась напрямую у национальных патентных поверенных и вносилась в систему по данным, подтвержденным ими.

В общей сложности, благодаря этой работе к исходному реестру удалось добавить 32 дополнительных объекта, относящихся к зарубежным национальным регистрациям товарных знаков, включая 27 товарных знаков и 5 заявок. И, конечно, полностью актуализировать все сведения о сроках действия товарных знаков.

В общей сложности, в библиотеке товарных знаков Компании SPLAT Global в системе «Онлайн Патент» теперь хранится 2554 записей о товарных знаках, включая:

Функциональность системы можно увидеть в сравнительной таблице ниже:

Также было улучшено:

Доступ к системе «Онлайн Патент» был предоставлен сразу 6 пользователям — отметим, без доплаты за пользовательские лицензии. И, конечно, благодаря файловому обмену заказчик все равно может легко обновлять информацию в собственной резервной системе. А наша команда, приняв на себя обязательства по масштабной задаче — организовать и настроить процессы учета такого значительного портфеля объектов интеллектуальной собственности компании как у SPLAT Global — в очередной раз подтвердила свою экспертность.

Вы занимаетесь бизнесом?

Регистрация товарного знака укрепляет узнаваемость бренда, повышает доверие потребителей, защищает от штрафов и отличает продукцию от конкурентов, не давая им пользоваться вашим именем.