Мотивационные письма команде. Рабочий инструмент коммуникации

Когда компания растёт в ускоренном темпе, часто встречается проблема коммуникации сотрудников. Как сделать так, чтобы все всё знали, периодически выныривали из рутины и ощущали себя частью большого дела — бесплатно и малой кровью? Подробнее об этом читайте в нашем руководстве!

Когда команда состояла из 10+ человек — не было никаких проблем. Мы представляли собой уютное ламповое комьюнити. Программисты знали о новых клиентах, менеджеры уточняли в курилке даты выхода обновлений, а в лифте делились фотками домашней живности и выполненными планами.

Проблемы начались, когда число участников команды перевалило за три десятка. Тревогу забили, как только поняли, что менеджеры узнают о новых фичах продукта после их выхода, а три одинаковых задачи одномоментно находятся в процессе у трех разных сотрудников.

А ещё (самое страшное) у нас пропал вайб. Ребята просто закрывали задачки, а ощущение Общего Дела перестало существовать.

Срочно был нужен простой, но эффективный инструмент для коммуникации! Пораскинув мозгами и покурив интернет, мы исключили все офлайновые механики. Долгие и тщательные поиски инструмента привели к тому, что мы решили писать письма команде.

Так мы бы закрыли сразу несколько целей:

— ребята будут в курсе рабочих событий

— смогут получше узнать друг друга

— сами собой сгенерятся поводы для обсуждений и тусовки по интересам

Итак, чтобы внедрить такой инструмент, нам было нужно:

— найти онлайн-площадку для размещения

— вычленить ответственных и инициативных сотрудников

— решить, что вообще писать в письме

— и определиться, кто его будет собирать, верстать и пинать забывших скинуть текст

С площадкой разобрались быстро. Как начали публиковаться на «Outline», так там и остались.

Сложнее дела обстояли с ответственными и инициативными. Мы думали, что каждый руководитель напишет свой кусочек и потом мы просто сведём их в один текст.

Не тут-то было! Не все ребята вовлеклись в идею. Мы даже собрали классификацию сотрудников по поведению. А кто ты, когда надо написать письмо?

— Пессимист: «нам нечего писать, всё плохо(…»

— Скромный и благородный: «у всех всё круто, а у нас рутина»

— Амбициозная пантера: «Я написала только самое важное (отправляет док на 20 страниц)»

— Котик с лапками: «я не умею писать, я умею только говорить мяу»

— Пожарники с перманентно горящими дедлайнами: «вот вам три строчки, больше писать некогда»

— Заботливая душечка: «ох, как же ребята справятся, у них стооолько задач!..»

Со скрипом мы выпустили пару писем, а потом началась пандемия. Мы до сих пор считаем, что именно в этот период письма укрепились. Более того, их стали ждать!

Они стали именно той связующей ниточкой, которая объединила команду. Ведь когда ты находишься не в офисе, ты выпадаешь из контекста, и ощущение, что делаешь Большое Общее Дело — пропадает. Сидишь весь грустный по уши в рутине.

Давайте обо всем по порядку.

🤔 «А что писать-то?»

Сначала делились только профессиональными успехами. Это выглядело, как пластиковый дом для Барби — со всех сторон один успешный успех и великолепие. Живыми людьми даже и не пахло. Постепенно ребята оттаивали, и включали в письма всё больше факапов. Это стало хорошим поводом для бесед: «А вот у тебя было вот так… Я обычно делаю по-другому...».

Сейчас структура письма выглядит так:

— фейлы: что не получилось

— планы на будущее: делимся, чтобы команда понимала, куда мы движемся

— благодарности — самая любимая часть у ребят)

— мероприятия из корпоративной культуры и досуг

— мемчики, забавные истории

😲 «Это не занимает 30 минут!»

Мы начитались материалов от коллег по этой теме. Ребята везде пишут, что это занимает примерно полчаса. Да вот фигушки! У нас на это уходит от 3-х до 5-и часов. Примерно. И то, если весь материал уже прислали.

😬 «Инициатива наказуема»

Сейчас письма собираю я , продукт Аня. Я предложила, мне и делать) Но вынашиваю идею о том, чтобы делегировать процесс другим сотрудникам. Постоянно этим должен заниматься кто-то один. Ведь пока вникнешь во все нюансы процесса — письмо уже протухнет. И завоняет)

Чего?

Того! Если письмо не выложить в срок — все новости из него станут неактуальными. Никто не будет читать лонгрид за май в июле. Потому что в июне уже столько интересного произошло…

🤫 «Мне нечего написать!»

Иногда приходилось идти ногами в кабинеты и брать интервью. Итоговый текст не согласовывали, а выкладывали на свое усмотрение. В процессе мы иногда фантазировали, что приколем их к пробковой доске иголками и просто выпытаем из них всё.

Письма — это крутой инструмент, который создает из разобщенных сотрудников комьюнити со своим микроклиматом.

В день выходе лонгрида ребята гораздо более вдохновлённые. Ведь когда ты читаешь о новостях и свершениях коллег — ты сразу вспоминаешь об общей цели. Ты больше не один на один с рутиной, ты — часть Общего Дела!

А еще мы используем старые письма для онбординга новых сотрудников. Это позволяет быстро проникнуться командным вайбом, заочно со всеми познакомиться и быстрее влиться в рабочий процесс. А в продолжение оптимизации коммуникаций мы создаем базу знаний компании.

О ней расскажем в следующий раз!

А как у вас с микроклиматом? Вообще, считаете ли вы это важным? Жените отделы между собой, или ребята, как трава в поле?