Человеческий фактор в бизнес-процессах казначейства: проблемы и решения

Ошибки из-за человеческого фактора могут обойтись российским компаниям в миллионы рублей. Как автоматизация 1С помогает избежать ошибок и финансовых потерь за счет усиления контроля над казначейскими процессами? Поговорили об этом с ведущим аналитиком Юлией Михайличенко.

Ошибки, вызванные человеческим фактором, остаются одной из основных причин финансовых потерь и операционных сбоев в коммерческих компаниях. По данным консалтингового агентства PricewaterhouseCoopers (PwC), крупные предприятия теряют до 5% своих доходов из-за непреднамеренных неправильных действий сотрудников.

В части казначейства такие ошибки приводят к задержкам в обработке платежей, неподконтрольным оплатам и нарушению нормального функционирования бизнес-процессов. А ещё к дополнительным расходам на исправление некорректных действий персонала.

Примеры сбоев по вине человеческого фактора включают:

А причины этим сбоям — сложившиеся когнитивные привычки, недостаток внимания, ограничения памяти или знаний сотрудников. К сожалению, полностью устранить человеческий фактор из рабочих процессов пока нельзя. Но минимизировать ошибки можно. Один из самых эффективных способов — автоматизация.

Чтобы подробнее погрузиться в тему ошибок и автоматизации как способа их избежать, мы поговорили с ведущим аналитиком 1С Юлией Михайличенко.

1. Какие ошибки сотрудников, вызванные человеческим фактором, ты наблюдала в своей практике?

В основном это были ошибки, связанные с некорректным вводом данных в системы управления казначейством, например, некорректно выбранные статьи движения денежных средств (ДДС) и объекты расчета. Они приводили к задержкам в обработке платежей или ошибочному распределению средств.

Также были случаи, связанные с отсутствием или недостаточной проверкой транзакций, например, оплата по неверным реквизитам. Это, конечно, вело к финансовым потерям и необходимости проведения дополнительных операций для исправления ошибок.

2. Можешь ли ты описать конкретный случай, когда человеческая ошибка привела к значительным финансовым потерям или сбоям в работе?

Однажды произошла ошибка при перечислении займа индивидуальному предпринимателю. Платежи обрабатывались вручную, и сотрудник указал неправильный расчетный счет для перевода. Деньги были отправлены на счет, который уже был закрыт, но банк тем не менее обработал и отправил этот платеж. В результате пришлось повторно перечислять ту же сумму на корректный счет. А возврат средств с закрытого счета потребовал значительного времени и усилий.

3. Какие функции автоматизации 1С помогают в предотвращении таких ошибок?

Функции согласования и проверки заявок на расходование денежных средств по настроенным маршрутам. Это обеспечивает прохождение заявки через несколько этапов проверки. Каждый из них осуществляется квалифицированными специалистами — бухгалтерами и сотрудниками финансового отдела. Они проверяют правильность заполнения, выбор статей и корректность сумм. Таким образом, автоматизация маршрутов согласования в 1С помогает минимизировать ошибки и улучшить контроль за расходами.

При этом функциональность для настройки таких маршрутов есть не во всех продуктах 1С. Например, она отсутствует во флагманской системе 1С:ERP, а также в 1С:КА и 1С:УТ. Поэтому мы разработали собственное решение — модуль «ВиП:Казначейство», который позволяет настраивать автоматизированное согласование ЗРДС с маршрутами разной сложности.

4. Какие преимущества ты видишь в использовании нашего модуля по сравнению с другими решениями на рынке?

Модуль позволяет очень просто и быстро настраивать маршруты согласования, при этом все операции происходят в одном рабочем месте, что значительно упрощает процесс работы. Дополнительно маршруты можно настраивать по статьям ДДС и по подразделениям. Это обеспечивает гибкость и адаптацию системы под конкретные потребности компании. А ещё модуль быстро внедряется, бесшовно интегрируется с 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ и уступает по стоимости внедрения аналогичным решениям.

5. Существуют ли ограничения в автоматизации казначейства? Какие задачи все еще требуют именно ручной обработки и внимательного контроля?

Это могут быть, например, нестандартные сделки. Автоматизированные системы не всегда учитывают все их нюансы и условия. Также ручное утверждение должны проходить крупные суммы или критически важные платежи.

6. Как ты рекомендуешь клиентам готовиться к внедрению автоматизации казначейства?

Перед автоматизацией казначейства важно определить финансовую структуру компании, закрепить в виде схемы центры финансовой ответственности и их иерархию, а также порядок формирования финансовых результатов.

А ещё нужно четко разграничить роли участников бизнес-процессов между сотрудниками, закрепив права и ответственность каждой роли. Ведь если, например, один и тот же человек занимается и инициированием, и подтверждением платежей, это увеличивает вероятность ошибок. Правильное распределение обязанностей помогает минимизировать такие риски.

Ну и, конечно, сотрудники должны знать типовой функционал блока «Казначейство». Если потребуется, мы можем провести обучение.

Планируете автматизировать казначейство на базе 1С:ERP, 1C:КА, 1С:УТ? Закажите индивидуальную демонстрацию модуля «ВиП:Казначейство».