Эффектный и эффективный пресс-ивент: как не совершить банальных ошибок

За 12 лет PR Partner организовал множество пресс-мероприятий. Для компаний это не только способ рассказать об инфоповоде и получить публикации, но и возможность выстроить лояльные отношения с журналистами. Сегодня мы поговорим о том, как создать лучшую комбинацию — эффектный и эффективный пресс-ивент. Вот несколько советов для тех, кто только планирует мероприятия для СМИ.

Контент на первом месте

Часто ли вы задумываетесь о том, что именно является ключевым в том или ином мероприятии? Крутая площадка, вкусная еда, брендирование — это чудесно, но не имеет никакого смысла, если СМИ не могут понять, что до них пытаются донести.

Журналисты приходят на ваши мероприятия работать, а следовательно, для них самым важным является содержание, а не брендированные ручки и салфетки. Чтобы не попасть впросак, сконцентрируйтесь на контенте, хорошо подготовьте вашего спикера, обсудите все возможные вопросы и отрепетируйте выступление. Обговорите тайминг и постарайтесь не только уложиться в него, но и внести все ключевые сообщения в речь. Не забывайте о цифрах и интересных кейсах.

Выбирая издания, обязательно изучайте их специфику и тематику, так вы поймете, как правильно заинтересовать «вашего» журналиста. К примеру, деловые СМИ интересует аналитика, данные о выручке компании, а также эксклюзивная информацию, например, о крупных сделках.

Не забывайте и о раздатке: правильно подобранные материалы для пресс-пакета позволят журналистам, не дожидаясь пост-релиза выпустить качественный материал в короткий срок.

Половина успеха — правильная площадка

Не любое помещение подходит для организации хорошего пресс-ивента, но есть общие требования, которые позволят сузить круг поиска: близость к метро, расположение в центре города, техническое оснащение.

При выборе места не ограничивайтесь залами отелей и ресторанами. На сегодняшний день есть множество площадок, которые сделают ваше событие уникальным. Присмотритесь к выставочным галереям, кинотеатрам, при желании можно рассмотреть даже планетарий. Все зависит от вашей фантазии и готовности к креативным решениям!

Мы всегда стараемся подбирать нестандартные площадки, если это приветствуют клиенты. Так, мы проводили мероприятие для IT компании Avast в настоящем бункере на глубине 65 метров под землей. Локация круто пересекалась с темой ивента: защита информации и «умного дома» от кибератак.

Время и еще раз время

Рассылку приглашений стоит начинать минимум за две недели до даты мероприятия. Обычно ивенты для СМИ проводятся в будние дни в рабочее время. Это обусловлено тем, что все-таки для журналистов это редакционное задание, а не развлечение.

Оптимальным временем для проведения подобных мероприятий является утро, но не ранее 10:00. Так вы позаботитесь о журналистах, ведь очень часто они работают допоздна. Если вы планируете мероприятие вечером, то оно должно начинаться не позднее 18:00, так как в некоторых изданиях не принято посещать ивенты в свободное от работы время. Конечно, исключением являются профильные мероприятия и «тусовки».

Приятные дополнения

· Кейтеринг

Внимательно подходите к вкусовым предпочтениям ваших гостей при составлении меню. Среди них могут быть вегетарианцы, аллергики, сыроеды, да и ПП никто не отменял. Не забывайте про воду и кофе! Журналисты будут благодарны за хороший кофе, особенно в утреннее время. 😊

· Отношение

Вы и только вы создаете атмосферу ивента! Будьте вежливы и приветливы, улыбайтесь и будьте открыты к общению с журналистами. Проведите беседу с администраторами и хостес перед мероприятием, дайте им ЦУ по поведению с вашими гостями. Обязательно благодарите журналистов за визит и запрашивайте обратную связь на выходе, так вы поймёте все ли понравилось гостям.

· Подарки

Не стоит дарить журналистам блокноты и ручки, этого «добра» хватает в любой редакции. Дарите что-то небольшое, но полезное, это приятно и запомнится. Старайтесь подходить к вопросу подарков с фантазией и юмором, чтобы оставить приятное впечатление. Например, на том же мероприятии о защите дома от киберугроз, мы дарили гостям брендированные придверные коврики с надписью «Этот дом под защитой Avast».

Команда Event-практики PR Partner провела более 24 пресс-мероприятий за 2018 год, и мы уверены, что наш небольшой дайджест по правильным ивентам должен помочь вам не совершать фатальных ошибок в наступающем году! 😊

Анна Загумённая, Event-директор агентства PR Partner