Как составить ТЗ на поиск спикера?
Меня зовут Надежда Малькова, я сооснователь первого спикерского бюро в России «ТОПСПИКЕР». Мы занимаемся подбором спикеров для бизнес-мероприятий более десяти лет. Сегодня в своем блоге я рассказываю, как грамотно составить техническое задание на поиск спикера: независимо от того, ищете вы его сами или передаете организацию на аутсорс.
Зачем нужно ТЗ
Со стороны может показаться, что поиск спикера — это просто. На самом деле, это полноценный проект, у которого есть свои цели и задачи. А, как известно, чем точнее они сформулированы еще в самом начале проекта, тем более конкретный и осязаемый результат можно получить на выходе, благодаря чему сэкономить не только время, но и деньги заказчика. Именно поэтому, когда к нам обращается клиент, в первую очередь, мы с командой составляем техническое задание.
Задача ТЗ — выяснить истинную “боль” клиента, которая зачастую, по нашему опыту, может несколько отличаться от брифа, который обсуждаем на встрече или звонке.
Приведу простой пример: клиент говорит, что ему нужно научить сотрудников лидерству, систематизации, командообразованию. А в процессе обсуждения выясняется, что клиенту нужен не столько харизматичный лидер или мотиватор, а сколько тот, кто научит сотрудников ставить цели с прикладной точки зрения. А это разные вещи: не взаимоисключающие, но отличающиеся по своей ключевой сути.
Какие трудности возникают, если действовать без ТЗ
• Хаотичный перебор всех спикеров на рынке, что увеличивает издержки и снижает репутацию клиента в глазах спикеров;
• Вы пригласите спикера, который вас разочарует;
• Вы потратите бюджет компании на гонорар, не получив нужного эффекта.
И, как результат, есть риск потерять клиента, если вы агентство, или, если вы действуете со стороны компании-заказчика, доверие ваших коллег, которые поручили вам этот проект.
Как поставить ТЗ правильно
Ключ к грамотному ТЗ — это постановка правильных вопросов. Какие вопросы я задаю своим клиентам, чтобы составить техническое задание на поиск спикера, который превзойдет все ожидания или, как минимум, отработает поставленную задачу:
1. Кто ваша целевая аудитория?
Укажите возраст и гендерное соотношение. Идеально, если можно прислать должности.
У первых лиц, принимающих решения, и представителей второго уровня менеджмента, которые отвечает за стратегию, разные задачи. У сотрудников 25 и 35 лет — разные кумиры, на которых они ориентируются: для первых мы скорее порекомендуем блогеров и людей, которые приходили к Дудю, для вторых — тех, кто взял медаль или сделал крутой культурный проект.
2. Сколько человек будет слушать спикера?
Укажите количество людей.
Это позволит понять, какой спикер нам нужен: тот, кто умеет создавать доверительную обстановку в камерном формате, или тот, кто умеет удерживать внимание большой аудитории.
3. Какая необходима продолжительность выступления?
Полтора часа? Целый день? Требуются ли игровые форматы?
Среднее время на выступление спикера — 1,5 часа: один час на лекцию и полчаса на вопросы и ответы. Гонорар спикера приводится вместе с расходами на логистику. Более сложные форматы требуют отдельных просчетов, с этим мы тоже работаем.
4. Есть ли ограничения по бюджету?
Спикеров можно поделить на категории по их гонорарам, в тысячах рублей:
• до 50–100,
• до 150–250,
• 350–500,
• 500 и выше.
Звездный спикер, который на слуху, стоит примерно 250–350 тысяч рублей. Если мероприятие открытое, он может привести свою аудиторию, это дополнительная ценность. Если мероприятие закрытое — поднимет престиж HR-бренда.
При бюджете до 50 тысяч рублей вам подойдет бизнес-коуч, который регулярно преподает в университетах, бизнес-школах. Он не будет “звездным”, но отлично владеет предметом.
5. Какую цель вы ставите и какую проблему хотите решить?
Здесь важно прояснить акценты: необходимо стандартное выступление по тезисам, которые готовит сам спикер, или его тезисы должны быть подготовлены по вашему брифу?
У опытных спикеров обычно есть готовые, так называемые “обкатанные” выступления, бьющие точно в цель. Например, мотивационный спикер Сергей Кофанов рассказывает историю о преодолении с опорой на свой опыт. В этом случае подготовка не требуется. Если задача нестандартная и тезисы выступления нужно “докрутить”, понадобится несколько конфколлов с клиентом и спикером, а также участие методиста — все это увеличивает гонорар.
6. Референсы: на какие примеры вы опираетесь в подготовке?
Вопросы для этого пункта:
• Вы уже проводили похожее мероприятие и приглашали спикеров? Если да, то что вам понравилось, а что нет? Почему?
• Наблюдали ли вы желаемого спикера на других мероприятиях?
Подсказка: на сайте нашего бюро на странице каждого спикера есть блок «Близкие по духу» — там можно посмотреть не только спикера, который вам понравился, но и похожих на него.
7. Дата, место выступления, формат (онлайн или офлайн)?
Эти технические моменты выясняются уже после того, как понятен спикер. Далее важно понять, свободен ли нужный спикер в вашу дату. Эту задачу мы берем на себя.
8. Кто будет принимать конечное решение о выборе спикера?
Это важно и для вас, и для бюро, подбирающего спикера.
Пример работы с клиентом
Клиент пришел с задачей: необходимо подобрать спикера, который выступит на одном из мероприятий, чтобы обучить финансистов и бухгалтеров. При уточнении выяснилось, что финансисты и бухгалтеры — исключительно женщины, но в качестве спикера клиент рассматривал исключительно мужчин и в командных видах спорта.
Мы поговорили с клиентом и вместе пришли к выводу, что для решения задачи выгоднее искать женскую фигуру в одиночном виде спорта. Так мы выбрали Ольгу Зайцеву — самую титулованную биатлонистку в России. У нее две золотые медали в эстафете на Олимпиаде и огромное количество личных наград.
Ольга долгое время была лидером сборной, мотивировала на победы. Очень харизматично говорит, всегда дает яркие примеры, которые откликаются у аудитории. Тезисы ее программы: «Каждая большая победа — это совокупность маленьких побед». У нее отлично получается раскрыть идею, что ответственность за всю команду и результат зависит от максимальной отдачи каждого, и, когда ты это понимаешь, у тебя появляется еще больше сил. На мероприятии Ольга также рассказала, как переступить через свое настроение, чтобы появилось место для внутреннего маневра, дала полезные рекомендации сотрудникам, словом, не только привела какие-то мотивирующие факты из своей карьеры, но и поделилась искренними советами для всех присутствующих. А это бесценно.
Задача решена, клиент доволен.
Довольных вам клиентов!
Надежда Малькова, CEO спикерского бюро TOPSPEAKER
Ссылки: