Как мы упаковываем сотни FBS заказов в день…без ошибок и нервов

Когда-то давно, я рассказывал, как мы начали автоматизировать упаковку FBS отправлений. За прошедшие с той публикации 3 года, мы успели увеличить продажи по FBS до 50 миллионов в месяц, полностью изменили процесс упаковки, вышли на новые площадки и научились обрабатывать резко увеличившееся количество возвратов, ну и конечно же, создать сервис, который автоматизирует процесс упаковки по принципу, который я описал ещё в первом материале.

В прошлый раз я писал, что мы отправили суммарно более 5000 отправлений по модели FBS, и это казалось большой цифрой, но после этого мы отгружали по 500-600 заказов в день, а суммарно счёт пошёл уже на сотни тысяч. В этой статье в расскажу о том, как выстроен процесс при работе с таким количеством заказов.

Склада площадью 25 кв.метров, который мы построили для зоны упаковки, стало не хватать, потому что у нас кратно увеличилось количество заказов, а плюс к этому выросли продажи габаритных товаров. Мы арендовали дополнительную площадь в 250 кв. метров. Склад не отапливаемый, и все лето удавалось работать без особых проблем, но было понятно, что для зимнего периода нужно теплое помещение. Удалось договориться с владельцем склада, и он построил отапливаемый теплый блок внутри склада, который мы взяли в долгосрочную аренду. Нам это помещение было нужно не только для комфортного процесса упаковки FBS заказов, но и для сборки FBO поставок и конечно же обработки возвратов.

Схема склада упаковки на 12 рабочих мест выглядит следующим образом.

Помимо мест для упаковки крупногабаритных товаров, есть зоны формирования отгрузки, зоны хранения упаковочных материалов и место для подвоза паллет с товарами, которые необходимо упаковать. Для обработки возвратов выделяются одно или несколько мест для упаковщиков, в зависимости от текущей потребности.

Решение нестандартных задач требует нестандартных подходов. Поэтому я спроектировал и заказал производство столов у сварщика для упаковки КГТ товаров. За счет этого удалось добиться оптимальных размеров, низкой цены 10 000 рублей за единицу, высокой надежности конструкции и удобства в эксплуатации. Найдите 2 отличия между схемой стола и фотографией готового изделия. Габариты стола я адаптировал под размеры рулонов упаковочных материалов. Снизу помещается полноценный рулон воздушно-пузырчатой пленки, а сверху ровно половина от него.

При росте количества отправлений мы столкнулись с огромным количеством рутинных задач, которые выполняются вручную менеджерами, и постарались найти оптимальные способы упростить работу сотрудников и автоматизировать все этапы обработки FBS отправлений.

Все поступающие заказы подтверждаются автоматически. Разделяются на несколько отправлений в соответствии с алгоритмом (кол-во коробов упаковки, габариты товаров, кол-во товаров в заказе). При создании заказа происходит проверка остатков, габаритов и параметров разделения, после чего заказ при необходимости разделяется на отправления и подтверждается.

Удалось исключить человеческий фактор, ускорить подтверждение заказов и сделать его круглосуточным. Практически полностью исключить ошибки, из-за которых габаритные товары приходилось отправлять как один заказ, что приводило к потере одного из товаров в случае возврата. В процессе реализации удалось автоматизировать указание ГТД, которое требуется при сборке части заказов OZON, и передачу Честного знака.

Два раза в день автоматически формируются складские документы для групповой наборки заказов в разрезе складов. За счет внедрения удалось добиться сокращения ручного труда и сэкономить практически пачку бумаги в день. Ранее для каждого из заказов документы создавались менеджером вручную. Были проблемы с обеспечением склада упаковки товарами в начале рабочего дня. Мы перестроили работу не только собственного склада, но и складов партнеров.

У кладовщика единое задание на набор заказов. Соответственно, если ранее необходимо было пять раз подойти к стеллажу, чтобы собрать пять заказов, то теперь их набирают за один заход. Помимо этого, в сотни раз сократилось кол-во печатаемых версий складских документов, потребность в которых просто отпала, т.к. набор происходит, используя терминал сбора данных (ТСД).

Набранные товары перемещаются в зону упаковки, где мы выстроили процесс от товара, а не от отправления.

Система автоматизации упаковки, которую первоначально собрали на коленке для собственных нужд, за три года переродилась в полнофункциональный самостоятельный облачный сервис oShip.ru, которым пользуются уже более 100 магазинов. Принцип работы в сервисе строится на сканировании штрихкодов от авторизации до упаковки и отгрузки заказов, что позволяет исключить ошибки и минимизировать человеческий фактор, ведь для упаковки совершенно не требуется знать товар.

Система через API получает информацию о заказах со всех маркетплейсов (OZON, Wildberries, ЯндексМаркет, МегаМаркет) и собственного интернет-магазина, через интеграцию с RetailCRM. И отображает все заказы в едином интерфейсе. У упаковщиков есть возможность выбрать в фильтре конкретный магазин, который они будут упаковывать. Нам, например, в первую очередь нужно упаковать Wildberries, а уже потом OZON, Яндекс.Маркет и МегаМаркет, на котором сейчас сильно сократилось кол-во заказов.

Дальше процесс для упаковщика выглядит следующим образом:

В зоне упаковки на палеттах лежат товары, упаковщики берут любой из них, сканируют штрихкод или Честный знак товара, и дальше уже система в соответствии с заданными параметрами находит заказ маркетплейса, в который должен быть упакован этот товар, а также подсказывает, необходимо ли добавить в отправление другие товары, как его нужно упаковать. Например, отображает подсказки о размере короба, который нужно использовать, чтобы избежать штрафа за несоответствие габаритов от маркетплейса или информацию о подарке, который нужно вложить в заказ.

Сотрудник сканированием штрихкода подтверждает начало упаковки, после чего автоматически запускается видеозапись и печатается наклейка отправления, которую мы получаем через API от маркетплейсов, и дополнительные наклейки с манипуляционными знаками (верх, хрупкий груз и т.д) и этикетка самого товара если включена опция. После упаковки товара и сканирования штрихкода с этикетки маркетплейса, процесс упаковки завершается, видеозапись прекращается и привязывается к конкретному отправлению. У нас в системе зафиксировано: кто, когда и как долго упаковывал этот товар. Не отсканировал штрихкод, отсканировал не тот товар или не все необходимые товары, система покажет ошибку и не даст завершить упаковку.

После упаковки заказы перемещаются в зону формирования отгрузки. Когда все заказы по маркетплейсу упакованы, ответственный сотрудник заходит в системе в раздел отгрузки и, сканируя маркировку маркетплейса, укладывает товар на палеты. Таким образом удаётся избежать недогруза уже упакованных заказов.

Дальше через интеграцию с 1С отрабатывает обновление статусов заказов и по фактически упакованным и отгруженным заказам автоматически формируется РТУ (Реализации товаров и услуг).

На этом процесс упаковки завершается, и остаётся ждать доставки товара и перечисления денег от маркетплейса...но это уже совсем другая история...как и разбор возвратов.

Торговать по FBS сложнее, чем по FBO, как минимум из-за периодичности отгрузок. Однако торговать по FBS удобно, когда у тебя большой ассортимент, когда ты не хочешь хранить остатки товара на собственном складе или платить космические суммы за приемку товара на FBO. А ещё торговать по FBS удобно, когда у тебя автоматизированы процессы. Здесь могла бы быть реклама телеграмм канала, но её не будет)))