Как зарегистрировать GmbH - пошаговое руководство.

Меня зовут Ирина, мне 35 лет. Два года назад я вместе с мужем и нашими двумя детьми переехала из Челябинской области в Германию по программе поздних переселенцев (Spätaussiedler). По любым вопросам вы можете обращаться ко мне в телеграмм @irina_shulz34 .

Правила открытия и работы GmbH регулируются законом об обществах с ограниченной ответственностью (Gesellschaft mit beschränkter Haftung-Gesetz – GmbHG).

GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) — это форма общества с ограниченной ответственностью, широко распространённая в Германии. Она может быть учреждена как физическим лицом, так и другой компанией, обладая при этом всеми правами юридического лица. GmbH пользуется наибольшей популярностью среди форм ведения бизнеса в Германии, поскольку ответственность её участников ограничена лишь объёмом вложенного капитала. Собственно в этом плане оно полностью аналогично ООО в России.

Эта организационно-правовая форма отлично подходит предпринимателям, желающим минимизировать личные риски и одновременно вести бизнес в рамках закона. GmbH может быть основана одним или несколькими учредителями.

По своей сути GmbH сопоставима с такими формами, как акционерное общество (AG) и коммандитное товарищество на акциях (KGaA). Ключевая особенность GmbH — ограниченная ответственность: участники (или акционеры) не отвечают по обязательствам компании своим личным имуществом. Также существует некоммерческий вариант этой формы — gGmbH (gemeinnützige GmbH), предназначенный для социально ориентированной деятельности.

GmbH выступает как самостоятельный субъект права, обладающий собственными правами и обязанностями, независимыми от прав её учредителей. Компания может владеть как движимым, так и недвижимым имуществом. Для её регистрации необходим как минимум один участник и стартовый уставный капитал в размере 25 000 евро, при этом номинальная стоимость доли начинается от 1 евро. До подачи документов на регистрацию должно быть внесено не менее 25% от наличной доли капитала, а также весь безналичный вклад (если таковой имеется), что в общей сложности составляет минимум 12 500 евро. Невнесённая часть образует внутреннюю задолженность перед компанией и сохраняется до полной оплаты доли. Уставной капитал может быть внесён в денежной или имущественной форме либо их сочетанием. После перечисления средств на расчётный счёт компании, банк выдаёт соответствующую справку, которая необходима для подачи заявления на регистрацию. Без этой справки регистрация невозможна.

Как основать GmbH — но правильно?! Последнее слово здесь ключевое, потому что создание GmbH на первый взгляд кажется довольно простым, однако в процессе кроется множество рисков и подводных камней, о которых лучше знать заранее и по возможности избегать.

Процесс можно условно разделить на три этапа: сначала — индивидуальный предприниматель или гражданско-правовое товарищество (сокращённо GbR), затем — GmbH в стадии учреждения (сокращённо i.G.), и наконец — полноправная GmbH. Эти три этапа мы сейчас кратко рассмотрим. Всё обычно начинается с индивидуального предпринимательства или GbR, если основателей несколько.

Уже с самого намерения создать GmbH и начала первых организационных действий вы с юридической точки зрения считаетесь индивидуальным предпринимателем или GbR. Для этого не требуется никаких формальных шагов! Однако важно понимать, что на этом этапе основатели несут личную ответственность всем своим имуществом.

Поэтому на этом этапе не рекомендуется брать на себя внешние обязательства — например, не стоит заключать договор аренды офиса или подписывать контракты с поставщиками. Сконцентрируйтесь только на подготовке к учреждению GmbH.

Следующий важный шаг — это составление устава (учредительного договора). Его нужно продумать и сформулировать как можно лучше.

На практике это не так просто, как кажется. Рекомендуется не торопиться, даже если кажется, что времени мало. Старайтесь мыслить стратегически и учитывать даже маловероятные риски. В этом этапе особенно оправдано вложение в профессиональную юридическую консультацию.

В качестве базового ориентира можно ознакомиться с типовыми протоколами, прилагаемыми к закону о GmbH. Там содержатся минимальные требования к уставу для простых случаев — как для одного учредителя, так и для нескольких. Но чаще всего они не соответствуют оптимальной формулировке под ваш конкретный случай — не копируйте их бездумно.

Учредительный договор должен содержать следующие данные:

-название и адрес офиса компании;

-объект деятельности / виды деятельности компании;

-уставный капитал с указанием количества и стоимости акций, а также вклада владельцев (акционеров) в капитал.

Фирменное наименование должно содержать обозначение «Gesellschaft mit beschränkter Haftung» (общество с ограниченной ответственностью) либо общеупотребимую и понятную аббревиатуру этого обозначения, даже если компания продолжает свою деятельность в соответствии с § 22 Торгового кодекса (Handelsgesetzbuch) или другими законодательными положениями. Если компания занимается исключительно и непосредственно деятельностью, имеющей налоговые льготы в соответствии с §§ 51–68 Налогового кодекса (Abgabenordnung), может использоваться аббревиатура «gGmbH» в соответствии с Section 4.

Место зарегистрированного офиса компании - это место в Германии, как указано в уставе.

Фактический адрес (реальный/физический) — это "Geschäftsanschrift" реальное помещение (офис, квартира, коворкинг), по которому:

-можно связаться с компанией,

-осуществляется деловая активность или административная работа,

-можно получить почту (включая письма из суда, налоговой и других органов).

Виртуальный адрес (Virtual Office) это услуга, предоставляемая специализированными компаниями: они дают вам «адрес для регистрации», пересылают почту и иногда предлагают секретарские услуги.

Законно ли это? Да, НО! только если выполняются следующие условия:

-У компании реально есть возможность получения корреспонденции по этому адресу.

-У компании там должен быть доступ к документации, как минимум через представителя или ответственного лица.

-Нет фиктивности. Адрес не должен быть просто «бумажным» – налоговая может провести проверку.

Сейчас я расскажу о проблеме учреждения такой фирмы с использованием так называемого виртуального адреса в качестве юридического. Речь идёт о ситуации, когда заключается договор с некой фирмой X, которая предоставляет такой адрес и, таким образом, оказывает управленческие услуги.

В этом вопросе важно различать два аспекта: правовой и налоговый.

Во-первых, в правовом смысле виртуальный адрес безусловно принимается государственными органами Германии как юридический адрес головного офиса. Здесь стоит упомянуть о реформе законодательства о GmbH, которая была проведена в 2008 году. Результатом этой реформы стало чёткое разделение понятий «юридический адрес головного офиса» (указанный в учредительном договоре) и «офис фактического управления фирмой».

Именно юридический адрес, закреплённый в договоре об учреждении общества, имеет ключевое значение с правовой точки зрения.

С налоговой стороны всё оказывается значительно сложнее. Заключив договор на предоставление виртуального адреса и сопутствующих сервисных услуг (то есть договор аренды юридического адреса), вы можете столкнуться с ситуацией, когда налоговый номер вам не будет присвоен. Налоговые органы в первую очередь ориентируются на тот адрес, с которого ведётся фактическое управление обществом.

Согласно §20, абз. 1 Закона о налогообложении юридических лиц (Körperschaftsteuergesetz), за налогообложение отвечает налоговая служба того города или района, где фактически осуществляется коммерческое руководство юридическим лицом.

Понятие «коммерческое руководство» раскрывается в §10 того же закона: это центральный орган, где сосредоточено высшее руководство компании. Поэтому, если фактическое управление фирмой осуществляется на территории Германии, налоговые органы потребуют зарегистрировать компанию по месту ведения этой деятельности — в том районе, где находится фактический центр управления.

Также существует проблема так называемых «лоботрясов» — тех, кто относится к учреждению GmbH с недостаточной серьёзностью. Не стоит недооценивать важность правильного подхода к выбору юридического и фактического адреса фирмы.

Следующий этап — GmbH в стадии учреждения. Этот статус компания получает после нотариального заверения устава. К нотариальному визиту нужно хорошо подготовиться. Как правило, все назначенные управляющие директора должны присутствовать лично и предъявить удостоверения личности.

Юридически на этой промежуточной стадии вопрос ответственности остаётся не до конца определённым — отсюда и пунктирная линия на схеме. Поэтому по-прежнему не стоит активно выходить на внешний рынок. Вместо этого сосредоточьтесь на финальном шаге — регистрации в торговом реестре.

На практике главная трудность на этом этапе — внесение минимального уставного капитала. Часто возникают вопросы: если капитал вносится деньгами, то минимальный размер уставного капитала для GmbH в Германии составляет 25 000 евро. Чтобы упростить старт, при регистрации нужно внести только половину — минимум 12 500 евро.

Но если в дальнейшем GmbH понадобится оставшаяся часть капитала, её обязательно нужно будет внести. Итак, уставной капитал должен составлять 25 000 евро. Практический совет: сравните условия обслуживания бизнес-счёта в разных банках. В отличие от личных счетов, комиссии на деловых счетах могут быть значительно выше — особенно если у вас будет много мелких транзакций.

Если банк позволяет, можно сэкономить время, заранее перечислив уставной капитал на будущий счёт GmbH — ещё до нотариального заверения устава. Тогда нотариус сможет сразу завершить регистрацию.

Переходим к последнему шагу: учреждение GmbH.

Документы, которые необходимо предоставить для регистрации, следующие:

-нотариально заверенный бланк заявления;

-учредительный договор;

-идентификационные данные управляющего директора, если его или ее имя не указано в Учредительном договоре;

-список владельцев (акционеров) и их идентификационные данные, величины их долей в компании;

-если вклад был осуществлён в виде имущества (имущественный вклад), необходимо предоставить документы, что стоимость имущества эквивалентна доле в уставном капитале.

После подачи заявления Регистрационный суд рассматривает документы.

GmbH официально считается учреждённой после внесения в торговый реестр. Этот процесс инициирует нотариус. Ключевым моментом является публикация в реестре, которая занимает от 3 до 8 рабочих дней, чаще — 3–4 дня. На этом три этапа завершены: сначала — решение о создании в форме ИП или GbR, затем — статус GmbH в учреждении после нотариального заверения устава, и наконец — полная регистрация GmbH в торговом реестре.

До этого момента все участники несут личную ответственность по обязательствам компании.

Отказ в регистрации компании.

Если компания не была должным образом учреждена и зарегистрирована, суд обязан отказать во внесении записи в Коммерческий реестр. Это также применяется в случаях, когда вклад в натуральной форме был существенно переоценен.

Суд может отказать во внесении записи в соответствии с пунктом только ��о причине дефектного, недействительного положения или отсутствия положения в уставе компании, если это положение, его отсутствие или его недействительность:

1. касается фактов или правовых отношений, которые в соответствии с пунктом 1 статьи 3 должны быть указаны в уставе, либо в силу других обязательных правовых норм должны быть внесены в Коммерческий реестр или официально объявлены судом;

2. нарушает положения, которые существуют исключительно или преимущественно для защиты кредиторов компании либо отвечают иным интересам общества;

3. приводят к признанию устава недействительным.

Заранее подумайте о налогах, не дожидаясь, пока налоговая пришлёт вам анкету. Лучше сразу проконсультироваться с опытным налоговым консультантом.

Регистрация в торговом реестре является публичной. Это значит, что вам могут начать приходить поддельные, но «официально» выглядящие счета. Поэтому проверяйте каждое письмо и факс внимательно — иначе вы можете по ошибке подписать дорогой и бессмысленный контракт.

Следует учитывать, что при открытии GmbH, помимо взносов в уставной капитал, существуют следующие статьи расходов:

-Сборы за внесение в коммерческий реестр (Handelsregister);

-Дополнительные сборы за использование имущественного вклада;

-Дополнительные сборы за смену или увольнение партнёров или директоров, включая сборы за уведомление коммерческого реестра об изменениях;

-Подготовка письменного соглашения о партнёрстве;

-Оплата услуг юридического и налогового консультантов.

Налогообложение и бухгалтерия GmbH.

На прибыль GmbH распространяется корпоративный подоходный налог в размере 15% с добавлением 5,5% солидарной надбавки, что в сумме составляет около 30–33% от годового дохода. Дополнительно взимаются местный торговый налог и НДС.

Компания обязана вести бухгалтерию в соответствии с немецкими стандартами (GoB) и международными стандартами отчётности (IFRS). Годовая отчётность средних и крупных GmbH подлежит обязательному аудиту. Если компания ведёт торговлю в рамках ЕС, она обязана иметь регистрационный номер EORI.

Налоговая отчётность подаётся в электронном виде, как правило, до конца июля следующего года. При наличии налогового консультанта возможна отсрочка. Налоги оплачиваются поквартально: в феврале, мае, августе и ноябре. Особое внимание необходимо уделять отчётности по международным сделкам. В Германии действует правило GAAR, запрещающее использовать схемы уклонения от налогов.

Банковское обслуживание.

У компании должен быть отдельный бизнес-счёт, используемый исключительно для хозяйственных операций. Разделение доходов компании и личных доходов участников — важное требование налогового законодательства. Рекомендуется иметь несколько бизнес-счетов: для текущих расходов, поступлений и резервов.

Для открытия счёта понадобятся:

-нотариально заверенный устав;

-удостоверения личности учредителей и директоров;

-личное присутствие всех управляющих директоров (иногда и участников).

Управление счётом обычно осуществляется генеральным директором. Возможно оформление доверенности на третье лицо с указанием условий и ограничений, предусмотренных уставом.

Государственная поддержка.

В Германии действует множество программ поддержки бизнеса, в том числе для компаний в форме GmbH. Основные направления: инвестиционные гранты (до 30% расходов), гранты на НИОКР, программы субсидирования заработной платы и обучения сотрудников. Заявки подаются с обоснованием инновационной идеи и бизнес-плана.

Если у вас возникнут вопросы, пишите в телеграмм @irina_shulz34 , я всегда отвечу.