Вау-эффект для руководителей, или делаем удобную отчетность для бизнеса с уведомлениями в Telegram
Меня зовут Александр Поляков, у меня рекламное агентство, и я не программист. В этой статье расскажу, как сделал Telegram-бот с отчетами для клиентов.
Руководителям нужны оперативные промежуточные итоги. Только тот, кто следит за цифрами по-настоящему контролирует ситуацию.
Я подумал, что будет здорово, если ключевую информацию сможет присылать специальный робот, например, результаты продаж по итогам дня, недели или месяца. Пусть робот осуществляет консьерж-услуги и сообщает о том, насколько хорошо выполняется план продаж, а информация приходит прямо в мессенджер.
Чтобы настроить такого робота я использовал Google Sheets, Python и бессерверные вычисления на Amazon.
Бот присылает сразу ссылку на визуализацию и на "сырые" данные в Google Sheets — на случай, если потребуется детально разобраться в том, откуда взялся тот или иной результат.
В статье расскажу о том, что требуется для запуска такого робота.
Буду рад вопросам. Если увижу, что подобная отчетность интересна сообществу, я опишу каждый шаг детально в следующих материалах.
Вот, что я использую для запуска такого бота
1. CRM или любой другой источник данных о сделках,
2. Загрузку данных из рекламных кабинетов по API,
3. AWS Lambda, чтобы не настраивать сервер,
4. DynamoDB, чтобы хранить информацию о пользователях бота, права доступа и статистику.
Чтобы всё настроить, я прохожу следующие шаги:
1. Проверка того, что у нас есть CRM и в ней есть все данные
Сразу надо убедиться, что у нас в CRM или другой базе данных клиентов, есть информация, необходимая для построения отчета.
- статусы сделок (выигранная, проигранная, обращение в сервис или отдел продаж, произошел визит к клиенту или нет и др.)
- суммы сделок или иной результат
- информация о том, что является источником сделки. Это могут быть атрибуты UTM, ClientID Яндекс.Метрики, номер телефона + данные коллтрекинга,
- прочие атрибуты сделок: использованные промокоды, идентификатор пользователя Амплитуд и т. д.
2. Настройка передачи данных из CRM в базу данных
В моей практике такой базой данных может быть Google Таблица, Google BigQuery или DynamoDB.
Передачу данных об обращениях можно делать в виде ручной загрузки или скрипта на Python.
3. Проверка наличия необходимых данных в рекламных кабинетах
Все рекламные кампании должны иметь utm_метки, понятные и структурированные имена. Вот примеры хороших и плохих названий кампаний:
- 🚫 Шуруповёрты рег. общая. — а как расшифровывается рег? это сети или поиск?
- ✅ (site.ru)_(shurupovert_awareness)_(regions)_(search) — понятна посадочная, поиск или сети, условия нацеливания.
Если работаем с блогерами и учитываем сделки по промокодам, значит необходим отдельный справочник, в котором есть информация о том, какой промокод с каким инфлюенсером связан, даты и цены размещений.
4. Настройка передачи данных из рекламных кабинетов в базу данных
Можно загружать данные вручную, но обычно я автоматизирую процесс с помощью Python.
Некоторые рекламные кабинеты достаточно сложные для быстрого получения данных, поэтому я создал специальный бесплатный инструмент на базе Зумкит, который выступает коннектором к API популярных рекламных систем. По сути, это единое окно доступа к статистике. Сервис доступен всем желающим.
Зумкит поддерживает выгрузку статистики на уровне кампаний, групп объявлений и ключевых фраз для Яндекс.Директа, Google Ads, ВКонтакте, Facebook Ads и MyTarget. Скоро добавлю поддержку Яндекс.Маркет и рекламного кабинета TikTok.
Можно запрашивать данные списком сразу для множества рекламных кабинетов.
Документация:
5. Собираем сведенные данные из CRM и рекламных кабинетов
Дальше надо объединить данные о расходах и о результатах. Само объединение можно сделать как в Python — быстрый способ, так и в Google Sheets при помощи специальных формул.
6. Визуализируем полученные данные в Google Data Studio или Google Sheets
Чаще всего я использую Google Data Studio. Она простая в изучении и использует собственный встроенный процессор для подсчета формул в Google Таблицах. Также в Google Data Studio можно сделать отдельную вёрстку для мобильных устройств.
В Google Sheets просмотр не такой удобный, как в Студии Данных, зато можно рядом с графиком разместить "сырые" данные, на основе которых он построен, чтобы сразу можно было оценить причины той или иной аномалии.
7. Зарегистрировать телеграм-бота и произвести настройки
Бота можно зарегистрировать через @BotFather, об этом есть много материалов. Но есть несколько важных моментов.
- Чтобы обойтись без отдельного сервера, я создаю выделенную AWS Lambda микропрограмму в облаке Amazon. Функция активируется через HTTP-вебхук, который отправляет Телеграм на сервер Амазона.
- Так как каждый владелец бота должен вести учет пользователей самостоятельно и хранить их базу, чтобы обеспечить быстродействие, я использую другой сервис из облака Amazon — DynamoDB.
И AWS Lambda и DynamoDB — бесплатные сервисы до определённого уровня нагрузки, мне обходятся около двух долларов в месяц.
8. Создать настройку прав для пользователей бота
Так как я транслирую непубличную информацию, значит любой желающий не должен получать к ней доступ, а сделать приватного Телеграм-бота невозможно.
Я использую простую авторизацию: чтобы получить доступ к определенному набору данных, боту надо отправить секретную строку. Если строка принадлежит определённому проекту, доступ разрешен и пользователь начинает получать отчеты, если нет — бот молчит.
Чем такая отчетность полезнее коробочных решений
Я начал делать такие автоматические отчеты с уведомлениями осенью 2020 г. Может показаться, что это просто модный тренд, который повышает ценность рекламного агентства, но я успел получить несколько примеров, которые решительно повлияли на работу бизнеса.
Быстро заметили крупный заказ и предложили скидку
Среди моих клиентов есть завод, где менеджеры по продажам получают основной бонус как процент от закрытых сделок и стараются закрыть их подороже. Мотивация рассчитана исходя из средних показателей успеха.
У бизнеса уже есть стандартные размеры скидок для крупных заказов, но про очень крупные заказы инструкций нет, а в крупных сделках на счету каждый рубль.
Благодаря тому, что руководитель увидел в Телеграме аномально высокую прибыль, он смог быстро найти ответственного за сделку менеджера и согласовать с ним особые условия как для клиента, так и для самого менеджера по продажам. Без оперативных уведомлений о столь дорогой сделке могли узнать только на ежемесячном совещании, и то уже как о потенциальной выгоде.
Нашли работающие кампании для автосалона
Обычно автосалоны считают эффективность рекламы в конечный звонок, некоторые учитывают только уникальные и успешные звонки, но на самом деле, каждое обращение связано с несколькими направлениями бизнеса, каждое из которых обладает разным приоритетом. Например ценность от заявки в отдел продаж гораздо выше, чем ценность от заявки в отдел запасных частей.
Самые эффективные кампании для автосалона, если измерять звонками — рекламные кампании об официальном дилере. То есть когда реклама происходит по запросам вроде [официальный дилер volkswagen]. Но при детальном рассмотрении оказалось, что такие кампании обеспечивают обращения в сервис и отдел по продаже запчастей. А результат для отдела продаж по таким направлениям получается слабый.
Нашли зависимость в рамках недельного спринта, перераспределили бюджет и получили больше обращений в отдел продаж.
Меня зовут Александр Поляков, я занимаюсь рекламой в интернете и анализом данных. Мне будет интересно ответить на любые вопросы по поводу подготовки такой отчетности.
Если у вас будут вопросы или потребуется помощь по настройке Lambda или визуализации данных, можете обращайтесь ко мне лично в Фейсбуке:
Мой сайт с контактной информацией:
Мой сервис для бесплатного получения данных из рекламных кабинетов:
Документация по API Zoomkit