Нажми кнопку автоматизации: как маркетологам перестать терять время?
Всем привет, на связи JetStat!
В мире маркетинга автоматизация становится ключевым инструментом для повышения продуктивности. Но прежде чем оптимизировать процессы, задайте себе главный вопрос: действительно ли это необходимо? Какое количество времени можно сэкономить, и оправдает ли это затраты?
Почему важно считать окупаемость автоматизации?
Каждая автоматизация требует ресурсов:
- времени на разработку;
- денег на инструменты;
- усилий на внедрение.
Если выгоды не превышают затраты, то вы просто теряете время. Именно поэтому важно понять, когда стоит вкладываться в автоматизацию, а когда проще продолжать выполнять задачу вручную.
Существует удобный способ оценить эффективность автоматизации: рассчитать, сколько времени вы сэкономите в перспективе нескольких лет. Например, если вы оптимизируете задачу, выполняемую ежедневно, экономия даже нескольких секунд может быть оправдана. Но если вы автоматизируете редкий процесс, выгода может быть минимальной.
Как определить, стоит ли автоматизировать?
Чтобы понять, стоит ли автоматизировать задачу, необходимо ответить на два вопроса:
- Как часто выполняется задача? Ежедневно, еженедельно, ежемесячно или раз в год?
- Сколько времени вы можете сэкономить на каждом выполнении задачи?
На основе этих данных можно рассчитать максимальное время, которое можно потратить на автоматизацию, чтобы она окупилась. Например, если вы ежедневно выполняете задачу и можете сократить её выполнение на 1 минуту, то за пять лет это даст экономию около 30 часов. Если автоматизация займёт больше времени, чем вы сэкономите, это может быть невыгодно.
Формула для расчёта выгоды
Используйте следующую формулу для оценки:
К примеру, задача выполняется ежедневно (365 дней в году) и её автоматизация позволит экономить 30 секунд. За пять лет это составит:
30 секунд × 365 дней × 5 лет = 54 750 секунд, или около 15 часов
Если автоматизация займет меньше 15 часов, это оправдано. Если больше, то, возможно, проще оставить всё как есть.
Как использовать график для принятия решения?
На основе этой логики был создан наглядный график, показывающий максимальное время, которое можно потратить на автоматизацию. Он учитывает как частоту выполнения задачи, так и время экономии на каждом выполнении.
Например:
- Ежедневная задача, экономящая 1 секунду, окупится, если на автоматизацию уйдёт не больше 1 дня;
- Задача, выполняемая раз в год, должна экономить значительно больше времени за одно выполнение, чтобы автоматизация имела смысл.
Автоматизация ежедневных и редких задач: примеры
- Ежедневные задачи
Представьте, что вы ежедневно заполняете отчёт, тратя на это 5 минут. Если автоматизация этого процесса сократит время до 1 минуты, экономия составит 4 минуты в день. За год это уже более 24 часов. Если вы сможете автоматизировать эту задачу за 10 часов, выгода очевидна;
- Редкие задачи
Автоматизация процессов, которые выполняются раз в месяц или реже, требует гораздо большего времени экономии на одно выполнение. Например, если вы тратите 2 часа на квартальный отчёт, и автоматизация сократит это время на 1 час, за 5 лет вы сэкономите только 20 часов. Если автоматизация займёт больше времени, вряд ли она будет оправдана.
Когда лучше обойтись без автоматизации?
Не всегда стоит гнаться за автоматизацией. Иногда проще продолжать выполнять задачу вручную. Вот несколько случаев, когда автоматизация может быть нецелесообразной:
- Задача выполняется крайне редко;
- Экономия времени минимальна;
- Внедрение автоматизации требует значительных финансовых затрат;
- Процесс слишком сложный и постоянно меняется, что потребует постоянной доработки автоматизации.
Как автоматизировать правильно?
Автоматизация — это мощный инструмент, но только при грамотном подходе. Прежде чем начать, оцените выгоды и затраты. Используйте приведённую методику, чтобы принимать решения об автоматизации на основе фактов, а не интуиции. Это поможет вам сосредоточиться на действительно важных задачах и сэкономить время, которое можно потратить на развитие бизнеса или личные цели.
А такие инструменты, как JetStat - платформа для автоматизации сбора, обработки и консолидации данных из 60+ источников для быстрого сбора и обновления любой отчетности, безусловно помогут значительно ускорить процесс автоматизации!