Как организовать камерное мероприятие в Москве при помощи Timepad, мой опыт

Привет всем хочу поделиться опытом по организации мероприятия на Timepad. Буду рада если найдёте в моей истории полезное. Аккаунт у меня был давно, больше четырёх лет назад я работала в компании дистрибьюторе hi-fi аппаратуры и там периодически требовалось организовывать мероприятия, презентовать бренды и технику.

На одной из сходок спецов по яндекс директ, мы с коллегами решили устраивать нечто вроде стратегических сессий, чтобы решать те или иные жизненные вопросы работы, семьи, как достичь и поддерживать баланс в этом всём.

В последнее время так много изменений в сфере рекламы и маркетинга, что мы так или иначе сталкиваемся с эмоциональным выгоранием, нет сил на учёбу, работу, семью и на жизнь. Учёба превратилась в какой-то бесконечный бег на месте.

Если у вас не так, поздравляю! Можете научить нас... и выгулять белое пальто)

В моей картине мира это должна быть сходка 8-10 человек из одной сферы, близких по духу и работе, с арбитром в виде профессионального психолога. Что-то типа разбора метафорических карт под руководством специалиста. Для этого я обратилась к своему психологу, которого знаю уже больше 10 лет, работала с ней как маркетолог. Потом благополучно стала её клиентом) Она отказалась, занятость у неё сейчас индивидуальная - колоссальная! Никакой рекламы не надо.

Другая девочка психолог объявила ценник в 3500 с человека, плюс расходы 1500 ре за аренду помещения. Итого 5000 ре с носа. С ценой определились.

Прикинула, что нам для того чтобы пообщаться потребуется около 4х часов. Психолог не согласился, с таким временем, в итоге сошлись на варианте: два часа на работу с метафорическими картами, два часа на общение. Это должен быть выходной день, потому что почти все в нашей тусовке работают в будни, не фриланс.

У меня не было опыта в подборе помещения. Те варианты, что мне были известны, для вечеринок. Опрос не дал никаких конкретных рекомендаций, так вилами по воде писано. В результате набрела на сервис loft2rent, там нашли этот вариант выглядел более чем заманчиво. После 15 декабря цены повышаются, поэтому связавшись с владельцами, я забронировала помещение, внеся предоплату в размере 4500 ре за четыре часа 14 декабря с 13.00 по 17.00, позже было дороже. Бронь можно было вернуть за 5 рабочих дней до мероприятия, я рискнула.

Разместила текст приглашение в чате в телеграм, и тишина...Все уже в предпраздничной лихорадке) 27 ноября

Наверное, было бы правильно снять бронь, но мне было интересно) Поняла, что порог входа высокий, мы не продали за 5000 рублей. На этом этапе решила отсечь психолога и трансформировала мероприятие под Репетицию Нового года в Москве. Хотелось просто собрать близких себе по духу людей со схожими проблемами и обсудить их и свои проблемы. Тут я вспомнила про Timepad и создала свою организацию.

Оказалось, здесь могут регистрироваться самозанятые, что я и сделала. Плюс ко всему, я могу подтвердить счёт и продавать билеты на мероприятие, нужно было только оплатить 200 ре, за активацию. Моя задача была вернуть потраченные средства в размере 9000 рублей, я конечно предполагала, что бюджет будет больше, поэтому прикинув свои затраты, я выставила стоимость билета в 1200 рублей. Большой плюс, что можно установить счётчик Яндекс метрики, что я и сразу же сделала. Ну и погнали...опубликовала в чатах, разослала по друзьям и знакомым. Спасибо Саше Корбут, она согласилась опубликовать приглашение в одном из своих чатах. В первый же день у меня три оплаты, это вдохновило! Правда, я ещё не понимала, как я верну деньги ,)

Пять человек подтвердили участие в личной переписке, итого восемь человек. Несколько были под вопросом, и я решила, что в любом случае, я мерприятие проведу, не стала отменять бронь. Сделала чат мероприятия в телеграм и добавила всех, кто оплатил и собирался прийти. Каждому рассылать инфу о мероприятии было сложно. Получилось, что там были только девчонки)

Дата 8 декабря, то есть до события 6 дней.

В помещении, которое арендовала не было заварочного чайника и чашек, совсем, пить из бумажных стаканчиков мне было не комильфо, поэтому купила чашки и чайник + 1000 рублей. Зато были бокалы, хотя я не планировала спиртное совсем.

Участники игнорировали общий чат и всё равно написывали в личку, в мессенджеры.

Накануне мерприятия, я сделала ещё рассылку в чатах, в сторис, во всех своих соцсетях. В чате события развернулась дискуссия, движуха пошла) Участницы предложили разбавить стол шампанским, фруктами, там где фрукты, там и сыр и тд.

Так как я обещала испечь пироги, что я и сделала, плюсом заказала вкусняшек на 1000 рублей, к чаю. Тащить всё это, включая чайник с чашками, я планировала на такси. В день мерприятия шёл снег, Москва стояла, такси стоило больше 2000 рублей в один конец!

Всё получилось, как я и хотела, атмосфера тёплая, дружеская, мы согрели друг друга. Колоссальная поддержка и принятие, энергетика просто зашкаливала. Я очень довольна, и судя по эмоциональным ответам в общем чате, девочкам тоже понравилось. Будем встречаться ещё, я поняла, как важно быть со своими.

Еды девочки принесли столько, что я уехала с пакетом в два раза больше. Продолжили в меньшем составе у меня дома. Оля задонатила на такси! Одна девочка не пришла, но перевела деньги, сказала не возвращать, а то обижусь. Радушные девочки администраторы, будем ли мы там собираться ещё, вряд ли, я подыщу место получше и просторнее. Отдельное спасибо Марине за декор и создание праздничного стола. Света принесла фрукты и так сервировала, я бы хотела так научиться! Сыра купили все) Полный восторг! В общем было как дома, чего я и хотела.

Да, я в минусе, но я так не считаю, это был классный опыт, я сразу понимала, что будут сложности и была к ним готова. Не хватило времени, такие мероприятия надо планировать сильно заранее или на постоянной основе, тогда будет проще.

Думаю, что большее количество участников не стоит собирать, 6 человек, чтобы все высказались, более чем достаточно, даже пришлось дома продолжить, разошлись в 23.00. У людей большая потребность, просто выговориться и для этого не нужен психолог.

Стоимость билета надо закладывать в пределах 4 500 рублей. Моей целью не было заработать, я хотела собрать тусовку, я сделала это. Надеюсь, я не сильно тут расписалась, и наш опыт будет вам полезен, всех обнимаю и люблю!

#маркетинг #реклама #мероприятие #опытработы #timepad